こんにちは！
本記事は、初めてイベントの出展準備をすることになったデザイナーが周りの方々にサポートいただきながら、様々な気づきを得て出展・登壇準備を進めた記録を残すための記事です。
デザインワークの実践知に関する記事は多くても、イベント出展の準備の流れについて書かれた記事は少なく、普段あまり目にしないと思います。
そのため今回は、同じようにイベントの出展準備をすることになった方々へ少しでも参考になれば、という思いで書きたいと思います。

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今回実施したイベント準備の流れ

STEP 1: 目的に沿ってイベントの体験設計を考える

今回ブース出展+登壇したのは、25新卒デザイナー向けのこちらのイベントです。👉 https://www.vivivit.com/events/designhash
イベント自体は2日開催でしたが、RAKSULは12月16日（土） DESIGN DAYに参加しました。

まずはブース出展+登壇の目的を整理し、整理した目的をもとに参加者の方のカスタマージャーニーマップを作りました。
参加者の方々との直接的な接点は、イベント当日しかありません。そのため、イベント当日いかにRAKSULでのブースや登壇で、ポジティブな体験・印象を与えられるかが大事だと思いました。
そのために（参加者目線）どんな体験をしたいか、（RAKSUL視点）どんなメッセージを届けたいかをそれぞれ考え、このイベントにブース出展＋登壇する際の目的に落としました。

その後、参加者のジャーニーを描きながら、どんなニーズに応えるためにどんなことをする必要があるか考え、各タスクを洗い出しました。

画像のようにジャーニーをもとにニーズまで出せたら、次にニーズに沿った対策をするためにタスクを洗い出します。
ブース訪問前と訪問時に参加者の方々の要望に応えることで、ポジティブな体験を与えられるのではないかと思い、ニーズからタスクに落とし込むというアプローチを取りました。

STEP 2: スケジュールをもとに、細かいタスクに落とす

次に、ジャーニーから洗い出したタスクをイベント当日から逆算して、スケジュールに置いていきました。
この時ノベルティなどを手配する際は納品期日が関係してくるため、制作物の納品日を予めチェックしておくとスムーズです。

タスクを分解したら、誰がどこまで担当できるかメンバーがイベントに割ける工数をもとにチームで役割分担を決めました。

STEP 3: イベントの目的から、各アウトプットの目的を整理する

イベントでブースを出展し登壇する際は、準備するものが多く煩雑になりがちです。そのため各アウトプットの制作を進める際に目的からブレないように、今回のイベントのブース出展+登壇の目的から各アウトプットの目的を整理しました。
ポジティブな体験を届けられるように、各アウトプットで一貫したメッセージを参加者の方々に届けるため、下記のようなフォーマットを作り目的を整理しました。

この各アウトプットの目的を整理するという観点を持ち込み、こちらのフォーマットを作ってくれたのはチームメンバーの1人です！チームで動いていたからこそ、自分では漏れていた点を拾っていただけました。このように助けてくれるメンバーがいることはとっても有難いことで、チームで動くことの最大のメリットだと思います。

STEP 4: 各アウトプットの制作に取り掛かる

その後はタイトルの通り各アウトプットの制作に取り掛かったのですが、困った時にすぐ連携ができるよう、各タスクの進捗について同期・非同期の共有体制を作りました。
毎朝15分の朝会を設けて口頭で現在の進捗状況を確認した後、各タスクの相談時間を設けました。また各タスクの状況をチームのメンバーがいつでも確認できるように、figmaで各タスクのページを作成し、出来る限りfigma上で作業を完結させるようにしていました。

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各制作物の取り組み

ブース設計

ブース設計では、参加者の方々の目を引くブースにすることを重視しました。なお備品をどのように配置するかも大切なため、準備・手配する備品に不足がないよう備品リストを作成しておくと漏れに気づきやすいです。（画像1枚目）
ブースの共有については、実際のブースに近い設計イメージがあった方が分かりやすい、というご意見をいただき、イメージ画像を作りました。（画像2枚目）

登壇スライド

今回の登壇内容は会社説明だったため、参加者の方々にRAKSULという会社を知ってもらい、ブースへの集客にも繋がる重要な役割を担っていました。
会社のことを自分の言葉に落とし込むまで理解して、相手に伝わるようにメッセージを変換することって実はすごく労力を使うことなんだな、と経験して初めて知ることが出来ました。
なお登壇スライド作成のポイントとしては、今回下記のことを学びとして得ました。

パンフレット

パンフレットは今回25新卒デザイナーの方々向けのイベントで配布するために、新しく作りました。
実はこのパンフレット、作り始めすごいスムーズに行った感覚がありました。
最初に私から、パンフレットのゴールと概要をチームに共有すると、なんとその場でメンバーが一緒にラフまでfigma上で一気に作ってくれました。（この時のスピード感がすごかったです✨）
ラフを作った後は、なんと他メンバーがデザインと文章を素敵に作ってくれました。最後まで責任を持って、素敵なパンフレットを作るために動いてくださいました！本当に感謝です！
完成したパンフレットは、続くノベルティと一緒に写真を載せています。

ノベルティ

ノベルティは最初いろいろな案を考えていました。しかし最初に予算承認を取る際に費用対効果を考えた結果、普段RAKSULが他イベント等で使っているノベルティなどを汎用できるのでは、と考えました。自分達がこれは面白い！と思うような企画を考えても、費用対効果が合わなければ、目的を達成する手段としては適切ではありません。
そのため今回は、色んな方にご協力をいただき、RAKSULで常備しているノベルティグッズを使わせていただきました。快くご協力いただいた方々、本当にありがとうございました！

告知

告知については、主催のViViViTさんが行ってくださっていたのと、新卒デザイナーの方に告知文を送って、学校の後輩学生さんに共有いただいていたこともあり、少し優先度を他タスクよりも落としました。
しかしながら予め告知したいタイミングと内容を相談していたため、チームメンバーが告知文を作ってくれて、イベント開催前と開催当日に下記の投稿をすることが出来ました。
▼開催前の出展告知

▼開催当日、ブースの様子を投稿

イベント準備を進める上で抑えたいコト

色んな人に助けてもらうコト

イベント準備は1人ではできません。（もしかしたら全部1人で出来てしまう方もいらっしゃるかもしれませんが）チームメンバーの助けや関係各所との連携があってこそ、イベント準備は完成すると思います。
自分だけで手が回らないことも当然あります。他の業務も兼務されている方が殆どだと思うので、チームメンバーをはじめ色んな人に助けてもらえるとより万全に準備ができます。
そして、いつでも助けてもらえるように常に進捗を見える化しておくための仕組みは必要かなと思います。私の場合は、メンバーと毎日朝会を実施することによっていつでも相談できる状態を作っていました。

イベント終了後の体験も考慮しながら準備をするコト

長らくイベント準備をしていると、当日を終えた後の開放感や達成感から燃え尽き症候群になりがちですが、イベント終了後にも少しやることは残っています。
このイベントを今後どう活かしていくか、今後どういったアクションを取ることが想定されるか、といったことも少し頭の片隅に置いておくことで、イベント当日とそれまでの準備をさらに有意義なものにできると思います。

最後に

今回は、今後イベント出展の準備をする際のフローについて書きました。
私自身至らない点があり、準備期間中は紆余曲折ありました。
しかしながら経験を通して学べることも多く、イベント準備中は大変でも終わった後の達成感は特別なものを得られるので、是非いろんな方々に経験していただけると良いのかな！と思いました。✨
そのためにも基本的なフローについては、ぜひ経験者がnoteに記事を書いてみるなど資料化して、他の人が実践できるように再現性を持たせていければ、と思います！

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