皆さん、こんにちは。
私は現在入社2年目で、旅行会社に勤務しています。最近とあるきっかけを頂き、プログラミングの勉強を始めたので【超初心者】のアウトプットの場としてnoteにシェアしていこうと思います。
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早速ですが、今皆さんが当たり前に行っているルーティンワーク、自動化できないでしょうか？
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(note「みんなのフォトギャラリー検索」で偶然見つけたタイトル画像をお借りして、NY出身の兄弟ポップ/ロックバンド”The Lemon Twings”の2人から皆さんへの問いかけ)

業務自動化？？

私は、はじめ【業務自動化】と聞いたときに、「ロボットが代わりに仕事をしてくれるの？」という感じで活用した場面のイメージが全く湧きませんでした。今回は、【Power Automate Desktop】通称PADと言われる、Microsoftのツールを活用して、現場にあるアナログな課題を解決するためのアイデアを5つ考えました。こちらのアイデアは、会社全体の大きな課題をハイテク技術で解決！というより、小さな課題を一瞬で解決するということを目的としています。私と同じように【業務自動化って何？という方】や【自動化できそうな業務を探している方】はぜひご覧ください。

Power Automate Desktopとは？

まず初めに、Power Automate Desktopとは、PC内での業務を自動化できる*¹RPAツールの一つです。「アクション」という一つずつの操作を組み合わせて作る「デスクトップ フロー」と呼ばれるものが、1つの処理（連携）の流れとなり機能します。もともと有償のソフトウェアでありましたが、2021年4月に一部無償化され、Windows 10であれば誰でもダウンロードして使えるようになりました！

小さな課題を見つけるために

①自分の課題を見つける
まずは、自分の業務を書き出すことから始めました。一瞬で終わるものやルーティンワークも含めて書き出すと「いつもこればっかりやっているな～」が見えてきました。その中から特に時間を割く必要がないものを選びました。
②部署の課題を見つける
次に、部署メンバーの方々へ「こんなのできれば楽だな」という願望のヒアリングを行いました。ここでは、自分の業務範囲では考えられなかった課題が上がってきました。

これらを踏まえ、以下の5つのアイデアを5W1Hに細分化して考えました。
（Whoに関しては、ヒアリングを行った自部署のメンバー9名を主にイメージして考えました。）

①昨日のGoogle Analytics数値をお知らせ

■What【何が課題？】
＊自社サイトのPV数の日々の増減を把握できない
＊数値集計や分析を担当する部署が別にあるため、まとまったレポートはいただけるが、「瞬間的に一部の数値が見たい」などに対応できない。
■Who【誰が困っている？】
＊Google Analytics（GA）を普段使わない・ログインしない方
＊営業担当者
■When＆Where【いつどこで起こる？】
＊営業担当が企画の進捗報告をするとき
＊プッシュ告知を打った後の反響確認をするとき
■Why【なぜ解消されない？】
＊GAに入って数値を拾える人が限られている
＊GAから数値を取る作業が項目によっては複雑
■How【どのように解決？】
＊Power Automate Desktopの*³スクレイピングでキャンペーンページのPV数や参照元などの特によく取得したい数値を毎日拾う
＊毎日全員が利用するTeamsに毎日投稿するフローを作成

②確認依頼の回答をリスト化

■What【何が課題？】
＊宿泊施設からメールで回収する確認依頼の回答の集計が大変
＊手動でリスト化し、回答がない施設の担当者の方へ後追いしている
■Who【誰が困っている？】
＊施設の方とのやり取り担当者
■When＆Where【いつどこで起こる？】
＊Webサイト更新の確認依頼をするとき
＊新しいプランを提供いただくときなど資材の校了前確認をするとき
■Why【なぜ解消されない？】
＊手動での集計を前提としていたため
■How【どのように解決？】
＊Power Automate Desktopでエクセルに自動転記できるようにフロー作成

③フロー確認スクショ

■What【何が課題？】
＊Webサイトの導線確認やシステムの検証をすることが多く、スクリーンショットを取ってエクセルに貼りコメントや修正などを書き込んでいく作業が手間
■Who【誰が困っている？】
＊システム検証を行う担当者
＊Webページ修正を行う担当者
■When＆Where【いつどこで起こる？】
＊システム検証をするとき
＊Webページ修正をするとき
■Why【なぜ解消されない？】
＊Power Automate Desktopの活用法を知らなったから
■How【どのように解決？】
＊Power Automate Desktopで画面遷移の度にスクリーンショット→エクセルに張り付けて保存のフロー作成

④進捗状況を一括管理

■What【何が課題？】
＊主に宿泊施設とのやり取りで、施設ごとにバラバラな進捗を管理するのが大変
■Who【誰か困っている？】
＊施設の方とのやり取り担当者
■When＆Where【いつどこで起こる？】
＊複数の宿泊施設に参画いただく商品造成を進めるとき
■Why【なぜ解消されない？】
＊メールでしか連絡手段がないから
■How【どのように解決？】
＊Power Automate Desktopでメールから情報を抜き出してエクセルに転記

⑤Webサイトのお助けチャットボット

■What【何が課題？】
＊オンラインで宿泊予約まで完結するWebサイトで「よくある質問」などが分かりづらい
＊これまでコールセンターに問い合わせていたお客様がWeb上で問い合わせを解決できる手段が少ない
■Who【誰か困っている？】
＊Webサイトを利用するお客様で特にオンライン予約に慣れていない方
■When＆Where【いつどこで起こる？】
＊宿泊プランをオンライン予約するとき
＊キャンセルについてなど予約後の情報を知りたいとき
■Why【なぜ解消されない？】
＊チャットボットシステムがないから
■How【どのように解決？】
＊LINE BOTでよくある質問に答えられるようにする
＊何らかのシステムでWeb上にチャットBOTを出す

最後に

今回のHowに関しては、具体的に詰められているわけではありませんが今後学習していくプログラミングの知識ともつなげていけるように大まかな課題と解決アイデアを考えました。
また、アイデアの発想には、論理的に説明可能で直線的な【線形のアプローチ】を使いました。対象に【非線形のアプローチ】を用いてアイデア出しをした記事もありますのでよろしければご覧ください。

用語辞典

こちらには、私が今回の学びで初めて知った用語をまとめています。分からない用語があった方は、辞典代わりにお使いください！

*¹RPAツール：（Robotic Process Automation）人間が手作業で行っているルーティン業務を、ロボットで自動化することのできるツール

*²Webhook：特定のURL（自分専用のURL）に対してアクセスをすることで、情報を受け渡せるもの。（Webhook URLは、そのURLを持っているサーバー、あるいはWebサービスに対して基本的には一方向へとデータが流れる）

*³スクレイピング：Web サイトで公開されている情報の中から特定の情報だけを抽出するコンピューターソフトウェア技術のこと