この記事を読んで欲しい方

Googleワークスペースを企業DXに導入したが、上手く広げられていない方
Googleワークスペースを導入しようと考えてる中小企業の方
無料のGmailやクラウドアプリだけ使っているテレワーカー
GIGAスクールなどでGoogle for Eduを導入している学校

①稟議・承認ページの作成

前回に引き続き、稟議・承認のページをマイサイトに作っていきます。
いつものように、マイサイトを編集画面にして、ページ＞＋クリック＞新しいページを選択し、ページの名前に「稟議・承認」と入力して、完了ボタンを押します。
見出しの画像も変更しましょう。画像を変更＞選択＞検索＞STAMP（茶色選択）で出てきた印鑑の画像を選択します。
公開ボタンを押して、サイトを一旦保存しましょう。

②機能アイコンでフロー図を作る

機能アイコンのフロー図は、管理ページで作成したので、それをコピーしてきます。

稟議・承認ページに貼り付けます。

③機能アイコンの配置

全体のフロー図を確認しましょう。

まず、①のテンプレートの呼び出しを作ります。
アイコン画像をスプレッドシートに変更し、リンクにテンプレートのURLを入れます。

https://docs.google.com/spreadsheets/u/0/?tgif=d&ftv=1

次に、ワークフローフォルダの呼び出しを作ります。
アイコンをGoogleドライブにして、リンクはワークフローフォルダのURLをを入れます。

https://drive.google.com/drive/folders/ワークフローフォルダのID

④Gメールの呼び出し機能の追加

次にGメールへ通知された申請内容の呼び出しを行うための、機能アイコンを作成していきます。
まずはじめに、申請リクエストの状況を見る機能アイコンです。
メールをサーチするアイコン画像を作成して、リンクは以下のURLを入れます。

https://drive.google.com/drive/search?q=approval:requestedbyme

次に、承認通知の状況を見る機能アイコンです。
同じアイコン画像で、リンクは以下のURLを入れます。これは、承認という言葉とapprovals-noreply@google.comからの通知を検索します。

https://mail.google.com/mail/u/0/#search/%E6%89%BF%E8%AA%8D++approvals-noreply%40google.com

最後に、承認者への承認待ち状況を検索する機能です。
同じアイコン画像で、リンクは以下のURLを入れます。

https://drive.google.com/drive/search?q=approval:awaitingme

これで、稟議・承認フロー図が完成しました。
フロー図の下に、説明書きも入れておきます。

【稟議・承認のワークフロー】
①稟議書テンプレートから申請書類を作成してください。最初はマイドライブにファイルが作成されますので、申請書類を作成して下さい。
②申請書類を作成後に、【自動化】メニュー※が起動します。組み込みプログラムの実行を「①実行許可」したあと、「②ワークフローへ移動」を選ぶと、ファイルが自動的にワークフローフォルダへ移されます。
③共有のワークフローフォルダのファイルを開き、申請書類を再確認した上で、[ファイル]＞[承認]で承認申請をしてください。
③承認リクエストの状況がどうなっているのかを調べます。
④承認の状況は、メールに通知され、承認通知で調べることができます。
④承認された書類はロックされ編集できなくなり、鍵マークが付きます。
⑤承認者は自分への承認リクエストの待ち状況がどうなっているのかを調べます。

入れ終わったら、公開ボタンを押して、マイサイトを一旦保存します。
これで、稟議・承認ページが完成しました。きちんと動作するのか、確認をしましょう。

最後にホーム画面に、稟議・承認ページへのリンクを機能アイコンで作成しましょう。
これでグループウェアの４つの機能の最後、稟議・承認機能が完成しました。後は、テンプレートにプログラム付きの書類を追加していくだけです。

さて、22回に渡って作成してきたGoogleサイトで作るグループウェアも、一旦は終了です。🎉
長い間のお付き合い、ありがとうございました。
今後は、学校のGIGAスクール向けや個人向けの画面を不定期に作成していく予定です。（乞うご期待）