こんにちは。神戸の結婚式場でマーケティング部に所属しているこーへいです。

今回は「会議のスピード感を上げる方法の話」について書きます。先日急遽開催した部長と創造くんと新メンバー（名称：広報さん）の会議にてスピード感が心地よかったので、その理由をnoteに書きます。

それでは深掘りしていきましょう！
（約2,000文字 / 4分で読めます）

・目的意識を明確にする

まず始めにやるべきことはこの会議の目的やゴールはどこなのか？を全員で定義、共有することです。そしてできればホワイトボードやスプレッドシートなどの全員が見れる議事録に記載することが理想。

なぜ書くのか？というと会議では話が進むにつれて、「今後どうやっていこう？」「それとは別で〜」とどこかのタイミングで話がだんだん逸れてしまうとき、いつでも振り返れるようにするためです。これまでの会議を振り返ったときにこの状況を経験した人は私だけではないはず。そしてその逸れた路線を自分より役職が上の方の場所で提案することはかなり無理のある話です。（たまにどんな人にても言える人がいますが、ごく少数のため今回は割愛しますね）

もちろん話は逸れることは悪いことではなく、アイデアを深めるために時には必要なことではあります。
ただ会議の時間は限られているため、始めに全員が認識して、常に全員が目で見える場所に書き、意識してもらう。そうすることげ目的達成のためにどうするのか？を逸れることなく進めることができます。あとは話をまとめるのが上手い人、もしくは会議のメンバーに合わせて話の流れを変えることができる人を押さえておくとよりスムーズも良いかもしれません。

・その場で解決する意識を持つ

そしてタスクや確認事項は後日ではなく、できれば会議の場で確認して共有する意識を持つこと、もちろんその場で決めることができないことが多いので、この「意識する」ことだけでいいんです。例えば他部署のメンバーや上司に確認が必要な場合、チャットや直接電話してその場で確認するという1つ行動すること（ワンアクション）を全員が実践します。そこで返事があれば次のステップへ進むことができますし、返信がなければ後日確認すればいいだけなので確認先にも特に影響があるわけではありません。

ただワンアクションすることで、今話していたスケジュールやアイデアは実現可能なのか？が全員にその場で伝えることができ、修正があればその場で再度全員で検討することができる、これがめちゃめちゃ大事なことで、全員が同じ場所で話した内容をそのまま最後まで話し終えることってあまりないんですよね。特に全体会議だと色んな議題もあり、保留案件も多々あります。

今回だと各自がその場で連絡することで、全体のスケジュールをその場で全て決めることができました。このスピード感は心地良かったな•••。

またタスクの後日確認は多ければ抜け漏れが発生してスケジュールに支障がでる可能性もあるので、極力その場で解決するに越したことはない。もちろん全ての会議でできるわけではありませんが、この意識があるり、ワンアクションの数が多いほどスピード感にかなりの差が生まれます。またタスクや確認が少ないということは、未来の自分時間も減らさなくて良いため、他の仕事に集中することができるためおすすめです。事実、私も先週のタスクはゼロなので、そもそも抜け漏れするタスクがありません。

・全体のスケジュールを確認すること

目的に合わせて議論して、タスクも減らすことができた・・・で終わりではなく、最後に必ず全体のスケジュールを全員で確認します。そのときには会議で出たタスクや議題も一緒に確認して、誰が・何を・いつ行うのかも明確にしましょう。「何回も確認するのは・・・」と思う人もいるかもしれませんが、人は1回伝えただけでは忘れます。これは私の考えですが、一度伝えたからといって全員が覚えていることはまずありません。何度も何度も言葉や表現を変えて伝えることで初めて伝わります。なので会議でも必ず全体のスケジュールの中で各自のタスクを伝えて、いつまでにタスクを完了させるのか？の期限を伝えましょう。

またそこで注意するのが、わかりやすく説明すること。その会議でもあったのですが、創造くんが説明している際に「〇〇ってどういうこと？」と部長から質問がありましたが、こうして質問してくれるならまだ良い方。きっと人数が多ければ多いほど質問できないため、わからないことがわからない状況で進んでいる人がいるはず。特に部署を超えて話をする場所だと尚更です。誰が聞いてもわかるよう、専門用語を使わず説明することで全員の共通認識を合わせて、最短距離で進めることができます。

今回のメンバーでの会議はあるので、気づいたことはnoteに書いていきます！

最後までお読みいただきありがとうございます！
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それでは！

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私についてはこちらのnoteをご覧ください。

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