1.課題となっていた業務内容

「算定結果読み合わせ」

社会保険加入の従業員の等級が合っているか確認を行うのですが、
確認用のデータがPDFデータの為、Excelで通常確認用に使用している「VLOOKUP 関数」が使用できないことから、2人組で読み合わせをしてチェックミスを防止していました。

2.改善フロー

 
社内のITエンジニアがフローをヒアリング。
検証用にいくつかのPDF編集ソフトをインストールし、検討と比較を行いました。

PDFをExcel化し、VLOOKUP 関数で等級を確認するフローを構築し、
今まで16時間程かかっていた工数が、1時間に短縮されました。

3.今後の展望

今までPDFだから目視で確認するしかないと諦めていたものが、データ化することで自動処理できるようになりました。
自社の予算やフローに合った、PDF編集ソフトを導入で他の業務でも活用が期待できます。
4月1日入社者の公文書チェック、社保等級チェック。8月頃の算定戻り、賞与支払い届戻りなどです。

PDF編集ソフトを活用した業務効率化にご興味のある方は、
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社会保険労務士法人プラグマ
中井啓之税理士事務所