2024年1月から義務化となっている電子帳簿保存法、皆さんの会社ではどのように対応されていますか？
うっすらは理解していたものの小難しい文章を読んでいると眠たくなってしまいそのまま目を閉じて･･･今さら1時間ほど読んだり調べたりしましたのでメモとしてまとめてみました。
また経理担当より「kintoneで良い方法ありそ？」と質問いただいてたので出来そうなところの構想を書いておきたいなと思います。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、PC上や会計システム等で作成した「国税関係帳簿類」や、帳簿作成の元となる「国税関係書類」、取引先との「電子取引データ」について、電子保存する際の要件を定めたものです。

電子帳簿保存法には３つの区分がある

"今のところ"最低限3つ目だけ押さえて覚えておけばOK。取り急ぎ３に対応しましょう、と動いております。

電子取引の電子データ保存とは？

PDFなどの電子データで発行または受け取った請求書や領収書、決済画面のスクショ等の書類を、電子データのまま保存してくださいというルールです。
またここで言う”保存”は単なる保存ではなく、
一定のルールに従って保存する必要がある。それが以下。

「真実性の確保」＝改ざんされないようにしてね

真実性の確保については以下のいずれか1つを満たす必要があります。

1. タイムスタンプ付与（コストがかかる）

2. 訂正削除履歴が残るシステム仕様（選択肢としてはアリ）

3. 改ざん防止の事務処理規程を作成（これが1番手っ取り早い）
   ※国税庁がサンプル公開してる

「可視性の確保」＝いつでも検索できるようにしてね

原則、以下の条件を満たす必要があります。

1. 日付・金額・取引先で検索できること

2. 日付または金額の範囲指定で検索できること

3. 2以上の任意の組み合わせで検索できること
   ex)日付と金額、取引先と金額の組み合わせ

※本当はもっと細かく書いてある＆緩和条件は企業規模、状況によって異なるので詳しくは国税庁HPへ

現状 ~弊社編~

前置きがだいぶ長くなってしまいましたが、ここからが本題です。
現在弊社では下の絵のような流れの構成をしています。

受け取った電子データも送った電子データも、手動で自社システムに入れている。受け取った電子データはともかく、送ったデータについては保存箇所が自社システムとkintoneの2か所になっています。
いざというときに両方検索をすればいいけれど、なんかなぁ…。kintoneだけにしておくと将来的には容量も心配。
のちに検索しやすいようにデータを集約したく、1か所で運用できる方法を模索中です。

<ちょこっとメモ>
ちなみにkintoneで出力・保存しているPDFについては、もしも別場所で保管する可能性も考えて念のため下のようなファイル名で出力するようにしています（プリントクリエイター使用）

改善 ~理想編~

やっぱり手間をかけずに自動でピョーンって保存されるのが1番ですね。

（つづく…）