毎月最終木曜日のお昼にNPOの広報関係者がゆるやかに集うオンラインランチ会。11月も世話人同士で雑談していました。

世話人のひとりが、地域のNPO向けに「GoogleFormの使い方講座」の講師として登壇するという話に。地方のNPOなどでは、まだまだ「電話」や「FAX」がイベント受付のメインツールだったりするので、このような講義にもニーズがあるようです。

まだ慣れていない一般市民の皆さんに、GoogleFormについてどこからどこまでお伝えするとよいのだろうという話から、「これに気を付けて作ると便利」「こんなこと聞かれたことがある」「こんなミスに出くわしたことがある」など、いろんなお話が出てきたので、それらをいくかピックアップしてまとめたいと思います。地味～なお話ですが、お付き合いくださいませ！

便利な使い方：アンケートのタイトルのつけかた

地味な話で恐縮ですが、GoogleFormを使うときに、深く考えずにアンケートタイトルを作ると、数が増えたときにどれがどれかわからなくなりがちではないでしょうか。

• 「アンケート」「申し込みフォーム」などと、他と区別がつけづらい名前を付けてしまうと、数が増えたときにどれがどれだかわからなくなってしまうことがあるので「●●についてのアンケート」「（イベント名）の申し込みフォーム」などと名前を付けるとよい

• 総括アンケートなど、年度ごとに新しいフォームを作っていきそうなときは、タイトルの頭に「2023年度●●アンケート」などとしておくと、過去のアンケートを間違って使うリスクが減るのでは

といった、地味な共有がありました☺

便利な使い方：Googleスプレッドシートに連携して様々な集計をしやすく

（みなさんご存じかと思いますがいちおうシェアします）
Googleフォームは管理者画面で自動的に回答を円グラフを生成してくれる機能がありとても便利ですが、一方で「複数選択」も円グラフになってしまったりと、グラフの種類までは指定できません（2023年12月現在）。
また、クロス集計など複雑な集計をしたいときもあります。

そんなときは、管理者画面で「回答」タブを押し、「スプレッドシートにリンク」をクリックすると、回答をスプレッドシートにも蓄積することができます。スプレッドシートのデータはいつでもDLもでき、好きに集計することができます。

トラブル事例：フォームURLの送り方によっては開けないことも

続いて、地味なトラブルですができあがったGoogleFormのURLを他者に送るとき、FacebookメッセンジャーでURLを送ると、相手の端末によってはリンク切れになってしまうことがあるようです。（世話人もこれまでに２～３回発生しました）

なので、たくさんの人にフォームを送るときなどは、「端末や環境によっては、リンク切れとなってしまうことがあります。その場合は、メッセージのURLをそのままタップ（クリック）せず、URLをブラウザのアドレス欄にコピー・貼り付けしてみてください」と掲載するようにしています。

トラブル事例：回答者に回答内容を送信する、が無効になることも

ログインして入力させる場合、またはメルアドを入力させるフォームの場合は、「回答者に回答内容を（控えとして）送信する」という機能もあります。
ただ、世話人の一人が数年前に体験したトラブルでは、数百人に回答してもらうアンケートで、一部の人に控えがうまく表示されないことがありました。Googleにも問い合わせをしましたが、その後修正されているかどうかはわかりません。
こういう事態に備えて、「アンケートフォームの中に」、アンケートについてのお問い合わせ先を記載しているとスムーズだ、という話もありました。

トラブル事例：誰でも回答が見えてしまう設定に注意①

つぎは深刻なトラブルですが、ユーザーに他者回答が見えてしまうということがあります。
管理者画面でデフォルトの設定をいじらなければ原則発生しないのですが、たとえば「結果の概要を表示する」とすると、回答終了後に他の回答者の回答がすべて閲覧できてしまいます。
（実際に、大手企業が個人情報つきでこれをやっているのを見つけてしまったことがあります…）

アンケートは複数人で確認する、回答完了まで確認する、という動作が必要です！

トラブル事例：誰でも回答が見えてしまう設定に注意②

また、回答者でなくても他の回答が見えてしまう設定もあるようです。
（どんな時にそれを使うのか謎ですが…）
ある団体も、アンケートのURLをシェアしたあとで、ユーザーから「自分も管理ができちゃうようで、他人の回答が丸見えなんですけど…」と連絡があったとか。

たぶんこれはフォームを開いて送信ボタンの右側にある三つの点をクリックすると「共同編集者」を選べるのですが、「ここでリンクを知っている全員」とすると、全員が管理者になってしまったのかと思います。

これまた、アンケートは複数人で確認する、Googleにログインしていない端末で確認する、という動作が必要です！

安心・安全を保障できるＱＲコード生成ツールとは…？

Googleフォームでフォームを作り、そのＵＲＬを紙媒体などで告知する際はＱＲコードが便利です。
「ＱＲコード生成」などで検索すると、生成してくれるツールはたくさんあるのですが、公共性の高い講座で「この生成ツールがおすすめです」と胸を張って言えるものはあるのだろうか？という話になりました。

たとえば悪意のあるＱＲコード生成ツールであれば、正しいＵＲＬに飛ばしているように見えて、じつは個人情報を抜くサイトに飛ばさないとも限りません。

参考:

じゃあ、どれがおすすめとして紹介できるのだろう…という話になったのですが、案外これが難しい…。
デザインツール「Canva」ユーザーであれば、QRコード生成が簡単・安全に生成できるツールが使えますが、Canvaを使える人ばかりではありません。

QRコードを発明した「デンソー」公式の作成サイトも、「EPSでもダウンロードできるし、ユーザー登録すれば解析機能がついてる！」と話題に上がりました。

さらに、解析結果をいくつかの権限別に共有できる機能もあるとか。
（結果閲覧にはユーザー登録が必須）

ただ、このアクセス解析機能を使う際には、QRコードを使う周囲にこの注釈を掲載してくださいとのこと。寄付チラシとかには警戒されそうで、そういうシーンでこの注釈を記載するのは厳しそうです…。

とはいえ、解析なしのQRをつくる分には安全安心そうです。

ーー

と、オンラインランチ会ではいつも特にテーマを決めず、そのときに気になったことや、みんなの情報や意見がほしいトピックで自由にお話しています。

初めて参加したいという方は、メルマガでURLとパスワードをお知らせするので、こちらのメルマガ登録フォームにご入力ください。
（登録後、認証メールが届きますので「メールアドレスの認証」をお願いします。認証メールが届かない場合は、入力アドレスのご確認・迷惑メールフォルダのご確認をお願いいたします）

＊＊＊
NPO広報友の会とは？
NPOの広報力を高めたい人・NPO広報に関わる人たちのサードプレイス。ゆるやかなつながりと切磋琢磨の場をつくり、ありたい未来に近づける力をチャージする集まりを目指しています。会のご紹介はこちら

世話人について
林田全弘（株式会社ガハハ デザイナー）：Twitter
槇野吉晃（認定NPO法人サービスグラント関西事務局／はしのまち映画会 代表）:Facebook
マキノスミヨ（ビッグイシュー・オンライン 共同編集長）:Twitter

世話人のイベント登壇予定
＊林田全弘
月2回実施している、Youtubeライブ。
最近は、Canvaのデザインフィードバックをライブしています。
https://www.youtube.com/design4npo