前回の松村・佐藤ペアに続き、配信第8回は小松・武田ペアです。よろしくお願いします！

今回のテーマはズバリ「タスク管理」
皆さん、目の前の業務をただひたすらに、1個ずつこなしていませんか？
頑張っているのに終わらない仕事。
加えてどんどん山積みになる業務。。
まだまだ終わっていないのに次から次へとどんどんやるコトが増えていく。。。ああぁ…！
「もうあかん…ウチやっていかれへん…」
「僕も…もう無理や…」
心が折れそうな貴方にこそ、いま読んでほしい。日々、忙殺されている貴方も「タスク管理」を実践すれば今よりもきっと楽になるはず…！

タスク管理とは

タスク管理ってなに？

端的に言うと自分がやるべき業務を管理すること。そしてタスクとはプロジェクトや部署内で自分が担うひとつひとつの業務を指します。
営業職で例えるなら「クライアントへの訪問／提案のための資料作成・新規顧客に対するアポ取り」などがありますね！
タスク管理は日々の業務を円滑に、効率良く進めていくために、私たちが仕事をしていくうえで必要不可欠なスキルのひとつなのです。

タスク管理で得られるもの

まず、タスク管理が上手い人とはどういう人なのでしょうか？
納期を守れる人？作業効率が良い人？仕事ができる人？色々ありますね！
これらを一言でまとめると「スケジュール通り業務をこなし、一定の高いクオリティレベルを維持し続けることができる人」ではないかと私たちは思いました。
複数のタスクから「優先順位の割り振り→取り組む順番」を決め「それぞれの進捗状態を管理→スケジュールに沿って効率良く業務を進めていく」
これらはいわゆるセルフマネジメント（自己管理）でもあります。タスク管理を行うことで同時にマネジメント力も養うことができるのです。
自分のマネジメントが出来ていなければ、部下のマネジメントも難しいですよね。そのため、いずれ部下を持ちたい人にとっても「タスク管理」は身につけておきたいスキルであることが分かります！

じゃあ、どうすれば良いの？

タスク管理の大切さを知っていただいたところで、具体的にどうすればいいのか？以下の3つに分けてお話ししていきます。

1. タスクの可視化

2. タスクのボリュームの把握

3. タスクに正しい優先順位をつける

１. タスクの可視化

まずは自分がやるべき業務を紙に書き出し、リスト化します。
頭の中では分かっているつもりでも実際、手を動かして書き出すことで忘れていた業務が出てくることもあるのです！

次に仕事を細分化して、タスクに落とし込みましょう。
例えば「テレアポをする」という業務なら「リスト作成→トークスクリプト作成→実際に電話→改善点を見つける」など細分化できます。
抽象的なタスクは手をつけづらいので、できるだけ具体化するのがポイントですよ◎

 ▶︎ タスクを可視化するメリット

可視化することで、タスク漏れの防止ができます。また「自分が今何をすべきか」「次は、明日は…」など先のことが見えやすくなるため焦らず余裕を持って仕事に取り組むことができるのです！
まずは紙に書き出し、視覚的に把握しやすい状態にしたうえで仕事に臨みましょう！
また、書くのが面倒であればエクセルもオススメ。個人でやる業務だけであれば問題なく管理できます◎これらを続けていくうちに「手を付けやすい仕事から着手していた」など、自分の仕事の癖や傾向がわかるようにもなります。傾向を把握する事で自分の行動を改善し、更に効率よく仕事を進められるようになるのです。

２.タスクのボリュームの把握

タスクを可視化しやるべきコトが分かったら、次はタスクを終えるために必要な時間・タスクのボリュームを考えていきます。現行のタスクをこなすために必要な時間を把握することはすごく大切！
過去の経験や類似タスクのボリュームを思い出しタスクにかかる作業時間を書いていきましょう。そのためにも普段から「タスクを遂行するのにかかった時間」を測っておくのがオススメです◎
作業時間の見積もりを大幅に超えてしまっているタスクに関しては効率化の余地があるかもしれませんので業務フローの見直しにも繋がります。
そんなコト考える時間すらないよ…（涙）と案外ここで躓く人は多いのではないでしょうか。その気持ち、マジで痛いほど分かります。でも騙されたと思ってやり続けてみてください。貴方のその行動がきっと未来の貴方を救うはず。

 ▶︎ ボリュームの把握をするメリット

タスクの可視化に加え、必要な時間・タスクのボリュームを把握することで優先順位の付け方や、業務スケジュールが組みやすくなり、効率的にタスクをこなしていくことができます！

３. タスクに正しい優先順位をつける

「タスクの可視化」「タスクのボリュームの把握」ができたら、タスクに優先順位をつけていきましょう。
具体的には「納期から逆算して各タスクの実施日/期日を決める」
「誰かにお願いする作業がある場合や、トラブルが発生することを考慮し、余裕を持ったスケジュールを組む」など。全体像を把握したうえで優先順位をつけるコトがポイント◎
チームで行うプロジェクトだったり、複雑なタスクだったり、仕事をしていくなかで人の手を借りるコトもあるはず。自分だけでなく複数名が関わってくる場合は特に！正しい優先順位をつけるコトがお互いに気持ちよく働けるコトに繋がるのです。

 ▶︎ 優先順位をつけるメリット

優先順位を明確にすることで、常にゴールを見据えて業務に取り組むことができます。また、緊急度の高いタスクを見極めやすくなり、納期や業務の重要度などを考慮するコトもできるようになるため、どんどん効率良く業務を進めていくことができます！

まとめ

1. タスクの可視化

2. タスクのボリュームの把握

3. タスクに正しい優先順位をつける

上記3つを行ったうえでスケジューリングをしていけば、効率良く業務を進めることができるようになります。
タスク管理をして業務効率化を図ることで、業務のクオリティを高めることにつながり、結果的に部署や企業の生産性を上げることにも繋がるのです！
また、何かしらのトラブルが起きても、
「スケジュールの再策定」「リカバリーする道筋」
「必要な時間を的確に導き出す」コトができるため
セルフマネジメントもできるようになります。
そのうえで、メンバーの助けを得たり、反対にサポートすることもできるのです。

いかがでしたか？このように「タスク管理」をするコトでこんなにも多くのメリットに繋がるのです。最初は大変かもしれません。ですが今の貴方の行動ひとつで未来の貴方を救うことができるのです。
良いコトだらけのタスク管理術、ぜひ実践してみてくださいね◎
この記事を読んだ貴方が少しでも仕事を楽に進められますように。

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