※福kin(福祉の現場のkintoneシステム)

※デイサービスで活用できるシステム作成のnoteです。

前回

前回はプリントクリエイターを利用して、バイタルシステムから紙への印刷を行いました.

今回は実際の運用についての、ちょっとしたポイントを何点か伝えていきたいと思います。

ひとつひとつはちょっとした事ですが、この積み重ねが現場の人に使い続けてもらう秘訣なのです。

アプリへ辿り着きたい

kintoneを利用していてよくあること、それはkintone迷子です。

kintoneのアプリが増えていく事、それはおのずとアプリを収納するスペースが増えていくことにもなりがちです。

すると、目的のアプリに辿り着くまでに、ポータル⇒スペース⇒該当アプリ

という手順を踏まなくてはならず、これが現場の職員には大変なストレスになるのです。

どうするか？目的のアプリに辿り着くためのショートカットをデスクトップに作ってしまいましょう！

例えば・・・デスクトップに作成したこのショートカットアイコンをクリックすると・・・

目的のアプリの一覧に飛ぶことができます。

ポータル⇒スペース⇒該当アプリ

の画面遷移をすべて飛ばして見たいページに辿り着くことができます。

kintoneのページ(情報)は突き詰めればURLである

作り方を簡単に言うと、

「ページをブックマークして、そのショートカットをデスクトップに置く」

なんですが、ちょっと詳しく説明していきます。

まず、kintoneの

ポータルページ(トップページ)⇒デイサービススペース⇒バイタルシステムアプリ

とすすんでみてください。

こんな画面になるはずです。

注目して欲しいのはアドレスバーです。

「https://hosoboso10.cybozu.com/k/7/」

と入力されてますよね。

当たり前ですが、このアドレスが今見えているページのアドレスです。

そうしましたら、突然ですがkintoneの機能である絞り込みをしてみましょう。

今回は、ページを開くと自動的に開いた当日のレコードのみが表示されるようにしてみましょう。

①じょうごの様なマークをクリックします

②絞り込みの条件を画像のように設定します。その後「保存」をクリック。

適用ではなく「保存」ですよ。

③名前を決めます。例では「本日のバイタル表」にしてます。

④絞り込みが適用されて当日のみのレコードが表示されます。

⑤一度(すべて)を選択して・・・

⑥もう一度「本日のバイタル表」に戻ります。

アドレスバーに注目です。

「https://hosoboso10.cybozu.com/k/7/」

だったアドレスが

「https://hosoboso10.cybozu.com/k/7/?view=5519969」

に変更になっていることが確認できると思います。

このアドレスが絞り込み後のページのアドレスなのです。

この状態でブックマークしてください。

そのブックマークをデスクトップに貼り付けて名前を変えましょう。

こんな感じになると思います。

これでもクリックすれば、絞り込みされた状態のページが開くので問題ないですが、アイコンが味気ないですね。

同じアイコンが並ぶのも混乱を招きますし、なにより気分が上がりません。

あ、ちなみに気分は大事ですよ。見ただけで機能がわかるアイコンや、可愛らしいアイコンにするだけでシステムに対する心理的ハードルはグッと下がります。

さらにアイコンに愛称をつけると愛着がわきます。

当デイサービスでは報告閲覧アプリは猫のアイコンなので、

「報告見てー！」ではなく「猫ちゃん開いてー！」になってます。

アイコンを変えてみよう

まず、アイコンにしたい画像を準備します。

私はイラストACの有料会員なので、

そこでよさそうな画像をダウンロードして利用してます。

自分で描いてももちろんOKです。

画像が準備できたらアイコンコンバーターでアイコン化します。

それをショートカットのプロパティでアイコンの変更設定をして完成です。

おまけ

ちなみにブックマークは入力モードのページでも可能です。

アプリの＋ボタン「レコードの追加」をおすと、そのアプリの入力モード状態のアドレスが表示されます。

この状態でブックマークすると、いつでも入力モードの状態でページを開くことができます。

もちろん入力した後に保存すれば新しいレコードとして登録されますよ。

当デイサービスでは報告アプリをこの入力モードブックマークし、アイコン化して運用しており、「レコードを追加する」ボタンを押す手間を省いています。

バイタルアプリ、毎日取得は面倒くさい

作成したバイタルアプリですが、毎日利用定員分の名前を取得するのは面倒ですよね。

画像のように毎日定員が40人だったら39回+ボタンを押して、40回利用者様の名前を取得するなんて、効率化には程遠い！

そこで当デイサービスでは、絞り込みで「原本」というレコード一群を作成しています。

各レコードにはその曜日に来る利用者があらかじめ取得済みの状態で保存されてます。

もちろん日付もバイタル等の情報も空っぽです。

コツは備考にあらかじめ「お変わりなく過ごされました。」と入力されていることです。

各曜日についてこの日付の入ってない「原本」レコードを作成しておきます。

例えば5月27日(月曜日)のレコードを作成しようと思ったら

原本の月曜日レコードを開き、「レコードの再利用」いわゆるコピーをして、日付を入れれば完成です。

あとは、新しく作成した5月27日のレコードに対して、休みの利用者様は種別を「休み」にしたり、臨時利用の方がいたらその方だけ新たに取得すればいいのです。

逆に中止になった方、新しく月曜を利用することになった利用者様がいたら、月曜の原本を変更しておけば次回以降の月曜が楽になります。

最後に

各アプリの入力させたいところに直接行けるようにする！

これは現場でシステムを使い続ける上で非常に重要だと実感してます。

おそらく、現場のスタッフは、ポータルもスペースもアプリの存在も意識していないと思います。

でも、それでいいのです。

スタッフは自分の使いたいアプリの必要なところだけ活用したいのです。

見たい情報だけ見たいのです。

そこに辿り着く方法を覚えるのはストレスで無意味なのです。

まだまだ、システムを利用してもらうポイントはありますので、次回に続きます。

ありがとうございました。