業務効率の向上とコミュニケーションの構築を目的に、部内メンバーとミーティングの機会を設け、「業務にかかわる課題」をテーマに皆さんの意見を伺いました。

私たちの部署では、理念やビジョンの浸透とコンプライアンス違反に対する対応を担っています。グループ企業の組織風土を変え、従業員のエンゲージメントを高めるため、国内外の従業員に向けた研修の他、各国、各地域から寄せられたコンプライアンスに係わる問題を整理し、グループ各社、各部署へ対応依頼をしています。

🤗業務効率向上には「対話」が重要🤗

さて、異動して早ひと月を迎えようとしているところですが、皆さんに教わりながら業務をこなす日々で、なかなか自立できていないことに申し訳なさを感じる日々を過ごしています。そうした中で行ったミーティングで皆さんから伺った課題は、私にとっても、業務内容の理解に役立ち、習得すべき知識が明確になりました。また、メンバーの一人ひとりが業務をよりよく改善したいと考え、日ごろから問題として捉えている事柄がわかりました。
やはり「対話」は重要ですね。

👂意見をまとめた３つの課題👂

1. 法規制や社内規定、グループ各社についての知識不足

2. 判断基準、個別対応に対する格差

3. デジタルツールの活用不足

１.法規制や社内規定、グループ各社についての知識不足

• コンプライアンスに関する業務知識の不足

• 海外の対応状況について、国ごとの風土や制度の知識がないため正しいか判断できない

• グループ各社、孫会社の管理状況が不明

• 各メンバーの業務内容がわからない

もしも課題が解消できたら

豊富な知識で、即座に対応もできるので、最短ルート、かつ最小限の労働量で業務をこなすことができる。また、正確な判断のもと対応するので、関係者へも迷惑をかけず、むしろ感謝されるかも。

２.判断基準、個別対応に対する格差

• 対応報告書の精度が企業ごとに差がある

• 相談対応での判断基準に個人差がある

• 文字にしたときに相談内容のニュアンスが変わる

もしも課題が解消できたら

確認作業と精度調整をする時間も減り、業務の効率が確実に上がる。
判断基準が統一できれば、相談者への対応に一貫性が保てる。
記載表現に一定の統一感を保つことができれば、グループ各社にも水平展開できる。また、誤解や勘違いなく、報告事項を伝えることができる。

３.デジタルツールの活用不足

• Teamsをチームで使いこなしていない

• 単純な相談があるものに対するAIの活用

• 電話の文字お越しのデジタル化

もしも課題が解消できたら

コンプライアンス違反の対応より、理念やビジョンの浸透業務に比重を置くことができ、浸透の促進が加速する。従業員のエンゲージメントが高まり、一人ひとりの行動変容がおこり、グループ全体の革新につながる。

課題の解決はやはり「対話」が重要。

・・・でも目指しているのはデジタルでの解決。。

次回のミーティングでは、それぞれの課題を解決する方法について「対話」をしていきます。

🤓自分自身を振り返って🤓

• コンプライアンスに関する法規制の知識不足

• 人事に関わる社内規定を覚えていない

• 店舗や現場の知識がない

• システムを使ったグループ各社への連絡ルールを覚えていない

• 部内の業務を分断して考えていた

次から次へとナイナイづくしで心構えもできていない自分に気がつき、学ばなくてはいけないことが山積です。そして、理念やビジョンの浸透とコンプライアンスを別の業務と考えていましたが、実は深く連動していることに気がつき、柔軟な考え方を心掛けなけなければと改めて感じました。もしかしたらこの部署に一番求められている課題はこのことではないだろうか。
「シームレスに物事をとらえよ」と色々な人がいたるところで言っていたことを思い出し、言葉が頭の上をかすめるだけで、人の話を聞いていなかった自分に気がつき反省です。
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業務を覚えるのに近道はないと思い込み、資料を読み漁る一方で、急いで覚えなければと焦る気持ちからか、ほとんど斜め読みで記憶が怪しいかも。
ふと、デジタルなら解決できるのではと。。効率よく業務の助けになるものにはどのようなものがあるのか、一人ではなかなか思いつかないのでいろいろな方に聞いてみたいと思います。
😇😇😇😇😇😇😇😇😇😇

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