こんにちはこんばんは。スクラムマスターの いのもえ です。

私は普段、専任ファシリテーターとして会議に参加する機会が多くあります。また、自分でファシリテーションしやすいよう、アジェンダも用意することがほとんどです。

アジェンダづくりにおいて、特に気をつけるポイントが自分の中である程度固まっています。今回の記事ではそのポイントについて共有したいと思います。
今はフルリモートの企業で勤務していますので、オンラインミーティングのファシリテーションに苦戦している方のヒントになれば幸いです。

使ってるツール

普段ファシリテーションする際には、以下のツールを使います。

• miro: アジェンダ、板書など。主に miro 上のみで完結するようにアジェンダを作ります。

• zoom または Google meet: ビデオ会議ツールです。アジェンダを画面共有しながら進めることが多いです。

• notion: 社内のドキュメントツールが notion なので、必要に応じてリンクや export した PDF ファイルを miro に貼り付けます。

前提となる情報を明文化し、読み合わせる

明文化することで前提を強力に伝え、質問も受け付けられるようになります。また、読み合わせることで不明点や「そもそも」にあたる情報を全体で共有できます。
認識を合わせることはもちろんですが、特に「明文化する」というのがかなり大切だと感じています。
というのも、オンラインの MTG では議論における非言語情報を得ることが難しく、画面上に必要な情報を言語化しておかないと思考が発散しやすいと考えているためです。

開始から 10 分以内に初めの「参加者による意思表明ポイント」を作る

一方的に話をする状況で人が集中できるのは、一般的に 15 分が限界といわれています。

また、主に教育の分野で用いられるラーニングピラミッドでは、講義よりもグループ討論や自ら体験する方が定着すると言われています。私は議論の「経緯や流れを記憶する」点は学習と似ていると考えており、アジェンダづくりにおいてもなるべく定着率が高くなる方法を選ぶ方が良いと考えています。

これらの 2 点をかけあわせて、開始から少なくとも 10 分以内、できれば 5 分以内に「手を動かす」「意見を言う」ポイントを作るようにしています。

先程例で挙げた「次の四半期に取り組むプロジェクトの優先順位を決める」会議であれば、冒頭は以下のように進めます。

意見を浮き彫りにする

オンラインに限ったことでは無いですが、フリースタイルで意見を言うのは向き不向きがあり、ともすれば声の大きい人の意見だけで結論がついてしまう可能性が高いと考えています。
私のアジェンダづくりでは、以下の 3 セットで意思決定するようにしています。

1. 個人で案や意見を付箋に書く & 内容共有

2. 1 で出した中から結論にしたいものを選んでもらう（自分で出したものでなくても良い）

3. 合意のための話し合い

2 の行程では、最近は自分の意見のところにアバターを置いてもらう方法をとることが多いです。
オンライン MTG 中は全員の表情が同時に見られなかったり、かといって個別に発言してもらうと時間がかかりすぎるなどもあり、重宝しています。

〆

アジェンダづくりの際、特に意識していることをご紹介してみました。
オンライン MTG でのファシリテーションの参考になりましたら幸いです！

少し前に、心構えについても書きましたのでよろしければこちらもどうぞ
（この記事と重複しないように書くの、少し苦戦しました 😅