これは医療機関の医事課改革を命じられた一人の業務改善職の物語です。
事実をベースにフィクションを織り交ぜて進行していきます。
そして、物語は現在進行形です。
グッドエンドか、バッドエンドか、まだ誰にもわかりません。

業務を洗い出してみる

さて前回までで心の準備が整いましたので、まずは全ての医事課業務を洗い出してみることにします。

…どうやって？ネットで調べたり、業務改善の本を購入したり情報を搔き集めて一つの結論に達しました！

こんな感じのフロチャートにすれば分類された業務が一目でわかる！

意気揚々と医事課さんに説明にいきましたが、まっったく受け入れられませんでした。
頭の中でイメージしずらい、整理しずらい、分担している業務を書き出しずらい…。このアイデアは一瞬で引っ込めました( ﾉД`)

はて？とするとどんな形がいいのか？？？
これまで医事課さんが使っているツールにあわせるのが良さそうだな…
別に凝った事をする必要はなさそうなのでエクセルでパーッと表でも作るかな。

というわけで作成した表がこちら。

一番左の大項目には、外来対応・入院請求・外来請求・施設請求・その他といったおおきな括りの項目が入ります。

次の中項目には、例えば大項目「外来対応」でしたら、受付・文書管理・健康診断・予防接種管理等、大項目に付随する項目が入ります。

小項目は実際の業務の手順が入ります。

この表を医事課さん一人一人に配布して、自分の行っている業務を整理してみてくださいと伝えました。
大項目・中項目・小項目に何を入れるのかの細かい規定は今回設定しませんでした。
あまり細かく注文すると面倒だと思われますし、混乱させてしまいます。
思うがままに書いてもらい、後で私が整理すればいいやと考えたのです。

この表はすんなり頭に入ったようで、みなさんの受け入れもなかなか良いものでした。

ただ、私の感覚では2～3日位で完成するかな～と思ってましたが、
「どのくらいで出来そうですか？」と聞いたところ
「レセプトもあるので一か月くらいもらっていいですか？」との返事。
うっっ！その間改善が止まってしまうのか…と心の中でつぶやきましたが顔には出さず。
そして、ここはまだスタート地点なのであまり強引な事はせずにいようと考え、
「了解です。でしたら〇月〇日を締め切りでいいですか？」と提案し、了解を得て業務の洗い出しが開始されました。

提出された業務の整理はどうする？

さて、締め切りの日までにすべての職員の業務整理シートが無事提出され(途中なんども様子を伺う声掛けは欠かさずに)、中身も思ったより大項目・中項目・小項目の捉え方にバラツキもなく、一安心です。

さて、シート内容の項目の整理や、かぶっている部分のまとめ等をするのですが、最終的にどうやってまとめていけばいいのか？

少し考えて、kintoneでアプリを作成する事にしました。

完成したものがこちら。

左側の記入者は実際に業務を担当している医事課職員の名前が記入されています。該当の業務について詳しく知りたい時は、この記入者の職員に聞けばわかるといった具合です。

アプリ自体は15分程度で完成しました。

一つ一つの業務の中身を開くとこんな風になっています。例えば入院請求➡病棟連携➡ADL表の作成の中身です。

下部にあります、手順/業務内容/添付ファイルの項目はグループになっていて、下に向かって追加する事ができます。

ここに小項目の業務の具体的な手順や画面キャプチャを添付していく予定です。

この表を作成してよかったのは、一つ一つの業務に番号が振れたことです。
例えば「入院請求➡病棟連携➡ADL表の作成」は(大項目)-(中項目)-(小項目)順に呼ぶと、3-11-1です。

なにについて話をするのか、お互いに明確になった事はストレスなく会話する前提になりました。

しかしあぶり出された業務は全部で80ほど…改善の終了はいつになることやら。長くかかりそうです。

ここでまたもや問題がっ！

そして、またもや問題が発生します！

先ほどこちらの図で

手順/業務内容/添付ファイルの項目を増やしていき手順書を作成するとお伝えしましたが、実際の業務は上から下に流れる単純作業ばかりではありません。

条件分岐や繰り返しが手順の中に入り込む業務も珍しくありません。

この仕組みだとそれが表現できないのです…

さて、どのようにこの問題を解決するのか。
次回に続きます。

使用したツールについて

フロチャート作成で活用したのはLucidchart

業務の見える化を得意とするクラウドツールです。
無料でもある程度使えますが、当法人では有料契約して活用しています。

エクセルでも同じようなものは作れますが、作る手間、共有の仕組みを考えると使って損はないツールです。

また文中に登場しましたkintoneはサイボウズ社が提供するクラウドの業務改善ツールです。