こんにちは。みどれんです。
今回はファンイベントの開催方法について書こうと思います。
自分が開催するにあたって参考にするものが公式のHPの内容しかなかったので誰かの参考になればといいなと思い書かせていただきます。
簡単に自己紹介。主に東京で活動しているDMプレイヤーで、某大学のTCGサークル代表をしてます。
サークルで何かイベント開きたいなーと思い、ファンイベントを開くことにしました。

ファンイベントを開くにあたって一番大切なことをお教えします。それは……

スケジュール管理をしっかりしろ！！！！

ということです。これは開催予定の約2ヶ月前に公式の方に申請しないと行けないためです。(10月に開催しようと思ったら、8月31日までに申請)なので、それまでに色々な準備をしていかなければなりません。

まず初めにすることがパートナー店舗の設定です。(自分は場所予約のシステムの関係上こっちが先になりましたが場所を先に確保した方が良いかも。店舗さんには仮として開催場所を伝えることになったので)ファンイベントを開くにはデュエマ公認店さんにパートナー店舗になっていただく必要があります。自分の場合は、まずその店舗に電話で連絡をしました。すると、大会の詳細を書いたレジュメを持ってきて欲しいと言われたので、大学のパソコンで書いて、店舗に持って行き、店舗で話し合うといった感じでした。(店によって違うと思いますが)ここで必ず店舗様に聞いておかなければならないのが、「店舗ID」です。これがなければパートナー店舗の登録ができません。忘れずに聞いておきましょう。

次に開催場所の確保です

他の大学のTCGサークルさんと合同での開催ということで、大学の教室が使うことが出来なかったので、学外で施設の予約をすることにしました。
学外の施設となると、レンタルスペースもしくは市が管理している施設になります。レンタルスペースは市の施設に比べて値段が倍以上高いため、市の施設を予約しました。市の施設は基本的に市民でないと予約できません。さらに、自分の市では団体登録を指定の施設でしなければならなかったのでとても大変でした。また、市の施設の予約は2ヶ月前〜、3ヶ月前〜など早めに予約期間が始まるため、予約期間開始直後に予約できる状態にしておくのがベストです。(人気の施設はすぐに埋まってしまうことも)

開催場所の確保ができたらDMPランキングの団体管理のところから団体の登録をします。ここで先ほど言った、パートナー店舗の店舗IDが必要になります。ここは特に難しいことはないです。団体登録ができたら大会詳細を入力します。ルールや何回戦まであるかなどを書きます。細かいところは他の大会のコピペでも良いと思います。

ここまできたらあとは人の確保です。デュエマのファンイベントは20人以上でないとプロモが配られないので、意地でも人を集めましょう。また、申請した人数ぴったり人が集まらないと、余ったプロモはタカラトミーに元払いで返送しないといけません。(返送の方法は後ほどお伝えします。)

人が集められたら、当日までは景品の準備などですかね。参加費や予算に合わせて景品を決めましょう。

いよいよ、当日。

当日は早くきて設営準備をします。机、椅子の移動、受付場所の確保、QRコードの紙の貼り付けなどですかね。自分の場合はお菓子などもコンビニで買ってきて用意しました。

受付時間になったら列に並んでもらい、参加費をもらいデュエマIDとハンドルネームを書いてもらいます。(結果報告に必要です、あと丁寧に書いてもらいましょう。解読するのが大変でした…)自分はここで参加賞のプロモを渡しましたが、開会式のときでも良いと思います。あとは参加者に会場内にあるQRコードを読み取ってもらい、試合のマッチングサイトにてチェックインをしてもらいます。自分は今回トナメルさん(https://tonamel.com/)を使わせていただきました。

これが全て終わったら開会式です。簡単にルールなどを伝えます。

そして、

「デュエマスタート！」

これ、大事です。盛り上がるにはまずは運営からですね。ちゃんと言いましょう。

自分は参加者兼運営もやっていたのでとにかく大変でしたね。試合終わったらすぐに運営に回って残りの制限時間など伝えたりしていたので。

無事、試合が全て終わったら抽選会です。特別賞のプロモはランダムで配るルールなので、何かしらで抽選をしなければなりません。自分たちはビンゴ大会をしました。

ここで人気な景品をお教えします。一番人気だったのがB.F.F.モーメントのプロモ。(当然)
次にパック。最大値はすごいからね。
逆に意外と人気なかったのがカドショの商品券。行くのめんどいからかな。
景品追加するならパックがおすすめです。

終わったら片付けですね。施設を借させていただいたので、しっかりやりましょう。(カーテンを戻し忘れて注意されたのは内緒)

【ファンイベントが終わったら】
大会が終わったら結果報告です。DMPランキングの団体管理のページからデュエマID、ハンドルネーム、順位などを入力します。

次にプロモの返送です。先ほど言った通り、余ったら返さなければなりません。

封筒に宛先、自分の住所を書きます。そして、団体名、パートナー店舗の名前、いつの分の返送か、返送枚数を書いた紙と返送するプロモを封筒に入れます。それを郵便局で郵送したら終わりです。

【最後に】

今回、記事を初めて書いたので、読みにくい部分もあったかもしれませんが、最後まで読んでくださってありがとうございます。これからファンイベントを開こうと思ってる人の参考になれば幸いです。(質問などもTwitterのDMにお気軽に聞いてくれてOKです。)

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