仕事場についたら、その日の業務に使える時間を最大限に活かしたいと思っているので、朝一番に必ずその日の「TODOリスト」を作成するようにしています。

特に特別なことではないかもしれませんが、メモ用紙にその日一日にしないといけないことを書き出しています。

他の人と時間を調整しないといけない業務も多く、そういう時間は変更が難しいので必ず時間と一緒に書き出しています。場合によっては色を分けて赤字で大きく書いておくこともあります。
（電話なのか対面なのか、やどこで打ち合わせるのかなども）

そして、その合間にしないといけない電話や、資料の作成や印刷などの準備、片付けなどの時間も必要なので、一日の最初に「だいたい今日の一日の業務はこんな感じかな」という目安で作成します。

そのうえで、午前に済ませたい仕事・午後に済ませたい仕事を振り分けて、終わったら横線で消していきます。

しかしながら、この通りに必ず進められることばかりではなくて、この時間以外にも急に電話連絡や確認が入ることもあり、急な対応を要する場合には他の業務より優先して進めないといけないこともあります。

そのため、どうしてもすべてのタスクが終わらないまま残ることもありまして…
場合によっては進捗状況を上司や関わっている人に報告する必要もあるので、その都度必要なことは書き出しています。
そのうえで翌日以降に持ち越すタスクは付箋に書いて手帳や携帯電話のカバーに貼り、漏らさないようにしています。

以前はこういうリストを作らなかったのですが、作るようになってから報告や確認をし損ねることが目に見えて減りました。また、書き出して整理することで、「自分で覚えておかないと」という気持ちの負担も減り、切り替えられるようになったと感じています。

このリストを作るようになった理由としては２つあります。

ひとつは、メンタルの不調が仕事にも影響するのではないかと不安になったことです。調子が悪い時、自分の記憶だけで対応できずに周囲に迷惑をかけたらどうしようという不安が大きくなり、メモを取ってしっかり見返すことでカバーしようと思うようになりました。
幸い、今のところはメンタルの不調を自覚する以前よりもミスが減っていると思います。

また、もう一つは退勤時間を意識するようになったことです。
子育てをするようになってからは明確に残業を減らさないといけなくなりました。（というか、残業をしないようにしないとお迎えが間に合わないのです…）
効率的に仕事をするには…？ということを考えていくのに、このリストが役立ちました。

いずれ残業も対応できるようになってきた時にも、このリストを活用して、効率的に漏れなく仕事を進めていけるといいなと思っています。

#仕事のコツ