お元気ですかー？
今日は「会議では目的を5W1Hで明記すると脱線しにくい」というテーマでお話しします。

会議は脱線しがち

会議・・・多いですよね。「無駄な会議には出ねぇ・・！」みたいに尖ったふりしていたひねくれていた時代もあるのですが、年齢を重ねるほどにそういうわけにもいかなくなってきます。
プロジェクトの進捗確認、新しいアイディアのブレインストーミング、営業戦略を決定する会議や重要な意思決定をする会議など、無尽蔵に会議が湧いてきます。
しかし、そんな大切な会議たちなのに、始まるとなぜか話が本題から逸れ、結局時間だけが過ぎてしまう…えっ？僕ら何してたん？ってなる会議は多いですよね。
もちろん、発言が不要なメンバーを招集しない、役割と責任を明白にして合議や合意が必要な場面を減らすなどで会議を減らす努力も大切ですが、会議が脱線しないようにして、会議時間のパフォーマンスを最大化していくことも大切です。
そして、会議が脱線しやすい最大の理由の一つは、「会議の目的が明確でない」ことにあります。目的が不明瞭だと、参加者がそれぞれ異なる方向を向いてしまい、話が拡散してしまうのです。

会議の目的を主語と動詞で明示すると脱線が減る

では、会議を効率的に進め、脱線を防ぐにはどうすればいいのでしょうか？答えはシンプルです。
それは、会議の目的を「5W1H」（Who, What, When, Where, Why, How）で明確にすることです。

たとえば、「来月の新商品の営業戦略を決定する」という目的があるとします。この場合、Who（誰が）、What（何を）、When（いつ）、Where（どこで）、Why（なぜ）、How（どのように）を明確にしておくことで、会議の焦点を絞り込むことができます。具体的には、「営業一人一人が（Who）、来月の新商品（What）を、来月の月初には（When）、商談で（Where）、販売計画達成しビジョンを成すために（Why）、プレゼン資料を駆使しながらセールストークができる状態になる（How）、」といった具体性が必要です。

…まあ、ちょっと強引なのですが…
主語と動詞によって会議で出したいゴールを定義しておくと脱線しにくくなります。
上記の例なら、「営業が来月、新商品をお客様に提案できる状態にする」とホワイトボードに大きく書いておくとゴールに向けた議論が進みやすくなります。

最後に

今日は「会議では目的を5W1Hで明記すると脱線しにくい」というタイトルで、会議の脱線を防ぎ、参加者全員が同じゴールを目指して効率よく議論を進める方法についてお話しました。どんな会議の本にも「目的が大事」と書かれています。基本的ですが、会議のゴールを主語と動詞でアウトプットするということを合意できていると効果的な会議を実行することができます。また、目的が明確だと、その達成度を測ることも容易になり、会議後のフォローアップもスムーズに行えるようになります。
複数の議題があるときはタイムテーブルと共に、それぞれの議題のゴールも主語と動詞で明言しておくとタイムオーバーも防げます。(いや、それだけじゃオーバーするか・・・w)

では、また！

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