こんにちは！red_です。
教育ベンチャーで塾やイベントのプレイングマネージャーを日々こなしている者です。

さて、今回は抜け漏れがなくなるタスク管理術を思考編と実践編の2部構成で書いていこうと思います！

なぜ、タスク管理が必要なのか？

仕事をしているとたくさんのやること（タスク）が発生します。
例えば、イベントの企画やスケジュールを考えたり、備品を用意したりと大きなものから、領収書作成や経費精算などの小さなものがある。
ここでタスクの最小値が領収書作成レベルまでしか浮かばない人は、タスク管理できない人の可能性が高い。
最近は社内やりとりにチャットツール（SlackやChatWorkなど）を使っている会社も多いだろう。なので、チャットでYes, Noで回答できるくらいの確認連絡が気軽にくることも多いが、これに返信するのも立派なタスクだ。

そう考えると、日々かなり大量のタスクが発生している。
それらを全て捌いていくのは大変ではあるが、一つでも捌けないと仕事をしている以上、人が絡むため、誰かしらの仕事の進行が止まってしまう。

自分の仕事が人によって進行を妨げられたら、ムカつくし、やる気を失う。特に「忘れてました」なんて言われた時には呆れてものが言えない。
反対に、指定した期日までに納品してくれる人は、信頼できるし、業務内容が変わっても安心して任せられる。

つまり、タスク管理ができる人は信頼されるのだ。

信頼されると何がいいか。
この人ならできるだろうと多種多様な仕事を任せてもらえる。その中で、自分がしたいものだけ選べばいいし、多少ミスをしても、この人でできないなら何か他に問題があったのかもと考えてくれる。
仕事は結果が全てという人がいるが、何かしら外部要因は生じるので、仕事の過程は評価の対象に入らないことはないだろう。
そんな時に、信頼されている人とされてない人だと評価や態度は全く違ったものになる。
（印象で決まると言っているようなものなのだが、実際にタスク管理ができる人は仕事もできるので結果もついてまわる）

タスク管理の前に知っておくこと

前置きが長くなってしまって、申し訳ない。

ここからタスク管理ができるようになる方法を書いていく。
まず、タスク管理方法をする上での大前提がある。

「人の脳の容量はそんなにない」

これは学術的な話がしたいわけではなく、そもそも頼まれたことを覚えていられるわけがないと思って仕事をした方がいいという話だ。
テレビとかである時間ないに出る複数の文字や数字を覚えて回答するような記憶力テストでも、全回答は難しいことを実感しているはず。
それに人間はシングルタスクだ。
文章を書きながら「次は領収書を作って、メールで送って…」などと考えながら作業は難しいし、そんなことで書ける文章は無意識で書いてるものなので、雛形をつくったり、ChatGPTに任せた方がいい。

なので、脳の容量はないと考えて、脳以外のところに記録するという考え方を持とう。
この考え方をもとに仕組み化していくのが大事になる。

タスク管理の仕組み化

タスク管理方法は立場や業務内容によって変わるが、ここでは一般的なタスク管理のステップから説明して、そこから仕組み化を考える。

タスクが発生した時に、まずやることはメモである。
付箋でもツールでもなんでもいいが、とにかく頭の中に保存するという考えは捨てよう。

メモをする際に必要なことは以下2点である。
・期日はいつか
・納品先はどこか

この2点をメモしながら自分の中で納品できるまでの道のりがイメージ出来なかったら、タスクの解像度が低いので、わからないことがあった時の確認先をしっかり把握しておく必要がある。

このメモをする意識ができたら、あとは仕組み化していく。
仕組み化で大事なのは、タスクに取り掛かろうとするたびに必ず見る場所をつくること。
そして、その場所はメモしたタスクが全て入っている状態であることが大事である。

もし、付箋で管理するのであれば、自分専用のホワイトボードなどに全て貼り付けて一覧かされている状態である必要がある（業務量増えると付箋は現実的でないのと、ルーティン業務もわざわざ付箋に書くのは時間的にもったいない）。

タスクを一覧化したら、あとは期日に向けて作業していくだけだが、ここでは締切ギリギリに取り掛かるということはしない意識を常に持つという胆力が必要である。

ここの胆力は鍛えるしかないとも言える。
1つ前の記事で書いた通り、仕事のプロになりたいなら期日の前に80%まで持っていくことは意識しよう。

タスク管理（思考編）のまとめ

タスク管理をする際には、脳の容量はないものと思い、別に脳みそを用意しておく。
そして、その自分の頭以外で管理するタスクは「期日」「納品先」を明示して、全てが必ずそこに集約している状態にすること。
作業する際には、管理したタスクを見直す意識と、期日直前に作業するという無謀なことをしない意識（胆力）をもつこと。

あとはこれらが達成される仕組みをツールなどを使って設計するだけだが、それは実践編で自分がしていることを紹介する。

余談

タスクの優先順位決めは色々なケースがあるが、基本的に「誰かに連絡する」タスクは早めに処理すべきである。
相手の返信が来るまでそのタスクは進行しない（＝自分でコントロールできない）ので、最優先と捉えるのが妥当だろう。

さて、ここからは実践編として、自分がどのようなツールを使って管理しているかをまとめていく。