普段プロジェクト管理をしていく中で、よくBacklogでスケジュールとタスクを管理しています。

だいたいキックオフの前後にチケットを起票しますが、この時期のディレクターは多忙を極めます。制作のための周辺情報が次々明らかになりつつ、それを計画に落とし込みつつメンバーを動かすための準備をする……。少しでも効率化したいため、Backlogのチケット登録はSpreadsheetで一括登録するようにしています。

こんなツイートしたところ反応頂けたので、さっそく記事にしてます

※この件と一緒に「Backlogのチケット粒度はどんな形が適切か！？」についても色々周囲のメンバーと考えたので、次回の記事で書きます

1.スプレッドシートとBacklogを紐付ける

1-1.シートをコピーする
1-2.スペースID/APIキー/プロジェクトキーを入力する
1-3.「実行」を押下し、反映を確認する

1-1.シートをコピーする
Backlogのチケット一括登録は、実は特殊な技術でなく公式から提供されているやり方になります。
こちらの公式記事から専用シートのコピーが出来ますので、ご活用ください。

シートをコピーしたらメニューバーの「Backlog」タグから「STEP1:Backlogからデータを取得する」を押下し、登録したいプロジェクトの情報を入力していきます。

1-2.スペースID/APIキー/プロジェクトキーを入力する
紐付けに必要な情報3種をBacklog上から転記します。スペースIDとプロジェクトキーはURLから、APIキーは個人設定から情報持ってきます。
それぞれコピペするだけですが、プロジェクトIDのドメイン部分が間違えやすいので注意です(ドメインが複数パターンあり、普段ここ全く意識しないので結構ミスります……)

1-3.「実行」を押下し、反映を確認する
必要事項を入力したら、「実行」を押して処理を待ちます。たまに「シートに何も入力されていません」的なエラーが出ますが、その時はシートのA2セルあたりになにか文字を打ち込めば解決することが多いです(体感)。
処理が完了したら、「担当者ユーザ名」等のプルダウンを確認し、当該プロジェクトのメンバーが選択可能になっていればOKです。

2.チケット情報を入力する

2-1.件名と種別を入力する
2-2.その他項目を入力する

2-1.件名と種別を入力する
チケットの一括登録には最低限、件名と種別があれば事足ります。「とにかくチケットだけ発行しよう！」って時にはこれで良いかと思います。
また、チケットの件名自体をイチから手打ちするのも大変だってことで、簡単なチケット起票用シートを準備しました。
※次回のnoteでチケット起票単位について深堀りし、その結果も拡充予定です

シートは基本的にタスク名＞ページ名の構造になっており、シート上部の黄色のセルに各ページ名、青いセルにタスク名を入れるとE列にチケット名が羅列される構造になっています(詳しい使い方が不明な場合はTwitterなどで質問ください)。

2-2.その他項目を入力する
他の項目は、起票時に分かる範囲で入力しておけば良いと思います。個人的には開始日、期限日、親課題を入れておくのをおすすめします。特に開始日/期限日は仮の値(本日と3日後くらい)を指定しておき、登録後にガントチャートでドラッグしながら期日をいじる方がストレスなく出来るのではないでしょうか。
親課題は既に登録されているもののみ指定出来るので、親子構造をチケットで作りたい場合は親だけ登録しておく必要があります。上記の黄色セルからコピーしても良いですね。

3.Backlogに登録する

チケット情報の入力が終わったら、シートの「Backlog」タグから「STEP2:課題一括登録を実行」を押下して、一括登録を開始します。
登録がうまくいくと、別でシートが生成され作成したシートの一覧が出来上がります。
その後は、Backlog側で期限やチケット内容を変更するなどして管理していきます。
また、チケットのテンプレートを作っている方がいたら、テンプレートまでは反映されないので、シートの「詳細」列にそのままテンプレートの内容を入力して一括登録することをおすすめします！

4.おわりに

いかがだったでしょうか。
そこまで難しいことではないですが、いざ業務中にやろうとすると忙しいこともあり、やり方調べて試すのが億劫なのでぜんぶ手動でやっていたりして……(過去のぼくです)。

案件初期はバタついていることも多いため、少しでも皆さんの業務効率が上げることに寄与出来れば幸いです！

次回はこのテーマに関連して、チケットの切り方(粒度)自体について少し考えてみたいと思います。
それではまた。