チームやグループで情報を共有したい場合、どういう方法を取るでしょうか？

今日では、電話や書面での伝達に代わり、WEBページ、電子メールやその他のメッセージアプリで共有する事が多いでしょう。多くの相手に手軽に情報を発信できるので、とても便利です。

今回の記事ではこれをもう一段お手軽にする、かんたんなシステムをGAS（Google Apps Script）で作ってみました。

このシステムは、小規模なグループで、情報更新の頻度も低めという前提なので、それほど実用的でないかもしれませんが、無料のサービスであるGAS（Google Apps Script）が、こんな用途にも使えるのか・・・と何かのヒントにしていただけたら幸いです。

よく使われる情報共有手段、WEBページと電子メールの長所と短所

離れた所にいるグループ内のメンバーに対して情報を共有したい場合、しばしばWEBページや電子メール（あるいは他のメッセージアプリ）が利用されます。

WEBページの長所は、固定したURLで表示されるページにアクセスすることで情報を共有できるので、受け手が最新の情報を、繰り返し確認しやすい点にあります。

しかし、WEBページの更新は特定の管理者が行う場合が多いので、WEBページの情報を何度も更新する場合は、情報を更新する管理者の負担が大変になる、という短所があります。また、誰でもページを閲覧できるので、閲覧制限をしたい場合は、その為の措置が必要になります。

他方で、電子メールやメッセージアプリは、特定の管理者に頼らず情報を発信し合えるる長所があります。受け手を選んで発信するので閲覧制限の措置も意識しなくて済みます。

しかし、互いに情報発信しあうと、スレッドが次から次へと流れてくるので、見返す時に最新情報が把握しにくい短所があります。

こうした双方の欠点を補う情報共有システムは作れないでしょうか。

メール発信するだけで管理者不在で情報更新できるWEBページをGASで作る

ここで、従来のWEBページと、電子メールやメッセージアプリの双方の長所を取り入れた簡単な情報共有システムをGAS（Google Apps Script）で作ってみました。

このシステムは、特定のURLにアクセスするだけでWEBページとして最新情報を閲覧できる一方で、掲載している画像情報については、特定のアドレスにメール発信して投稿するだけで、管理者を介さずに自動的に更新されます。

また、簡単なログインフォームを初期画面に設定しており、パスワードを入れて閲覧する様にしています。

題して「かんたん日報表示」としました。

このシステムは、以下の様な、WEBページとメッセージアプリの双方の利点を有しています。

・メール投稿するだけで情報をアップデートできる
・情報は特定のWEBページに掲載されるのでスレッドを探す必要がない
・簡単なログインフォームによる最低限のセキュリティがある

あたとえば、グループで花を育てていて、水やり担当が花の様子を都度メンバーに共有する、といったシーンなどに使えるかもしれません。

このささやかなシステムの機能を以下にご紹介します。

アクセス時：ログインフォームが表示される

特定のURLにアクセスすると、以下の様な簡単なログインフォームが表示されます。（以下のデモ画面ではあえてパスワード”（toko）”を文面に表示しています）

WEBページの表示

パスワードを入力すると、以下の様に、簡単なテキストと、画像があるWEBページが表示されます。

掲載画像の投稿

「日報画像送信」というタイトルで、GASのシステムがあるGoogleID宛てに掲載画像を添付した電子メールを送信します。

WEBページの自動アップデート

再びWEBページにアクセスすると、投稿された画像がWEBページに変わっています。（そのすぐ下には、直前の掲載画像が参考として表示されます）

投稿画像のストック

投稿された画像は、後で利用する場合に備えて、Googleドライブの特定のフォルダに自動的にストックされます。

以上、かんたんなシステムですが、機能のご紹介でした。

本システムはごくプリミティブなものですが、これを参考に個々のニーズによって機能を発展するしても良いと思います。

システムの詳細については、次の記事からでご説明します。

次の記事はこちら⇒

GASで簡単なWEBアプリを作ることができます。いくつかnoteの記事をkindleにしています。

スタンドアロンのプログラムと違い、WEBアプリはアマチュアにはサーバの用意などハードルが高いものでが、GASを利用することで比較的容易に作れます。

出来合いのコンポーネントを利用するサービスもありますが、自分だけのWEBアプリを手軽に自作してみたい方で、ご興味の方はどうぞ。

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