今回も、前回に引き続きExcelの基本的なコツをお伝えします。

前回、方眼用紙にしたエクセル、そのままではまだ使えません。

エクセルは、見たままに印刷するのが苦手なんです。

それを踏まえて、表を作る必要があるんです。

Excelで困ること

どこまでが１ページに印刷されるかがわからない

エクセルのセルは縦・横ともにたくさんあります。どこまでが１ページ内に印字されるのかわかりません。

そこで、一度、[ファイル]→[印刷]として印刷プレビューを表示します。
印刷する対象がないので、プレビュー画面には
「印刷する対象がありません。」
と、表示されます。

それでもあきらめないで、今回の資料を印刷するプリンタを選択します。

そして、エクセルのSheet1に戻ってくると、矢印のあたりに縦の「薄い
」点線が表示されます。

これが、選択したプリンタで１ページに印刷される境界線となります。

どこまでが１ページなのかは、プリンタ次第

１ページに印刷される境界線がわかったからと言って、ページいっぱいに表を書いてしまい、お客様先でエクセルを印刷するとページがはみ出して２ページ目も印刷されてしまうことがあります。
自分のプリンタと、お客様先のプリンタが異なる場合に起こり得ます。

自分のプリンタではZ列32行目までが１ページでも、お客様先のプリンタではY列31行目までが１ページということがおこるのです！

エクセルは、編集中の見た目よりも、表計算の処理速度を優先として作られているため、印刷されたイメージと同じにならないことがほとんどです。

１ページの範囲は、プリンタによって異なってくることを覚えておいてください。

そのために[表示]の[改ページプレビュー]で表示される改ページの確認をしましょう。

指定プリンタで改ページされる位置が「点線」で表示されます。

Excelで困ることへの対処

プリンタまかせの「自然改ページ」ではなく、「指定改ページ」で設定しておくと良いでしょう。

「自然改ページ」は点線で表示されています。

この点線の上にマウスを持っていき、マウスの形が変わったことを確認してから、点線を一つ右の列へドラック＆ドロップ操作で一つ右AA列に移動させ、

実線となったページ区切りを、ドラック＆ドロップで元のZ列に位置に戻します。

この操作は、「改ページ」位置を強制的に固定する操作となります。
どのプリンタで出力してもZ列で改ページすることを、エクセルに記憶させたことになります。

行方向でも同じ操作ができます。

エクセルの基本のコツ

• 印刷プレビューを表示させ、行・列どこまでの範囲が１ページか把握する

• 改ページプレビューを表示して、「自然改ページ」を「強制改ページ」にする

なかなか面倒ですが、仕方がないです。

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