ビジネスで成功するためには、
さまざまなスキルや知識が必要になる。

しかし、それらと同等に大切なのが
仕事に対する姿勢や向き合い方だろう。

メールやSMSなどで
企業の経営者や役員と交流する際、
彼らのレスポンススピードは異常なほどに早い。

圧倒的なスピードで即時にレスポンスがある。
所謂、「即レス」。

仕事がデキる人は
本当に即レス率が高いと思う。

今回は「即レス」がもたらす
3つの効果について考えてみたい。

クライアントからの信頼を勝ち取る

ビジネスにおいて
クライアントは最も大切な存在。

クライアントは自分の時間とお金を使って
商品やサービスを利用してくれる。

そのためクライアントを待たせることは
信頼を失い、ビジネスチャンスを失うことにつながる。

購入を検討している商品の
問い合わせをした際に返答に3日掛かると、
もう買わないだろう。

それが10分程度で回答が得られたなら、
気持ちよく買い物ができるのと同じだ。

即レスの効果はクライアントやお客様が
不安や疑念を抱く時間を短くすること。

それらがすぐに解消できることによって
信頼を得ることに繋がる。

ここで間違えて欲しくないのが
レスポンスの内容。

しっかり事実確認をした回答を
即座にレスポンス出来るのが望ましいが
オペレーション的に難しいことも往々にしてある。

その場合は
「問い合わせ内容を確認した」という
一次回答でも良いからクライアントやお客様に
間を空けずに即レスした方が良いと思う。

即レスを習慣づけることで
「仕事や対応が早い」
「信頼できる」
という印象を与えることができる。

それと同時にビジネスチャンスを失うリスクを
減らすことも可能だ。

チームやメンバーの生産性を高める

ビジネスは個人プレーよりも
チームプレーの方が大切。

チームのメンバーとのコミュニケーションや
仕事の取り組み方によって
パフォーマンスは大きく変動する。

ピラミッド型のチームでチームリーダーが
メンバーからの確認依頼に対する
レスポンスが遅いとどうなるだろう。

そのチームは
指示待ちのステータスの業務が増加して
歩みの遅い、鈍足なチームになるだろう。

プロジェクトの進捗が遅れるだけではなく、
メンバーの時間やリソースが
無駄に消費されてしまうことも懸念される。

メンバーからすると、
上司からの返答が時間が掛かっていると
自分の仕事が評価されていないと感じて、
モチベーションが下がり、
メンバーの業務スピードも低下する。

この非効率スパイラルを回避する為にも、
メンバーからの報告や相談、確認依頼などは
即時決裁できるレベルの内容は
即レスで回答した方がベター。

具体的には、
メンバーからの相談や確認依頼に関して
自身で検討する場合や上長確認が必要な場合は
それらの完了予定を即時に伝えて、
その間に進めることを指示する。

さらに、相談や確認依頼の内容についても
この粒度の事柄は自分で考えて進めるように、
この粒度からは相談や確認するように、
と、ボーダーを明確にする。

そうすることで、メンバーは
「確認が必要な事柄」の定義が明確になり、
両者ともに仕事の効率化につながる。

即レスを習慣づけることで、
部下が確認待ちになることを防ぎ、
部下のモチベーションを高めることができる。

エラーをヘッジして余裕を生み出す

記憶は24時間後には約70%も忘れてしまうと
言われるほど人間は忘却の生き物。

大半のことは翌日には忘れている。

クライアントやメンバーからの
メールやチャットは毎日大量に届くもの。

特に立場がマネージャーなどの管理職の場合は
その量の多さについつい後回しに
してしまうこともあるだろう。

その中に非常に重要な物も紛れてしまい、
レスポンスが漏れて大失態に繋がるケースも
よくあること。

そのリスクを即レスはヘッジできる。

先述した通り、確認や検討の有無を問わず
まず一次回答だけでも即レスする習慣を
身につけておくと良い。

重要な案件に関しても即レス時に
カレンダーやToDoリストにタスクを
入れ込むことで忘却を回避することが出来る。

副次的な効果として
レスポンスを早めることは
心理的な余裕も生み出してくれる。

自分が持っているボールの数を抑制することで自身がやるべきタスクにしっかり集中できる。

レスポンス漏れのリスクをヘッジしながら
仕事に集中する一石二鳥のスタイルが
生産性の向上に繋がる。

まとめ

即レスを習慣づけることで、
クライアントやメンバーからの信頼を
獲得しやすくして、さらにリスクを
ヘッジして仕事の効率化も図ることができる。

アメリカの調査だが、
89%の労働者は日々の仕事において時間を
無駄にしていると自認しているそうだ。

自分だけではなく
クライアントやメンバーも含めて
時間を無駄にしない働き方の一つとして、
即レスは欠かせない習慣だと言えるだろう。

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