こんにちは、やまです。業務改善と聞くと自動化ばかりを考えてしまう人がいますが、実は自動化は一番最後に行うものです。今日は、業務改善をするうえでは欠かせないECRSというフレームワークについて何番煎じかわからない記事ですが書いてみようと思います。ECRSを活用できるように質問集を考えてみたので是非使ってみてください。

ECRSとは

ECRSは、"Eliminate（排除）", "Combine（結合と分離）", "Rearrange（入替えと代替）", "Simplify（簡素化）"の頭文字を取ったもので、これらは業務改善のための基本的なステップを示しています。（ECRSの順に検討します）

• Eliminate（排除）:
  不必要な工程や活動を削除します。これにより、無駄な作業を排除し、効率性を向上させます。

• Combine（結合と分離）:
  関連する工程や活動を一つにまとめます。これにより、全体の工程を効率的にすることが可能となります。

• Rearrange（入替えと代替）:
  工程の順序を最適化します。これにより、全体の流れがスムーズになり、無駄な待ち時間や移動時間を削減することができます。

• Simplify（簡素化）:
  複雑な工程を単純化します。これにより、作業の理解や実行が容易になり、ミスの発生を防ぐことができます。

では、具体的にどうやって業務をECRSでみつけていくのでしょうか？以下に質問形式で整理してみました。

Eliminate（排除）

• 目的が形骸化している業務はないか？

• 重複している作業はないか？

• 不必要な手順はないか？

• 過度に複雑なプロセスはないか？。

• 情報の過剰な収集や報告は行っていないか？

• 時間を無駄にしている会議はないか？

Combine（結合と分離）

• 関連する作業を一緒に行うことは可能か？

• 同じツールやリソースを使用する作業は組み合わせられるか？

• 分割して行うことが可能な大規模な作業はないか？

• 同じ目的のための会議は統合できるか？

• 複数のチームが同じタスクを行っていないか？

• 情報の共有方法は統合できるか？

Rearrange（入替えと代替）

• 作業の順序を変更することで効率が向上するか？

• 特定の作業を他の時間帯に移動することは可能か？

• 他の人が行っている作業を代替できるか？

• 作業の優先順位は適切か？

• リソースは最適に配置されているか？

• 他の部門やチームとの協力体制は最適化できるか？

Simplify（簡素化）

• 作業手順を簡単にすることは可能か？

• テンプレートやチェックリストを使用することは可能か？

• 不必要な詳細な情報は省略できるか？

• 手動で行っている作業はデジタル化できるか？

• 複雑な報告書は簡潔にまとめられるか？

以上が、ECRSを用いた業務改善のための具体的な手法となります。なお、自動化を行う際は、先に述べたこれらのステップを踏んでから行うことが重要です。なぜなら、不必要な作業を自動化しても効率性は向上しません。また、複雑なプロセスを自動化すると、それがミスの原因となることもあります。

したがって、業務改善の第一歩としては、まずはECRSの考え方を理解し、業務の流れを見直すことが大切です。その上で、改善の余地がある部分を特定し、ECRSの手法を用いて具体的な改善を行うことをお勧めします。

Be Lazy

質問集をExcel化しておいたのでこちらから。
CSVの方がいいとか要望あれば教えてください。次回の参考にさせていただきます。