職種を問わずスタッフが増えつつある当院。さらに新型コロナウイルス対策として、スタッフの拠点を複数に分け業務にあたっているため、従来のようなface to faceでのコミュニケーションが難しくなりました。

そこで、YouTubeとLINE WORKSを使った院内広報を始めました。

なくてはならないLINE WORKS

LINE WORKSは、LINEと同じようにトークや通話、ノート機能が使えるほか、カレンダー共有・アドレス帳・メール・掲示板・ドライブなどの機能もあります（バージョンによりますが）。

LINEのトークと全く同じ使用感で気軽に連絡をとりあえることが業務のスピード化・効率化につながっており、まさに当院にはなくてはならない存在。交わされる内容は、医療的な業務連絡から電話の取次ぎ・引継ぎに関すること、管理部による事務的な連絡、メディア出演のお知らせなど多岐に渡ります。

LINE WORKSに広報用の掲示板を作った

先日、LINE WORKS掲示板のカテゴリー分けなどを見直す際に、広報専用の掲示板カテゴリーを作成してもらうことができたので、そこで効果的に院内広報ができないかと考えました。

単純に広報関連のお知らせをするだけではなく、

・院長やクリニックがメディア出演した際の素材
・院長が講演内容を編集した動画
・毎月まとめている診療実績

などのコンテンツやデータにスタッフが気軽にアクセスできる状態が理想。

今まではメディア出演時の素材や院長講演動画は、院内ネットワークの広報フォルダに貯めていただけなので、誰でもアクセスできるとはいえ存在をアピールするのが難しい状況でした。LINE WORKSなら掲示板の投稿にYouTube動画を直接貼り付けることができるので、すぐに動画の再生をすることができて便利。もちろんスマホから見ることもできるのでますます便利です。

そしてYouTubeチャンネルを作った

https://www.youtube.com/channel/UCEv4hDLRxyjjSGGZARj3Rig/featured

というわけで、まずはYouTubeに動画を上げるためにクリニックのチャンネルを作ってみました。院内だけに共有したい動画は限定公開設定にできるので安心。

運用としては、
①編集した動画をYouTubeにアップする
②LINE WORKSの掲示板に貼り付け
③共有
と大変シンプルなものです。

↑スマホでこんな感じで見られます

今のところ、テレビ出演した時の動画や講演会の様子などをアップしていますが、今後は院内向けに処置の説明動画や、患者様向けに在宅医療の利用説明動画など、今後ますます動画活用の可能性は広がるかなぁと考えています。

ちなみに現在の動画作成環境は
【撮影】
・Nikon D3300 （レンズはセットで付属だったもの）
・音声はカメラマイク
・小さめの三脚
【編集】
・DaVinci Resolve16  
といった感じで、編集に使用しているのはノートPCです。CPU COREi5 メモリ16GBでストレスなく作業できています。

「新型コロナウイルス対策」院長メッセージを動画で届ける

本記事の冒頭でも触れたように、当院では現在、医療スタッフの拠点を分けてソーシャルディスタンスを確実に保てるようにしています。拠点間移動を避けるため、毎朝のカンファレンスや定期ミーティングはすべてオンライン上で。普段の業務はこれで問題なく行われています。

新型コロナウイルスに関して刻一刻と状況が変わる中、当院における対策を院長からスタッフに伝えることになりました。以前ならスタッフが一堂に会する全体ミーティングの場で直接伝えていたようなシチュエーション。ですが、今はそれができない…ということで、院長メッセージを動画に撮って共有することにしました。

↑実際の動画キャプチャ

動画は全体で11分程度だったので、撮影の翌日にはYouTubeにアップ→LINE WORKSで共有することができました。

LINE WORKSの掲示板は基本的に投稿日時順に新しいものが上に表示されるようになっているのですが、「必読」設定をつけることで目立つ位置で情報を共有することが可能になります。

LINE WORKSでは既読数がつくし、YouTubeでは再生回数なども分かるのでどのくらい閲覧されたか大体わかるのもいいなと思いました。

まとめ

拠点間が離れていて直接顔を見ることができなくても、動画内で院長が自らの言葉で発信することで、そのメッセージ性が強まるように感じました。
編集でテロップなどを入れることで内容が整理されるし、自分の見たいときに見たいペースで、繰り返し見られるのもメリットです。

ただ、どうしても一方的な情報発信になってしまうのはいなめない…。今回は「新型コロナウイルス対策」ということで、このような情報共有はベストな方法だったと思いますが、今後、別のシーンでは双方向性という部分では弱いな…と感じることもあるかなというのが課題です。

動画自体の可能性も含めて、YouTubeとLINE WORKSの活用で院内広報の仕組みを作っていきたいなと思います。