全体スケジュール把握にはAsana Premiumがいいかもしれない

前々から悩んでいた全体スケジュールの把握。うちの仕事はちょっと特殊で同時並走が多い。忙しいとかではなく、うちの業務はプロジェクトスタートが一番比重が大きく、そこから先はパートナークリエイターにバトンが回っていく。後半、出来上がるのを待つ時間がほとんどでその時間を次の提案に動いているから、他者に比べると案件数は多めに引き受けることができる。

今、オンスケジュールで動いてるプロジェクトが12-15個くらい。単体の提案のみの仕事もある。これが全部制作案件であればデスマーチであるが、コンセプトやアイデアのみを作成する仕事も多くを占めている。

端的に言うと、無数のプロジェクトの現在地を知りたい!がスケジュールがプロジェクトごとにある!と言う問題に頭を抱えていたが解決しそうだ。お金さえあれば。

行き着いたのかAsanaにお布施(課金)でPremiumにアップグレード。

なんとこれ、5名からしか購入できない。弊社今2名。春で3名。年間4−5万ほど。しかし、マイお金ルールで1%でも業務効率が上がるなら投資対象と考えているので購入。厳密言うと今はお試し期間。でも、おそらくこれは課金ですわ。その理由を簡単にまとめる。

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タイムライン機能で全体スケジュールざっくり把握可能

Premiumになると「タイムライン機能」が解放される。無料では使えない。これと同時にタスクの開始と終了日程を設定することができる。このようなタスクの積み重ねで自動でガントチャートができると言う便利機能。

工夫はここから。俺が知りたいのは個別のタイムランじゃなくてうちの会社全体が持ってる案件のタイムライン。3秒ほど考えて、全体案件のスケジュール確認だけのプロジェクトを作ればいい!と気づく。各プロジェクトを1タスク化して期日設定。以上、終了です。

ざーっと入れ込むとこんな感じ。ほぼモザイクだけど。
ソートで期日がやばい(締め切りが近い)タスク(=プロジェクト)順にすると、今そこにある危機がすぐにわかる。

加えて、この月マジで被りまくりで危険だなというタイミングがある程度見て取れる。年始死ぬんだねってこともまとめながら気づく。

想定してなかったものとして、未スケジュールのものは下で待機してくれる。これがいい。スケジュール化されてないステルス案件(中には消えていくものもある)がここに集まってる。この前提案したあれどうなった?とかも思い出せる。

こいつを事務所外部ディスプレイに常時表示しておくだけで、チーム全体で今何が動いてるかの判断ができる。これ課金だわー。助かる。

この案件は誰が担当か、一見してわかる

こんな感じの画面なんだけど、タスクにスタッフアサインできる。これで担当ディレクターアサインしておけば、今何本担当してるのか、案件持ちすぎだろうとか、暇そうだなとかが一目でわかる。

いや数名の会社でわかるやろうと思うかもしれないけど、前述したように案件数が多いのに人が少ない。でも案件の重さは色々ある。のに加えて、寒かったら自宅で仕事していいし、出社義務はない遠隔で動くことが半分もあるチームなので、あれ松倉新しい仕事持ってきてるやんとか予感的に色々わかるのは超大事。

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カスタムフィールド追加可能

Asanaのまわしもの見たくなってきたけど、premium痒いところに手が届いている気がする、個人的なところかもだけど。

タスクリストにカスタムフィールドが追加可能になることで、例えば優先度の追加とか、案件の制作予算とかメモ書きがすごい楽になった。それぞれの会社用にチューニングできるのは非常に便利な気がした。

うちの場合は全体スケジュールプロジェクトにカスタムで数字を追加し、制作予算と外注費の概算を入れ込めるようにしてみた。
それ以外にも、たとえばリサーチのタスクは3日以内に終わらせないと費用対効果が悪いとかあるとしたら、必要工数としてあらかじめ日程を算出しておいてもいいかもしれない。使い方は色々。

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おまけ:育てるタスクリストを作ってみた

今日はざっとWEB制作のタスクリストのテンプレートを作成してみた。
テンプレート機能がpremiumのみなのかわからないけど、ベイジさんのこの記事を読んで、なるほど!と思ったのでうちの流れをざっくり組んでみた。

案件通じて最適化を図っていきたい。そして、うちは紙も、空間も、アイデア・コンセプトのみの仕事もあるのでそれぞれのタスクリストのテンプレートを用意しようと思う。


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ひとまず、昨年課題と思っていた全体スケジュールとタスクマネイジメントをなんとかできそうなところまで着手できた。超地味だ。だけど、こう言うことをコツコツ積み重ねていく一年にしよう。今すぐじゃないけど、来年の今頃、絶対成果は出ているはずだ。

ちょっと書きすぎた。仕事に戻る。

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コメント1件

突然すみません。とっても参考になりました!ありがとうございます😊
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