座席表作成（VLOOKUP関数の基本）※全文無料

mei

2019年6月4日 21:24

名列を作ったり、座席表を作るときに、いちいち名前を手打ちしていたら大変ですよね。
名前を打ち間違えてしまうかもしれません。
出席番号を打ち込めば、自動的に名前が表示されるようにしましょう。

今回使用する関数はたったひとつだけです。

=VLOOKUP（検索値，検索範囲，参照列番号，参照方法）

VLOOKUP関数を聞いたことはあるけれど、使い方がいまいちわからないという人も多いのではないでしょうか。
慣れてしまえばとても簡単で便利な関数ですので、ぜひマスターしましょう。

０．VLOOKUP関数の使い方

本題に入る前にVLOOKUP関数の使い方を紹介します。

①　番号・氏名・フリガナ・性別の一覧を作る。
②　番号を手打ちする。
③　番号に対応する氏名・フリガナ・性別が表示される。

このようなものをVLOOKUP関数で作ることができます。

氏名の表示部分を例に説明します。
C7のセルに
＝VLOOKUP(C3,E:H,2,FALSE)
と打ち込みます。

関数は次のように使われています。

=VLOOKUP(C3,E:H,2,FALSE)
C3のセルの値（今回ですと１２です）を
＝VLOOKUP(C3,E:H,2,FALSE)
E列からH列のうち一番左の列（つまりE列のことです）から探してきなさい。
＝VLOOKUP(C3,E:H,2,FALSE)
見つかれば、その行で、E列からH列のうち２番めの列（つまりF列です）の値を表示しなさい。
＝VLOOKUP(C3,E:H,2,FALSE)
検索の方は完全一致です。

VLOOKUP関数のポイント

①　検索範囲の一番左の列を検索している。
②　一番左の列には、それぞれのデータに対してユニークな値（主キー）にしておく。
③　範囲指定は列ごとするのが便利（そうできるようにデータを作る）。
④　検索方法は、特別な意図がない場合、FALSE（完全一致）にする。

VLOOKUPの使い方はイメージできましたでしょうか。
実際に使い、たくさんエラーを出しながら、慣れていくのが一番です。
では、座席表を作っていきましょう。

１．レイアウトを決める。

まずはシートの構成を考えます。

鉄則として、「表示用」のシートと「データ」のシートを分ける。

今回ですと、「座席表」シートと「名列」シートに分けます。

「名列」シートには、番号・氏名を貼り付けます。

次に「座席表」シートに枠を作ります。

２．番号⇒氏名の関数を作る。

番号を小さいセルに入力すると、氏名がすぐ下の大きな枠に表示されるようにします。
これには、VLOOKUP関数を使います。

右下のセル（G13）に1と入力します。
そのすぐ下のセル（G14 )に
=VLOOKUP(G13,名列!A:B,2,FALSE)
と入力します。

=VLOOKUP(G13,名列!A:B,2,FALSE)
G13のセルの値（＝１）を
=VLOOKUP(G13,名列!A:B,2,FALSE)
「名列」シートのA列からB列のうち一番左の列（＝A列）から探す。
=VLOOKUP(G13,名列!A:B,2,FALSE)
見つかれば、その行で、A列からB列のうち２番めの列（＝B列）の値を表示する。
=VLOOKUP(G13,名列!A:B,2,FALSE)
検索の方は完全一致です。

これで出席番号１番の生徒の氏名が表示されます。
この関数を他の枠へとコピーしていきます。
G13、G14を選択し、コピー（Ctrl+C）します。
G1からG12を選択し、貼り付け（Ctrl+V）ます。

この状態で小さい枠の数字を変更すると、すぐ下の大きな枠が対応して変化することを確かめてください。
うまく動いていれば、今度は右へと関数をコピーしていきます。

すると、セルの値が#REF!となりました。
このようにエラーが出ても慌てず、関数を観察してみましょう。

F14のセルを見てみると
=VLOOKUP(F13,名列!#REF,2,FALSE)
となっています。

検索する値はF13となっているので、予定通りですが、検索範囲が名列!#REFとなっています。
これは、検索値、検索範囲がともに相対参照になっていたからです。
関数のコピーに合わせて参照場所が変化しました。
正しくするためには、検索値は相対参照のまま、検索範囲を絶対参照にしなければなりません。
※　相対参照・絶対参照は「成績処理ファイル作成」を御覧ください。