この記事は「ウィルゲート Advent Calendar 2023」の 8日目の記事です。

はじめに＆記事の大まかな内容について

はじめまして、ウィルゲートでTACT SEOのカスタマーサクセスを担当している菅原と申します！
最近、新しく入ってくださった方へ業務の進め方とか、
依頼の仕方とかをFBすることも増えてきたので、改めてどなたかの参考になればと思い、記事を書くことにしました。

主に新社会人やインターン生の方向けの内容になるかと思いますが、
モチベーションを下げない依頼文面にするためのポイントを
私が依頼をする際にいつも意識していることを中心に
記載するので、どなたかの参考になれば嬉しいです！

ちなみに基本のスタンスは
どこまで
・相手が作業しやすい環境を作ることができるか（特にこれを推したい）
・重要性を伝えることができるか　
・共通認識をとりやすい状態か
の3点になるかと思います。
相手に時間をとらせる内容になっているほどモチベーションのメーターは
下がっていくと考えましょう。

①要件や何をして欲しいのかが最初に書かれている

結論が後半に来たり、依頼内容までの文面が長いと依頼を受けた側が結局何をして欲しいか分からん！ってなりがちです。
そうならないためにも「これをやってください！」を最初に記載すると良いかと思います。
例えば以下のような文面が来るととても分かりにくいです。

結局確認して欲しいことは「Ｂの進め方で良いか？」なので、
それを最初にすると何を判断して欲しいかが分かりやすくなります。

頭に思い浮かんでることや口頭で伝えようとしていることを、文面に起こすと意外と文章が多くなってしまうので、送る前にもう一度
「この文面を見た人が、理解しやすい内容にまとまっているか？」
を確認するようにしましょう！

②依頼を受けた側がすぐに作業に取り掛かれる状況を作れている

スプレッドシートなどのGoogle系サービスの作業の場合

スプレッドシートやGスライドでの作業依頼で起きがちですが
記入とか更新を依頼されたときに、どこを見ればいいかが分からないと結構やる気が落ちます。
（個人的な問題かもしれないですが、、、）

サクッとやってしまおうと思っていても、探すのが面倒で後回しにしてしまい、結局そのまま忘れてしまうということもあったり…（忘れる方が良くないなのはもちろんですが）

依頼するときは対象者ごとのフィルターを作ったり、
行やセルの範囲まで指定をして投げるまでできると
依頼を受けた側は作業者側は手間が省けますし、
依頼をする側もすぐに対応してもらえて期日遅れがなくなりますよね。

ちなみに共有したスプレッドシートのURLと作業して欲しいシートが異なるとかも割とやる気メーターが下に動きます。。

アプローチ依頼をする場合

アプローチ依頼を受けた側の心理としてありがちなのが、
アプローチ文面考えるのめんどくさい⇒後で対応しよう・・・
となることです。
勿論、文面を考えるのは手間かと思いますが自分が手間に思うことは、
相手にとっても手間に感じることなので、そういうものほど用意してあげると依頼を受ける側も動きやすくなるので期日遅れは発生しにくくなります！

③目的、重要性、期日が明確になっている

依頼の目的、重要性を伝える

全ての依頼が当てはまるわけではありませんし、それがないとやらない
という訳ではないですが、プロジェクトなどの長期タスクが発生する場合は、積極的に発信していきましょう！
ただ依頼をするだけではなく、依頼背景やそれが終わらないと次に進まないよ！ということを伝えることで、作業の優先度を上げることにつながります。

など全体感を伝えることで全体進捗を伝えるのもアリかと思います！

期日を伝える

文面の事前確認を依頼されて、投稿前の内容を確認した時に、
期日が記載されていないことがちらほら見受けられます。
いつまでにやってほしいかは明確に伝えるようにしましょう！
自分が思っていた期日までに対応してもらうのが難しいだけでなく、
期日が設定されていないものはどんどん先延ばしにされがちです。

期日がギリギリになってしまう場合は、
その期間での依頼になってしまう背景とごめんなさいの一言も伝えておくと
ネガティブな感情を抱かれにくくなります。

④どれを指しているの？という状況を作らない

リンクを送る

すぐに作業ができる状態という内容にもかかわりますが、
何を見たのかや、どのアカウントを見て欲しいのかなどの情報を
共有するときに相手に検索させる手間をかけないためにも、
依頼するときに一緒にリンクを送るようにします。

先んじてリンクを送ることで
何をみましたか？⇒これをみました！
の余分なラリーを防ぐことにもつながります。

画像や動画などを使う

共通認識という点では画像や動画キャプチャなどの
ビジュアル化されているものも有効です。
文面だけでは相手に中々情報が伝わらないので、
キャプチャを送るとすぐに共通認識をとることができます。

依頼という話とはずれますが、画像を使うのは
お客様へ情報を伝えるときにも、
反対にサービス利用中のエラーなどを伝えるのにとても便利なので
画像を使って情報を伝えるということもぜひ検討してください！

私は前職でソフトウェアのサポートをしていましたが、
画像がないとどんなエラーが起きているか把握することが難しく、
確認メールのラリーが何度も続くということもありました。。。

補足事項は先に伝える

例えば資料作成や修正の依頼を行った際に
作成（修正）したのでご確認をお願いします！
という文面と一緒に添付ファイルを送られてくることがありますが、
そういう場合、大抵は1回で
「問題ないよ！作成ありがとう！」
となることはなく、
懸念事項や事前に伝えられていたことへの補足情報も一緒に伝えておかないと
「●●についてはどうなっているの？」
「××って話をしていたけど問題ないの？」
といった確認作業が発生してしまいます。

意図してそのアウトプットにしているのであれば、
補足情報を先に伝えて確認の手間をかけさせないようにしましょう。

※そもそも新規で作った資料が全く問題ないというのはほぼないので、
確認事項が少しでも減るようにすると確認依頼を受けた側の負担も減ります
あとは事前確認を丁寧にやっているほど直しは入りにくいです

ちなみに私も上で書いたような確認依頼を過去に結構行っていましたが、
確認する側になってみると資料作成依頼時に、
「作成したので確認お願いします！」
だけの文面が来るとちょっと不安だったりします。。

また、資料の修正時もどこをどう修正したのかが分からないと、
資料作成の依頼者が確認するときにかなり手間がかかります。

修正した対象や範囲とそれをどう修正したかを事前に伝えておくことで、
余計なページをチェックする手間がなくなるのでぜひやって頂きたいです！
反対に修正したのでご確認お願いします！だけだと辛いです。。。

⑤ときには口頭ですり合わせる時間を抑える

（文面じゃないじゃん！！と思った方、ごめんなさい。）

内容確認時や疑問点について、長文のやりとりが続いてしまうと
どんなに文章に気を付けていても意図が伝わりにくくなってしまい、
確認が手間に感じてしまうこともあります。
おまけに意図を汲み取ることができないと、
メッセージのラリーの工数がいたずらに増え、互いに疲れます。

テキストコミュニケーションだとお互いの真意が伝わらなかったり、
相手が何を伝えたいのか、どういうアウトプットイメージなのかが
どうしても伝わりにくいんですよね。

時間を抑えるのにはちょっと抵抗が…と思う方もいるかもしれませんが、
実はテキストをまとめる⇒送るのラリーを繰り返すよりも
画面共有をしながら、15分程度口頭ですり合わせる方が早い！ということも多くあるので、意図が伝わりにくいな、文章では説明しにくいな…と思ったらカレンダーを抑えることも検討しましょう！

まとめ

記載した5つの内容以外にも気を付けるべきことや、
こうするといいよ！みたいなものはありますが、
特に私が意識しているものを記載しました。

もし参考になる情報があったのならとても嬉しいです　: )

本題とはずれますが、私はテキストコミュニケーションをとるときに
「見た側がエフォートレスな状態な内容なのか？」
というのを結構意識しています。

お客様対応で言うと、マニュアル動画を送るなら動画を送るだけではなく、
何分ごろの内容なのかを一緒に記載したり補足を入れる、
作業手順を送るのであれば、各ステップごとに
gyazoを使ってそれぞれどういう状態になっているかをわかるようにする
などです。
こういう小さい積み重ねでポジティブな言葉を頂ける機会も多くなります。

社内コミュニケーションでできないものは社外でもできない
（逆もまたしかり）
だと思うので、ぜひ人に依頼をするときに
「分かりやすく手間をかけない内容なのか？」
ということを意識してみてください！

「ウィルゲート Advent Calendar 2023」はまだまだ続きます！
次は岡本さんの「 社会人半年で学んだ3つのスタンス」です。
同じく新社会人やインターンの方の参考になる内容かと思いますのでぜひご一読ください！