みなさんこんにちは。
未来志向Labo が運営するふじくらす
新しい働き方クラスです！

ここでは、「テレワークにおけるヘルスケアTips」として、心も体も健康的にテレワークを行うことができるように情報発信しています！

第14回目、ヘルスケアと少し違った視点でお届けします。
テーマは「コミュニケーションとテレワーク」です！

テレワーク・リモートワーク環境では、コミュニケーションがリアルタイムやオフラインではなくなるため、意図しない誤解や情報の欠落が生じる可能性があります。
事実、テレワークが浸透してから今まで抱えていなかったストレスを自覚している人もいます。これは同コラム第8回のメンタルケアの回に詳しく記載しているのでご覧ください。

そこで、今回はテレワークでのコミュニケーションを促進するための具体的な方法をいくつか紹介します。

見落としがち？テレワーク禍での効果的なコミュニケーション

では、早速効果的なコミュニケーションをとるために活用できる方法を５つご紹介していきます。

1. ビデオ会議を活用する

ビデオ会議ツールを使用して、顔を見せ合いながらコミュニケーションを行うことで、表情を読み取ることができるため、文章や音声だけのコミュニケーションよりも、ミスコミュニケーションを避けることができます。

一方で、今はカメラをオンにすると、自宅を見られることになるので一種のハラスメントなのでは？との議論があります。

ですが、突発的なビデオ会議ではなく、時間やルールを決めることでトラブルの未然回避を図る事もできます。積極的に活用しましょう。

2. チャットツールの活用

テレワークが促進されたことでチャットツールを使用する方も多いのではないでしょうか？

メールと比較すると、短文やスタンプを使ったコミュニケーションを行うことができるため、メールよりも質問や依頼内容を送信することに対するハードルが下がるともいわれています。

疑問や不安はリアルタイムで対応することで、送り手・受け手相互のストレス改善が見込まれます。他のメンバーとのやりとりや質問、連絡事項の共有などで活用しましょう。

3. 定期的なミーティングを設定する

リモートワークでは、オフラインと比較し、同じ空間にいないことで情報共有や意思決定にどうしてもタイムラグが生じることがあります。

事前に定期的なミーティングを設定し、進捗状況や課題、意見交換を行うことを決めます。そうすることで「いつ連絡が取れるのだろうか」という疑問から解放されます。
特に入社したばかりの従業員の不安の改善に効果的です。

4. ドキュメントの共有と管理

業務の進捗がわかりにくいというのもテレワークの特徴です。そこで、チーム全体で、作成したドキュメントや資料、当日行った業務内容をネット上で共有し、リアルタイムでのフィードバックやコメントを行いましょう。

また、ファイルの管理やバージョン管理にも注意を払い、必要な情報にすぐにアクセスできるようにしましょう。

この時、プロジェクト管理ツールを使用して、タスクの割り当てや進捗管理を行い、チーム全体での可視化を図ることも大切です。

共通の目標に向かって進捗を確認し、課題や優先事項の共有を行いましょう。テレワークで1人で業務をする中でも一体感が生まれやすいです。

5. コミュニケーション方法を定期的に見直す

上記のようにテレワーク・リモートワークでは、コミュニケーションの不確実性が増えることがあります。そのため、メンバー間での連絡方法やコミュニケーションルールを明確にし、不確実性を減らすことが重要です。

特にマネージャーの役割を持つ方は、部下との連携をオフライン時以上に大切にし、「不安なことや困っていることがあるか」「連絡体制についてこうしたいということはないか」ということを定期的に話し合うようにしましょう。

オフライン以上に周囲に目を向け、意識的にコミュニケーションを図って一体感を大切に！

今まで人間関係に悩んでいた方にとっては、コミュニケーションの機会が減るテレワークが快適だと感じるかもしれません。

しかし一方で、意図していない形で相互の想いが伝わらないことで、人間関係の悪化につながるリスクもあります。

仕事でストレスを増やさないためにも、必要なコミュニケーションをとりましょう。メンバー間で適宜柔軟にルールを変更していくことが大切です。

改めて、テレワークにおける「コミュニケーション」について見直す機会にしてもらえたら嬉しいです。

文責:小野晴花(保健師、第一種衛生管理者、健康経営エキスパートアドバイザー)

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