これは医療機関の医事課改革を命じられた一人の業務改善職の物語です。
事実をベースにフィクションを織り交ぜて進行していきます。
そして、物語は現在進行形です。
グッドエンドか、バッドエンドか、まだ誰にもわかりません。

フローを見える化しよう👀

さて、前回で医事課の業務を洗い出し、これから整理していくぞ！というところでフロー作りにつまずいたわけです。

とは言え私には強い味方がいます。
フロー作りに特化したツールLucidchartです。

こいつを使えば業務フロー図なんて御茶の子さいさいです。

例えば請求書・領収書作成業務フローの一部はこのように表現できます。

こんな感じで業務の流れも理解できれば、条件分岐も表現できます。

私「医事課さん、どうでしょう？」

👩‍🦱「あ、これはすごくわかりやすい！」

私「よかったです＾＾」

👩‍🦱「・・・で各項目の手順書は？」

私「ですよね～💦」

フローの次は手順を見える化しなくては！

ここまでで、業務の流れは見える化できたのですが、各項目(例えば「④エクセルファイルを読み込む」等)で何をすればいいのか具体的な手順はわかりません。

はてさてどうするか？？

ここで当法人で契約しているDropboxの機能であるDropbox Paperを使ってみよう！と思いつきました。

Dropbox Paper とはオンライン ドキュメントのワークスペースで、テキスト、メディア、ファイルを 1 か所で整理、表示できるというもの。

誤解を恐れずに言えば、クラウド版のPowerPointとでもいいましょうか。

このDropbox Paperを使い各項目の手順書をつくっていきます。

例えば上の図にある「④エクセルファイルを読み込む」項目の手順書の一部はこんな感じです。

Dropbox Paperで表現します。

わかりずらいと思いますが、画面キャプチャをペタッと貼りつけて、そこにコメントを入れられるのです。これが縦に長く展開できる。

つまり上から下に手順を画面通りこなしていけば、この項目の業務は終わります。おわったら次の⑤書類の自動生成に進むといった流れです。

👩‍🦱「これなら画面通り進めていくだけだから出来そう！！」

👧「でも業務フローみて、また該当の手順書を探してって…面倒ね」

私「・・・ですよね～」

フローと手順書をドッキング！

安心してください、Lucidchartにはウエッブへのリンク機能があるんです。

これがクラウドツール同士の便利なところ。URLでつながれる。

各項目の設定画面で作成した各項目のDropbox Paperのリンクを貼り付けていきます。

さぁどうなったか。

フロー中の細かく業務手順を知りたい部分をクリックするだけで、

該当項目の詳しい手順書に飛ぶことができるようになりました。

「⑤書類の自動生成」の項目にはDropbox Paperの「⑤書類の自動生成のページ」へのリンクを貼り付けていきます。

これまではどうだったか？

この仕組みがない頃は、業務の流れと詳しい手順を口頭で引き継いでいたんです。

引き継ぐ人や引き継がれる人によって内容にずれが出てくるし、やはり一回で全てを伝え、また覚えるのは無理があります。

いや、そんなところに負荷をかけても何の意味もない。
働く人が疲弊するだけです。

この仕組みを使えば、ごくごく単純な業務なら引継ぎゼロを実現できます。

また、業務を属人化せず、共通の流れや手順で求めるアウトプットが得られる。

そしてクラウドなので、いつでもどこでも手順を参照できるし、手直しした部分も即座に反映されます。

何度も手順を人に聞くのは、聞かれる方だけでなく聞く方もストレスです。
だから、自分が知りたい時に知りたい情報をいつでも見返せる環境が必要なんです。

次回は

・とは言え仕組み作りは大変だよ

・ちょっと待て！働くってなんだ？？

を書く予定です。