あさイチで紹介された「RPA女子プロジェクト」が有名になっていますねー！私も、子どもが出来た時は在宅でしようと思いました。そういう環境が整い始めている程に、世の中で求められているのだと思います。

さて、今回はこのブームに乗って会社でRPA導入だ！と言われ、そんなこと言われても何したら良いか分からん・・という人のために「はじめの一歩の踏み出し方」を私の経験則ですがお伝えしようと思います。

一番初めに行う最も大事なこと

はじめの一歩は、とても単純。
「業務の洗い出し」から始めることが何より大事です。

RPAは何でも出来るからこそ、どの業務でどう使うかという設計を事前に行うことが鍵になってきます。そのために、ご自身やチームで持つ全ての業務を知っていると組み立てやすくなります。(思いもよらない、こんな業務があるの！と新しい発見がいっぱいです)

また、洗い出しを事前に行うことで、担当者としては「あんなことも出来るな・・」「こんなことも出来るな・・」とワクワクしてきます。そして、なんと！事前に業務の洗い出しをしておくことで、自動化対象業務のリストが出来るため「業務改善インパクト」を算出でき、「経営者への交渉」や「予算取り」の材料として活用できます。

オススメ！業務洗い出し方法

私が試行錯誤の上、実施した3つの方法をご紹介します。

1つ目、「BPMシート」をメンバーに記入してもらう。
Business Process Managementという「業務フローの整理、分析、改善」の意味を持つ言葉があるのですが、その一環で使われるシートがあります。例えば下記のよう形で記載いただければ、「何に」「何時間」かかっているかを抽出できます。

この方法の弱点は記入者が直近1ヶ月の業務を自ら振り返って書く必要があるため、集計結果は正確性に少しかけます。月時間計算してもその人が本来働いている時間と全然足りなかったり、この人のやっていることこんなもんだっけ？となったので、次の方法を考えました。

2つ目、「toggl」という業務計測ツールを使う。
調べた中でもtogglが、とても優れているなと思っています。
アドオンが設定出来て、業務開始と終了時にボタンをポチッと押すだけで業務の計測が出来ちゃいます。レポートも詳細に出るので、業務をデータで分析することが出来ます。

この方法は、1つ目よりも正確性が高いです。(押し忘れとかがあるので、多少ずれますが・・)ただ、導入前のマインドセットが大事だと思います。目的や導入の意図を事前にメンバーに伝えておかないと「何でこんなめんどくさいことしないといけないの」「なんか監視されているみたい」と思われがちです。そのため、まず自分がやってみて良いな、使えるなと感じたらメンバーにもお願いすると良いデータが得られるのではないかと思います。

3つ目、「ワークショップ」or「アンケート集計」をする。
会社で、RPAについてプレゼンして！と言われた時にただ話すだけじゃなく、聴衆者が自分事化出来るようにしたい＋業務抽出を同時にすること、を目的に下記のシートを作成しました。

この方法は、その場10分ぐらいで書いてもらうので、荒いけれど浅く広く情報が取れるのが利点です。他部署とかを巻き込んで実施すると、自分では想像つかない業務も出てくるので良い発見になります。

3つとも、それぞれ利点と弱点があるのでご自身の会社に合ったものを使い、まずは業務改善の対象となる業務の抽出からぜひやってみてください。

次回は、「業務洗い出しで集めたデータをどう活用するのか」について話をしようと思います。お楽しみに！