コロナ禍で初イベント！押さえるべき３つの心得。
こんにちは。マグネットスタジオの萩原です。
突然ですが、コロナ禍のイベント開催で悩まされておりませんでしょうか？
私もコロナ禍で多くのイベントに携わらせてもらっておりますが、感染状況
の浮き沈みに振り回されて苦労している主催者の姿を多く見てきました。
今回はイベント検討時に押さえておくとその後の準備段階もスムーズに進むポイントを簡単にまとめてみました。
この記事で得られること
この記事はイベントホール・貸し会議室を運営するイベント施設側の視点で、「コロナ禍で初めてのイベントを検討するために必要な３つの心得」を簡単にまとめたものです。
この記事でいうイベントとは主にビジネスイベント（BtoB)を指しています。
感染状況が日々変動する中で、どのようなイベント形式で実施するかを確定することは非常に難しい状況です。私たちマグネットスタジオはコロナ禍で多くのイベントを実施してまいりました。その中で成功するイベントには、いくつかのポイントがあることに気づきました。そのポイントを今回は「心得」としてまとめております。
これからコロナ禍でのイベントを検討する方は是非ご参考にしてみてください。
心得1.判断の"よりどころ"を統一する
『イベント＝感染リスク大』というイメージは未だに多くの方の認識としてあります。ただ、コロナ禍はすでに３年以上経過しています。イベント業界においても感染リスク評価は進んでいて、「どのような形でイベント開催をすることが安全か」という形はすでに確立している状況です。
イベント検討時の難しい部分として、イベント主要メンバーの中でも新型コロナウイルス感染症に対しての考え方がバラバラであるとうことです。これにより、私が担当したイベントでも感染状況の浮き沈みに踊らされてしまい、苦労する場面を多く見てきました。
まずは、イベント検討時に起こる『判断の”よりどころ”』を主要メンバーで統一しておくことが重要です。そのためには「コロナ禍イベント開催の”今”を知る」ことが必要となります。
心得1-01 イベント開催の実施条件
「実施条件なんてあるの？」と思う方も多いかと思いますが、多くのイベントホール・会議室などのイベント施設では自治体や関連業界団体が出している新型コロナに関するガイドラインに沿って利用時のルールを定めています。
現時点（2022年８月下旬）においてはそれほど厳しい内容ではないですが、感染状況が悪化した場合に新たなルールが生まれたり、逆に感染状況が安定すればルールが緩和されることがあります。
各業界団体のガイドラインについては内閣府が下記HPでまとめています。
また、自治体独自のルールもございますので、例えば東京都であれば下記ホームページにて情報発信をしています。
「いや、ちょっと難しすぎる！」と思った方、安心してください。
マグネットスタジオの運営施設では国・自治体・業界団体の指針を分かりやすくまとめて施設利用ガイドラインをご用意しております。東京都内でのイベント開催であれば網羅できているので、当社施設以外での開催でも是非ご活用ください。
私が担当している有明セントラルタワーホール＆カンファレンスの施設利用ガイドラインを参考にリンクを貼ります。
新型コロナ感染症対策 施設利用ガイドライン
https://ariake-hall.jp/pdf/docs/act_covid19_guidelines.pdf
心得1-02 緊急事態宣言でも開催は可能
緊急事態宣言中やまん延防止等重点措置期間中はイベントは出来ないと思っている方も多いですが、2021年以降は緊急事態宣言中やまん延防止措置期間中であっても収容人数の制限程度で比較的ハードルの低い条件においてイベントの開催はできております。
イベント開催時の対策の内容も「大人数で声を発生する場面」「マスクを外す場面」にあたる感染リスクの高い場面の対策に集中して国・自治体も指針を出しておりますが、それ以外に関しては基本的な感染対策の内容となっております。特に2022年以降はまん延防止等重点措置期間であっても国・自治体の指針が厳しくなる傾向は見られませんでした。
心得1-03 まとめ
ここまでのように「イベント開催条件」「緊急事態宣言中でもイベント開催は可能」ということはご理解いただけましたでしょうか。
是非、イメージだけに踊らされず、国・自治体の指針に沿って検討を進めていただければ幸いです。
また、これ以外にもイベント検討メンバーで感染状況に応じた判断の基準を決めておくと見当がスムーズにいくかと思います。
心得2.検討時点でイベント形式を１つに決めない
『判断の”よりどころ”』が出来たところで、次は実際にどういった形式でイベントを開催するかをリストアップしなければなりません。
コロナ禍のイベントは感染状況の変動に合わせてイベント形式を変えていくこととなり、これがイベント開催のハードルを上げています。
コロナ禍でのイベントを担当してきて、やむを得ず中止しなければならないイベントや、逆に制限を強くしすぎて思ったようなイベント開催が出来なかった事例も多くありました。
イベント形式の選択肢としてどういったものがあるかを知り、感染状況に応じてどのようなイベント形式を選択していくかを事前に取り決めておくと、その後の準備がとてもスムーズになります。
心得2-01 イベント形式の種類
コロナ禍でのイベント形式は大きく３つの形式で検討されることが多いです。
来場者を招待した『リアルイベント』
来場者ゼロの『配信イベント』
来場者を招待しつつ、配信もする『ハイブリッドイベント』
上記でハイブリッドイベントだけ、聞きなれない方がいるかと思います。
こちらはリアルイベントのように会場に招待しつつも、配信も行う形式になります。例えば感染拡大時でも近場の方はリアルで招待し、遠くの方やリアル参加したくない方は配信で参加いただくことが可能となります。
各イベント形式にはデメリット・メリットがあります。表に簡単にまとめてみました。
心得2-02 イベント形式の判断と準備
ここからが『心得２』の本題です。
どんなことがあっても自分たちのイベントは「リアルだ」「配信だ」「ハイブリッドだ」って決めている方は、この先はあまり関係ない話となります。
私たちマグネットスタジオはコロナ禍で500名以上のイベント担当者にヒアリングを実施しておりますが、ほとんどの方が「本当はリアルイベント開催したい」と回答しています。
ただ、実際は感染状況が予測できないためイベント形式をどうするか悩んでいる方は多いはずです。感染状況の浮き沈みがある中でイベント形式を決めてしまうと下記のような状況に陥ってしまいます。
私自身もイベントを担当する中でこういった悩みを多く聞いておりました。そこで私たちマグネットスタジオとしては、検討段階で『イベント形式を決めてしまわないこと』をお勧めしております。
感染拡大時にリアルは「ダメ！」ということではありません。個人的には是非リアルで開催いただきたいという気持ちは強く持っております。
ただ、一般的にBtoBイベントでは企業イメージを悪くしないためにも感染拡大時にはリアルを避ける傾向にあります。そのような傾向を踏まえて「感染状況に応じたイベント形式の判断」の表をまとめてみました。
「イベント形式を決めないでどうやって準備をするんだ？」って方もいるかと思いますが、まずは『ハイブリッドイベント』を開催するつもりで準備をしてください。ハイブリッドで準備をすることで、その後リアル・配信への切り替えもスムーズにいきます。もちろん、そのままハイブリッドでの開催も可能となります。
最終的にイベント形式を判断するタイミングは「開催日１カ月前～２週間前」になるかと思います。具体的な時期はイベントに必要な発注物のキャンセル規約を取りまとめて、どの形式にした場合にいつからキャンセル料が発生するかをチェックしておく必要があります。
多くの場合、２週間前の判断で間に合うことが多いですが、発注先によって異なるのでご注意ください。
心得2-03 まとめ
ここまで心得2を説明してきましたが、コロナ禍でのイベント形式についてご理解いただけましたでしょうか。
「イベント形式を何にするか？」で悩む方は本当に多いので、少しでも参考にしていただければうれしいです。
では、最後の心得にいきましょう。
心得3.一番高い予算を設定する
最後は決裁を取るのに重要な『予算』です。
コロナ禍ではコロナ禍前より予算は上がる傾向にあります。コロナ禍特有のコストもありますので、ここでは予算の考え方を説明していきます。
心得3-01 会場の広さを決める
前述の通り、『ハイブリッドイベント』で準備を進めていきますが、会場に関してはリアル開催に切替えた時のことも考えなければなりません。外部の貸し会場を利用する場合、直近で会場を決めるわけにはいかないので検討段階で会場面積を決めて会場選定をする必要があります。
例えば下図のように全体の収容人数と割り振りの想定を決めます。リアル開催の時が一番大人数となりますので、そちらの人数に合わせた会場選定が必要となります。
最終的に配信開催となった場合は贅沢な使い方になってしまうことが多いですが、その辺りは必要コストとして割り切ることが必要です。
心得3-02 形式別に予算表を作成
次に予算を組み立てていく必要があります。コロナ禍で初めての場合、どのように組み立てるか難しいと思います。大雑把ですが簡単に費用項目をまとめてみました。他の形式と比べて「高い」「安い」の指標も入れています。
下図を参考に必要費用を見積取得して表に記載していくとわかりやすいかもしれませんね。
ほとんどの場合、ハイブリッドの合計金額が１番高くなると思いますが、予算取りをする際は１番高い予算で決裁などをお取りください。そうすることでどの形式で開催した場合でも、後で予算に困ることはありません。
最終的に予算が低いイベント形式で開催した場合は、イベント参加者が喜ぶ演出を加えてみてもいいかもしれませんね。
心得3-03 まとめ
以上が予算についてでしたが、如何でしたでしょうか。
コロナ禍における予算取りについては難しいところがあるとは思います。特に配信機材周りは、まだ新しい領域なので配信専門業者もコロナ禍以降に始めた会社も多く、ピンからキリまであります。
もし不安なの方はこの記事の最後にリンク貼ります相談窓口までお問合せくださいませ。当社施設を使う予定がなくてもご相談お受けします。
おわりに
ここまで、「心得３つ」を皆さんにご説明させていただきました。
この記事で少しでもコロナ禍のイベント開催が前進出来たらうれしい限りです。
最後に！当社マグネットスタジオでは少し前から「イベント総合窓口」を開設しました。
イベント担当者が会場に問合せするのは、企画検討が進んだ後かと思いますが、「私たちのノウハウを是非企画段階からご活用いただきたい！」という想いから立ち上げた窓口となります。
当社は2021年で約3,000件の案件を受け入れ、今年はさらにそれを超える勢いでイベントを受け入れております。
コロナ禍でイベントの内容も変わってきており、皆さんも悩まれる方が多いかと思います。是非こちらの窓口にお問合せください。
問合せメールは私にも届きますので、この記事の質問やその他イベントでの相談事など、「ちょっとこれ聞いてくれない？」くらいお気軽にお問合せください。当社利用予定がない場合でもお受けいたします。
下記のリンクから「イベント総合窓口ページ」に進んでいただき、お問合せくださいませ。
では、以上となります。
最後まで読んでいただきましてありがとうございました。
コロナ禍での皆さんのイベントが成功に終わりますように！