こんばんは。

今日はビジネスコミュニケーションの基礎である『質問に答える』についてお話します。

当然のことのように思う『質問に答える』。「質問に答えるぐらい簡単やん」と思われがちですが、意外とできていない方が多いように思います。

私も過去にご指摘いただいたことを今でも覚えており、それから数年経った今でも常々意識してコミュニケーションを取っています。

下記の流れでお話していきますので、基本的なことではありますが、今一度振り返る気持ちでご覧ください。

今でも覚えている失敗談

私が20代前半の時に働いていた会社の上司からいただいた質問です。
その方は、当時入社間もない私にこんな質問をしました。

「疲れてる？」

そして私はこう回答しました。

「最近は・・、引き継いだクライアントとも増えて、その分タスクも増えてどんどんやることが増えてきているのでちょっと疲れてますかね。」

これ、もうアウトです。
全然ビジネスコミュニケーションができていません。
これに特段違和感を感じない方も一定数いるかと思いますが、コミュニケーションに厳しい人からすると『質問に正しく答えていない』と捉えられる可能性があります。

その方は私にこう返しました。

「俺は”疲れてる”か”疲れてない”かしか聞いてないで。別に何をやっているかも聞いてないし、なぜ疲れているかも聞いてない。YesかNoで答えて。」

今思えばおっしゃる通りで、今でもそのシーンを覚えています。
こういう小さな失敗経験を今でも覚えており、今でも常々『この人は何を聞いているのか』と意識してコミュニケーションをする癖がついています。

これができると何がいいのか

”じゃあ何がいいのか”ですが、相手が求める回答をいち早く出すことができ、よりスムーズなコミュニケーションの実現と下記のようなメリットが得られるようになるかと思っています。

• 無駄な会話が省かれ、短い時間で質の高い会話ができる

• 顧客の知りたい情報が端的に伝わり、顧客の意思決定スピードが上がる

• 報連相の際に必要な情報が過不足なく伝わり、メンバー間の不明点が減る

などなど・・（言い出したらきりがないぐらいメリットがあります）

3つの基本形

そして『質問に答える』ことができるようになるための形として、下記の形を常に意識していただくと、自然と身についていくかと思っています。

1：Yes or No で答えるべきかの判断

まず、質問をいただいた時に「これはYesかNoで答えるべき質問か？」を考えます。

例えば、先ほどの「疲れてる？」もそうですが、英語で言う『Do』から始まる文章です。

• 「明日って10時集合？」

• 「恋人いますか？」

• 「動物は好きですか？」

このパターンだなと思ったら、何か話したくなっても、まずは”Yes or No”を真っ先に答えてください。

2：選択肢のどれかを選ぶパターン

次に、選択肢のパターンです。これはわかりやすいですが、

• 犬と猫どっちが好きですか？

• Aという考え方とBという考え方があるかと思いますがどちらですか？

• 恋人に求める要件として、学歴・年収・顔のどれが一番大事ですか？

など。
これに対しては、仮に他の選択肢（例えば恋人に求める要件の一番大事なのが”優しさ”だったとしても）があったとしても、まずは、『この選択肢で行くと〇〇ですかね』と回答してください。

そして、補足としてその後に『けど、選択肢にはないけど、私は〇〇だと思っています』とか、『〇〇な考え方もあるかと思うけど、その選択肢で聞いた理由は何ですか？』などと深堀してみてください。

選択肢を出されたらまずは選択肢の中から回答して補足があれば補足する。

3：オープンな質問には結論から回答

最後に、5W1Hを使う系のオープンな質問です。

• 今日は何が食べたいですか？（What）

• そのかばんってどこで購入しましたか？（Where）

• そのパソコンっていつから使ってますか？（When）

など。
これに対しては、まずは”結論”から話してください。
1つ目の質問には「ラーメンです」、2つ目には「ブランド〇〇の〇〇店です」、3つ目には「3年前です」という風にです。

そして、その理由をつらつらと話す方もいますが、ビジネスコミュニケーションにおいてはそれすら必要がない時があります。

「ん～。ラーメンかな？最近あっさりしたものが多くて、今日はちょっと重ためのものが食べたい気分～」

いや、何が食べたいか聞いただけで、誰もあなたの最近の事情やラーメンが食べたい理由を聞かせてくれなどとは言っていません。

ここでのポイントは、『オープンな質問か？の判断』と『結論から話す』です。

まとめ

このように、ビジネスコミュニケーションにおいては、『今は何を聞かれているのか』『どのような回答を相手は求めているのか』を気を付けるのは非常に重要です。

『自分が話したい事』は2の次ぐらいに思ってください。

そして、できているつもりでも意外とできていなかったり、意識しないと無駄なものまで話してシンプルに話が長くなる可能性があります。

私自身これからも意識し続けることではありますが、端的に必要なコミュニケーションを必要な分できるようになると、生産性も向上していくかと思っています。

(最後に)私の投稿テーマ

『イキイキと生きる人を増やす』をテーマに発信をしています。

人間関係や仕事での”不”、日々のストレスは、もしかしたら『考え方』や『捉え方』を変えることで解消されるかもしれません。

私の記事が誰かの目に触れ、考え方が変わり、イキイキと生きる人が増えることを願って活動を続けています。

他にも仕事や人間関係における考え方のヒントになる記事があるかも知れませんので、興味がある方は他の記事も見てみてください。