【GAS】Gメール投稿するだけでWEBページの掲載画像を更新できる、かんたん日報表示システム（2）～システム構成～

2024年4月11日 20:20

離れた所にいるグループ内のメンバーに対して情報を共有したい場合、しばしばWEBページや電子メール（あるいは他のメッセージアプリ）が利用されます。

WEBページは、固定したURLでアクセスできるので、受け手が最新の情報を繰り返し確認しやすい一方、情報を集約してアップする管理者の負担が大変になります。

他方で、電子メールやメッセージアプリは、特定の管理者に頼らず情報を発信し合えるものの、スレッドが次から次へと流れてくるので、見返す時に最新情報が把握しにくい短所があります。。

そこで、これらの手法のいいところ取りをした、かんたんなシステムをGAS（Google Apps Script）で作ってみました。

このシステムは、固定されたURLにアクセスしてWEBページとして最新情報を閲覧できる一方で、掲載している画像情報については、特定のアドレスに電子メールで発信して投稿するだけで、管理者を介さずに自動的に更新されるというものです。WEBページを閲覧制限するためのログイン画面も加えました。

今回は、このささやかなシステムの構成内容をご説明します。

GASで作ったシステムなので通信速度や通信量に制約があるため、小規模なグループで、情報更新の頻度も低めという前提でしか使えませんが、無料のサービスであるGASの活用のヒントとしてご紹介しました。

システムの全体像～GASでスプレッドシート、Gメール、Googleドライブを操作する～

GAS（Google Apps Script）はスプレッドシートのマクロ言語として紹介される事が多いのですが、Googleが提供するGoogleドライブやGメールなどの各サービスアプリを操作する機能も有しています。

今回の場合は、スプレッドシート以外のアプリ／サービスをGASによって操作します。

今回のシステムでは、以下のシステム／サービスを利用しています。

①Gメール・・・追加の画像をGメールで受け入れてストックするための窓口として機能します。

Gメールとして受信したメールの内、件名を「日報画像送信」として送られたメールの画像だけをGASで抽出して利用します。

②Googleドライブ・・・Gメールで受信したメールに添付されていた画像を、指定のフォルダに保存するために利用します。

保存フォルダ内のファイルは、GASによって調査され、後述のスプレッドシートでリスト化されます。

③スプレッドシート・・・日報に掲載する画像を「投稿一覧」というシートにリストの形で記録します。

シートのリストは、上の行ほど新しいファイル名になっています。

これらを利用するGASそのものは、どういう内容でしょうか。

今回のシステムでは、プロジェクトファイルの中に、2つのテンプレートと、3つのスクリプトを用意しています。

テンプレート①：LoginForm.html・・・最初にログインする時のWEBページです。

テンプレート②：INDEX.html・・・メインのWEBページ、つまり日報そのものです。

ここは、前述のスプレッドシートのリストの内、最も上にある画像ファイルと、その次の行の画像ファイルが表示されます。

スクリプト①：ログイン.gs・・・ログイン用のWEBページを表示し、ユーザが入力したパスワードを、続いて起動する日報表示用のスクリプトに引き渡します。

スクリプト②：かんたん日報表示.gs・・・ログイン用のスクリプトがから引き継いだパスワードが適切であれば、日報のWEBページを表示します。

スクリプト③：作品の抽出と保存.gs・・・Gメールを検索して、新たな画像ファイルがあればGoogleドライブに保存し、スプレッドシートのリストを更新します。

ユーザがアクセスしてから日報を表示するまでのフローを、一枚の図で表すと以下の様になります。ざっとした流れを順にご説明します。

GASのプロジェクトにアクセスすると、ログイン.gs内に記述したdoGet( )関数がまず作動し、ログイン画面用のテンプレートをWEBページとして表示します。
続いて、かんたん日報表示.gsに記述したdoPost( )関数を作動させます。

アクセスによって作動するこの関数は、プロジェクト内で1つしか宣言できません。

doPost()関数は、doGet()関数と異なり、URLからアクセスしたタイミングではなく、WEBページ上のユーザ操作（ボタンをクリックするなど）に応じて作動させるために使われる関数です。　

1連の処理をわざわざ分けて、ログイン情報が正しい場合のみdoPost()に記述した処理を進める様に、一種の関所として使っています。