はじめに

「『デザインはセンスじゃない、知識の蓄積だ！』ってよく言うけど、ミーティングも上手な人の真似をすれば上手くなるのでは？」と思い、上手な人を観察して見えてきた共通点をリストアップしてみることにしました。

「ミーティングのやり方」なんて学校で教えてもらった覚えはないのに、仕事となると何かと発生するミーティングの機会。苦手意識を持つ方も多いのではないでしょうか？
そんなみなさまに、私の周りのデキる人たちの特徴を共有したいと思います。

ミーティングが上手な人の特徴

そもそもミーティングが上手ってなんだ？って話ですが、ここでは「一緒に出席すると気持ち良く議論が進む」ということを基準として、その人たちの特徴を具体的に書き起こしてみました。

01. とりあえず肯定する

発言に対して「たしかにそうですね〜」「すごい良いと思います！」の一言から返答してくれる人。逆の意見を持っていたとしても、初手では絶対に否定しません。
ミーティング（特に大人数の場）で発言するのってすごく勇気のいること。意見の出しやすい雰囲気作りに肯定・共感の言葉は必須ですね。

02. 難しい内容を簡単な言葉で例える

参加者が理解できてなさそうだな、という雰囲気を感じ取った瞬間に、小学生でも分かる言葉で言い換えたり、他の実例を引用したりしてくれる人。
その例え話の引き出しはどこから？！と毎回感動します。

03. 話がそれたら軌道修正する

議論している内容が細かくなりすぎたり、間違った方向に進んでいった時に「一回、今何決めなきゃいけないのか整理しましょうか！」と提案してくれる人。
常に視界の中にミーティングのゴールが見えていて、議論が正しいベクトルで進んでいるのか客観視できているんだなと思います。

04. 固くない言葉遣い

ほどよくフランクな言葉で話す人。
固すぎる敬語やガチガチの専門用語を使わず、カフェで世間話をするようなテンションで喋ります。でもゆるいのは雰囲気だけで、議論はしっかりと進めるのがすごいところ。

05. その場で確認できることは会議中に確認する

会議中に発生した確認事項について、その場でパパッと確認して会議終了までに教えてくれる人。
できる人は仕事が早い！後回しにしない！（教訓）

06. ネクストステップの提案をしてくれる

議論がまとまってきた頃に「じゃあ次は何すればいいんだっけ？」を忘れずに言い出してくれる人。
この一言がないと、プロジェクトが宙ぶらりんになってしまいます。

07. タスクの担当者を明確にする

ミーティング中に発生した確認事項や宿題事項について、誰がボールを持つのかを適切な人選で割り当てる人。
特に「〇〇さんこれ得意そうなのでお願いしちゃってもいいですか…？」とか言われると、お願いされた側もハッピーに引き受けられちゃう。

08. 笑顔で話してるっぽい声色

絶対に怒っていないことが声から分かる人。圧を与えない言い回しや語尾を自然と使いこなしています。
リモート会議だと特に重要なポイントですね。

09. 話を遮らない

相手の発言はきちんと最後まで聞いた上で、それを踏まえて発言をしてくれる人。
リモート会議では発言のタイミングが被るアクシデントもしばしば。そんな時にも絶対に「どうぞ」と譲ってくれます。

10. 適切な間で相槌を挟む

「うんうん」「すごい分かります〜！」と適切なタイミングで欲しい相槌を打ってくれる人。
リモート会議だとちゃんと聞いてくれているのか不安になりがち。でもこの相槌を入れるタイミングが非常に難しいですよね。

11. 図や文字で整理して共有する

会話ベースのやりとりのみだと理解が苦しくなってきた時に、ささっとテキストベースで整理したり図解して画面を共有してくれる人。
頭の回転が速いかつ作業が速くないとできない対応です。

12. 沈黙を破って発言する

発言をしにくい内容だったり、議論が行き詰まったりして沈黙が発生してしまった際に、勇気を持って何かしらの発言をしてくれる人。
人数が多いミーティングこそ発生しやすい事象ですが、ファシリテーターを務める人にとって沈黙は恐怖。そこに救いの手が差し伸べられるとその人が天使に見えます。

さいごに

生産的なミーティングにするためには、ファシリテーターだけでなく聞き手のスキルも重要になります。
自分はこのミーティングでどんな役割を果たせているのか？を客観視しながら参加してみると良いかもしれないですね。

余談

私は緊張するミーティングの時はいつも自分のロールモデルのモノマネをするつもりで挑んでいました。（おすすめです）
そのロールモデルは身近な部署の先輩でも、偉大な上司でも、あるいは尊敬する政治家や芸能人でも良いと思います。
その人の持つ雰囲気や立ち回り方、言葉遣いなどを意識して演じることで緊張せずに堂々と話ができるようになるので、是非お試しください…！
※という私も修行中の身なので頑張ります！