A. 発端

明日が総会だというのに、管理人さんから、「困った問題が置きました」との相談があった。

自治会から、「議決権行使書・代理人指定書・総会出席通知書が複数出てきたとき、どれを優先するかについて、いろいろと意見が出ている」とのこと。うちは従来の紙による回答に追加して、今回から電磁的的方法による回答も可能とし、ツールも整備したので、両方を混同している可能性が有る。
#このツールの整備については 、別記事にする予定 <-- 実務的には、この記事は大いに参考になると自負している

B. 問題の内容と検討結果

錯綜する意見をまとめてみると、以下の主張となるようだ。
①電磁的方法と紙では紙を優先すべき；
②議決権行使書と総会出席通知書は後者を優先させ、総会欠席の場合は反対として扱うべき；
③管理組合法人と自治会で同じ扱いとするべき

管理組合法人の方は優先順位が決まっている。
①に関しては、電磁的方法優先
②に関しては、議決権行使書優先だが、総会への出席によって、扱いを変える。
　a. 総会に参加した場合、議決権行使書を無効（事前集計から、差し引く）とし、総会での意思表示優先
　b. 総会に欠席した場合、議決権行使書の意思表示の通り（事前集計どおり）

「欠席の場合は反対として扱うべき」というのは、せっかく出してもらっている議決権行使書を無効にすることになる。この扱いについては、過去の議決権行使書にも明記してある。管理組合法人の議案書をコピーしている自治会の議決権行使書にも、当然明記してあるので、よく読んでもらいたいよなあ。管理人さんとしては「いままで通りです」とすぐに否定するばよいのに、知らない・自信ない・責任取りたくない、のか、理事長に回してくるんだよねえ。1) フロント、2) 総務担当役員、3) 理事長の順番でお伺いを立てるべきだと思うがねえ。

③自治会が管理組合法人と別に優先順位を定めるのは自治会の自由だから、それはそれでありだ。しかし、両団体で統一すべしという自治会の主張は明らかに越権行為だ。

C. 対応方針

そこで、優先順位のメモを作成。総会前日になって、こういうことをさせるなよなあ。管理人さんも自治会から今日言われたんだろうが、自治会も何を考えているのやら。お伺いを立てて来るのなら、議案書を配布する前に言ってほしい。

D. 解決策

今回使用した議案書には、議決権行使に関しては以下の記述が存在する。（以下有料）