●本当に「帳簿」を作る意味はあるのか？

とりあえず先々（毎年2月）の確定申告のことは置いておいて、 そのために使える「領収書の整理」と「帳簿作り」の実践を開始しましょう。これは、日々進めておかないと「いざ、確定申告」の時期になって、いろいろなことが思い出せなくなったり、領収書の内容がわからなくなったりと大変なことになるからです。
とにかく、ルールとして確定申告には「帳簿」と「経費の領収書」が必要です。

が、冒頭からがっかりする話を書きますよ？
せっかく準備した帳簿も整理した領収書も「残念ながら提出するチャンスはおそらくありません」。
がっかりしたでしょ？
わたしも、はじめてe-tax で確定申告をした時に愕然としました。

以前は、税務署に足を運び、確定申告の書類に数字を書き入れ、領収書を貼り付けて提出していました。ところが今ではインターネット上で「 e-tax」のページから数字を入力して、そのままデータで提出してしまえるようになったおかげで、ネットでの確定申告では、帳簿と領収書の提出は省略されているからです。
「えー？！せっかく作ったこの帳簿、何のために作ったんだよ？」と、ちょっとだけ虚しい気持ちになるかもしれません。 

身も蓋もない言い方をすれば「帳簿や領収書がなくてもe-tax のページで数字を書き入れれば確定申告はとりあえずできてしまう」んです。

ただ、提出はしなくても、「帳簿があって」「領収書を持っている」ことは絶対条件（と、案内にも書かれています。それが納税のルールなのです）です。さらに、それを4年間にわたって保存し、税務署から問い合わせがあった場合はすみやかに提出しなければなりません。それは、私たちフリーランスと税務署の間での約束なのです。
提出を省略してくれているのは「簡略化」なのであって、しなくて良くなったというわけではないのです。

申請に不備があった場合、税務署からは帳簿と領収書の提出を求められますし、それが出来なければ税務上の規約違反となり追徴課税や税務署でのブラックリスト入りなど厳しい罰則が待っています。このことは絶対に忘れないようにしてください。

また、帳簿づくりがまるで無駄かと言うとそうでもないのです。e-taxのページでは収入や経費など、様々な数字を入力しなくてはならないのですが、そのときに「矛盾のない数字」を入れるために私達自身に「帳簿」が必要になるからです。だから現実的に言えば「帳簿」は税務署に提出するため、といういより自分の覚え書きとして役に立つ、という意味合いが大きいと言えるでしょう。絶対に作っておきましょう。 

●領収書の管理の仕方
仕事の経費にするためには、領収書が基本です。無理ならレシートでも結構です。また、レシートすらない近隣の電車やバスなどの交通費は日時と移動区間のメモが必要です。

おそらくほとんどの人は、領収書をもらったら財布に入れて持ち歩くと思うのですが、できれば毎日。それがむりなら週に１回。必ず領収書の裏に、経費の内容を書いておきましょう。プライベートの食料品や雑貨ならともかく、毎日何十枚も領収書がたまるということもないでしょうから、そこまで負担にはならないと思います。

さらに、メモした領収書は勘定科目別にクリアファイルなどを用意して、そこに入れて保存しておきましょう。紙の封筒を使ってもいいのですが、中身がうっすらと確認できる、という点で100均で買った複数ポケットの付いたクリアファイルをおすすめします。
領収書は日付順に並んでいればベストですが、日付さえ入っていれば後で並び替えも容易なので、そこまで気にする必要はないでしょう。
わたしの場合はポケットごとに「研究費」「資料費」などと油性ペンで勘定科目を書き、帳簿に書き終わった領収書からどんどん溜めていっているだけです。

さて、次回は「帳簿」の具体的な作り方を細かく紹介しましょう。

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