前回に引き続き、#プロジェクト管理 について書く。

プロジェクトを進めていて、何よりも避けたいのが手戻り。ミスによるやり直しはある程度は避けられないけど、ちゃぶ台をひっくり返されるタイプの手戻りは非常に勿体ない。

例えば、3ヶ月後にイベントがあるとする。プログラムを考えて、日程を決めて、会場を押さえて、出演者との調整を始めて、企画書をコツコツ作り込み始めていったとしよう。

ある程度企画書が出来てきたので、上司にチェックしてもらおうと思って出したら、突如、「この出演者ではダメだ。別の人を提案してこい。」となってしまう。ここで、別の人の日程が会わなかったら、企画書は全て作り直しだ。

なぜ、ちゃぶ台をひっくり返されてしまうかと言えば、重要人物の合意形成をきちんとやっていなかったから。だから、プロジェクトが始まる段階で、誰にいつチェックしてもらうかを考えることは大切。

また、合意形成を図るときには、このタイミングを過ぎたらもう変更は効かない、という情報も合わせて伝えないといけない。

その時は良いと思っても、何か新しいアイディアが降ってきて、気が変わることもあるからだ。上司は悪気があって気が変わっているわけではなく、良かれと思って発案している。

また、実際には致命的な検討漏れがあって、それを水際で防いでもらったのかもしれない。だとしたら、検討不十分なままで進めてしまっている担当者のやり方が悪いということだ。

どちらにしても、後から手戻りが発生しないように、然るべき人にチェックしてもらう機会を事前に計画する、というのはプロジェクトを円滑に進めるために欠かせないのだ。

ちなみに、昔の自分がやりがちだったのは、自分の仕事が遅れてしまって、見てもらうのに値しない状態だと思って、レビューの日程をリスケしまくってしまうこと。

例えば、大口顧客への提案書作成を頼まれていながら、他の案件が忙しくて後回しにしてしまって、提案する日の前日夜までレビューがずれ込んでしまう、という事態がよくあった。

あとはご想像の通り、レビューの中で検討不十分な事項が多々発覚し、提案書の大枠から書き直しになり、翌朝までに直して再チェック、そのために夜は遅くまで仕事に臨む流れに。まさに自業自得としか言いようがない。

さすがに今はこの手のトラブルは減ったけど、今のキャパシティ以上に仕事が増えれば、同じ事態に陥りかける可能性はある。自分でも定期的に思い返して、肝に銘じなくてはならないなと思う。