会議が長すぎる！放課後の会議を２つはしごしてトータル３時間は会議してた！

そこで今回は、会議を短縮しつつ、効果的にする3つのポイントを考えます。より質の高い会議を実現し、負担軽減につなげていきましょう。

ポイント１：議題を厳選し、事前に共有する

会議を短縮する鍵は、議題を厳選することです。本当に必要な議題だけに絞り、参加者全員が事前に内容を把握できるようにしておけば、会議時間を有効活用できます。

具体的には、以下の方法が有効です。

• 会議の目的を明確にする：会議の目的を明確にすることで、本当に必要な議題かどうかを判断しやすくなります。

• 事前にアンケートを実施する：参加者全員にアンケートを実施し、会議で取り扱ってほしい議題を募る方法もあります。

• 議題の優先順位をつける：重要度の高い議題から優先的に取り扱い、時間内に議論しきれなかった議題は次回に持ち越すようにしましょう。

また、議題資料は会議の〇日前までに参加者に配布し、事前に目を通しておくように促しましょう。資料の内容を理解した上で会議に臨むことで、議論が深まり、会議時間を短縮することができます。

ポイント２：時間を区切って議題を進める

会議を効率的に進めるためには、時間を区切って議題を進めることが重要です。各議題にどれくらいの時間を割り当てるのかを事前に決め、時間を守るようにしましょう。

時間を区切ることで、以下のようなメリットがあります。

• ダラダラと長引く議論を防ぐことができる

• 参加者全員が集中して議論に参加しやすくなる

• 時間内にすべての議題を扱える可能性が高くなる

時間を区切る際には、タイマーを活用するのも効果的です。目に見える形で時間を意識することで、参加者全員が時間内に議論をまとめようという意識を持ちやすくなります。

ポイント３：会議の形式を見直す

従来の形式にとらわれず、会議の形式を見直してみるのも良いでしょう。例えば、以下のような方法が考えられます。

• オンライン会議を取り入れる：移動時間を削減し、効率的に会議を行うことができます。

• 少人数での事前検討会を行う：会議前に少人数で議題を検討し、当日の会議では意思決定のみを行う形式です。

• 議事録を電子化し、共有する：紙での議事録作成にかかる時間を削減し、参加者全員がすぐに議事録を確認できるようにすることができます。

会議の目的に合わせて、最適な形式を選択しましょう。

まとめ

教員会議を短縮し、効果的にするためには、議題を厳選し、事前に共有すること、時間を区切って議題を進めること、会議の形式を見直すことなどが重要です。これらのポイントを参考に、ぜひ実践してみてください。

会議の質が向上することで、教員の皆様の負担軽減につながり、より良い環境を作ることができるでしょう。