こんにちは。

今日は気分を変えて私がやっているスケジュール管理術をお話したいと思います。

少し前は、自分のやらなくてはいけないこと（タスク）の管理や順番を考えるのがめちゃくちゃ苦手で、たいていイベント前などは大慌てで準備をしたものでした。
それが、あるタイミングで非常に楽になった、という話です。

タスクをためないルールを決める

わたしが決めているのは、「５分で終わる仕事は今すぐやる」「今すぐできない仕事は、いつやるかを決めてカレンダーに入れる」。この２つだけです。

この二つを徹底すると、自分が持っている時間をかなり有効に使えるようになった実感があります。

基本的に「やらなくてはいけないこと」は書き出して順番を整理するというのが鉄則です。
そこに、わたしの場合は時間軸を追加します。いつやる、というのを決めることで「今やること」に集中できるのです。

Googleカレンダーを使いまくれ！

わたしのGoogleカレンダーは、ほぼ毎日予定が入っています。
日によっては1日に５つ以上の予定が入っています。

もちろん「予定」としてカレンダーに登録するということをしているんですが、「やろうと思っていること」もすべてカレンダーに登録しています。

例えば、誰々さんにアポを取るとか、打ち合わせの場所を決めるとか、テレビを見るとか、ルンバを動かすとか、予定とTODOリストをすべてカレンダーで管理している状態です。

GoogleカレンダーはスマホでもPCでも予定の追加や管理が非常に楽で、設定すれば予定の開始時刻を通知で教えてくれます。
自分で記憶するのは限界があるし、それならもうすべて自分の脳みそには入れない、と徹底する。
自分の記憶力をわたしは信じていないので、「あ、あれやっておかないと」と気づいたときにすぐにスマホからカレンダーに登録します。

もちろんほかの予定もすでにカレンダーに入っている状態なので、自分はいつのタイミングに時間があって、隙間時間はどこにあるのかも把握できます。それを確認しながら「このタイミングでこれはやっつけよう」と決めることができます。

そしてそのタスクをやる予定の時間が来たとき、自分は余裕をもってそれを達成できる状態であるはずというのがある程度わかっているので、「やるべきこと」と「やりたいこと」が比較的あきらめずにこなせるようになりました。

Googleカレンダー小ネタ

Googleカレンダーはカテゴリを分けて、それぞれ別の色を使って表示することができます。
わたしは仕事用・プライベート用・家族用の３つに分けていて、家族用のカレンダーは家族も確認・編集できる権限が付与されています。

たとえば仕事の業務としての予定は仕事用カレンダー、自分だけが把握していればいいことはプライベート用カレンダー、職場の飲み会などは家族にも把握しておいてもらいたいので家族カレンダーというような色分けをしています。

家族用のカレンダーは共有カレンダーなので、家族内の連絡事項や不在な日、荷物の受け取り予定の時間などを入れておくと便利に使うことができ、いちいち確認しなくても情報共有ができるので、ある程度の報連相を端折ることができます。

大切なのは「思いついたときに予定を入れること」。思いついてから５分以内にできることをやるだけで、かなりスケジュール管理の効率化ができます。

参考にした本

この考え方は、勝間和代さんの本に影響された部分が大きいと思います。
おそらくこの本。

かなり前の本なのでテクノロジー的には少し古い情報ですが、エッセンスはそのまま生かせるはずです。

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