一人のタスクマネジメントと、複数人のタスクマネジメントの違い

チームに一人増えただけで色々とルールが変わる。一人で仕事することと二人で仕事することは全然違う。簡単にいうと一人の時は「タスクの全ては、僕一人が必ずやらなければいけないこと」だったものが、「これは僕がやるべきこと、これは仲間がやるべきこと」と種類が生まれる。当たり前だけど。

以前は、TODOが発生した時や案件の最初にずらっと書き出していたシンプルなアクションが、これは誰、これは俺とという感じに役割を事前にチームで共有する必要があるってことに気づいた。前職も一人屋台みたいなものだったので、このチームワークに関しては甘々だったりする。

この1ヶ月ほどで宙ぶらりんになるタスクがいくつかあった。
明らかに選別を忘れたタスクで、タスクの内容を見ても、これはどっちだ?と僕自身なってしまう。タスクが曖昧だと以後チームの中でも曖昧になってしまう。タスクは当たり前だけど「誰が/何を/いつまでに」すべきかを明確に設定しておく必要があると学んだ。

遠隔で動くことが多い弊社にとって、これらをしっかり定めておかなければタスクが空中分解していまうし、そのつけは僕らに回ってくるのでこの辺りルールを徹底しておく必要がある。

そして、これまではTodoistを使ってタスクマネジメントしていたが、チームだとこれが役不足というか混乱を招く気配があり、Asanaに引越しを検討している。なぜAsanaかというと、タスクにディスクプションがあるという点で選んでいる。

ムッチャ地味なんだけど、遠隔作業が増えるってことは、明確にタスクの説明をしておくことが認識ずれを無くし目的を明確に伝達する必要がある。これまでのTodoistではタスクにチャットが紐づいていても作業内容の意図を伝えるには一つ機能不足だった。

さらにこのタスクに対してサブタスクが割り振れて、そこに担当者をアサインできる。締め切りも。タスク管理自体の作業は少し手間がかかるが、これを当たり前に設定しておくことが今後のキモだと思っている。

迷子のタスクを無くせ

タスク化されているということは、全て案件の完成に必要なタスクである。なのでAsana引越し後のルールは、こんなことを考えている。

1. 未アサインのタスクをゼロに。
2. 締め切りを明確に設定。
3. 待機ステータスを明確に。
4. プレイヤーごとのタスクセパレートをしっかり。
5. 7割の詰め込みで差し込みタスクの準備を。

10案件ほど並走している(まだ平和な方)状態で二人で回していくとタスク無尽蔵になり、その中で特にやばいのが未アサインのタスクと気づいた。
未アサインのタスクは話せば決まることなので、必ずアサインを進める。
同時にこれは待機ステータスというのも明確にマーキングしておくことで、このタスクどうなってましたっけ?というやり取りを減らす。案件が同時並走すると意外とこういうところでのロスがある。

Asanaのいいところは、タスクにセパレートバーを突っ込めるところ。
これは僕、これはスタッフ、これは外部パートナーで、これはクライアントと視覚的にタスクを分断できる。これ意外と大事だなとAsana触りながら感じている。で、弊社のグランドルール「本気出すな」っていう1日6、7割の密度で仕事するってのが最後。万が一トラブルが起きてもキャッチアップできるし、何も起きなかったら早く帰って家族と過ごせというルール。これ大事。

[検討中]「金曜日は来週の作戦決める日」

先週いっぱい遠隔仕事テストみたいな5日間だったんだけど(純粋に僕が出先ばかりだった)、来週がどういう予定で松倉のタスクはこれ、スタッフのタスクはこれ。って具合に双方のミッションを共有することは大事なのかもしれない。全部任せっぱなしというよりは、チームが何をやってるのか把握した上で各々動くことが今後大事になりそう。

しかし、定例は時間の無駄になることが多いので変に会う時間作るとかじゃなくて、何か簡易的にシェアできないか考えている。以前から、毎週日曜日の寝る前に来週の動きを決定していたのだけど、仲間が増えて日曜日使わせるの嫌なのでそれを金曜日にするか。

大切なのは(たぶん)デイリーの作業着手のスムーズ化と
今週の大きな方向性決定

なんだろうなと思っている。デスクもばらけて同じ制作案件に向き合うのでオペレーションの重要さを痛感した1ヶ月。色々気づきも反省もあったし、もっとよくしていける。サクサク仕事対応しちゃって、ゴロゴロしちゃえる状態に早くもっていきたいな。もう今も昼寝したいけど、まだやるべきことあるからな。

いいアウトプットを産むためにはいい土台が必要になるし、そこにいいリレーションとパス回しが大切になる。今まで一人でゴールまで持っていくやり方で戦ってきたけど、それはできるとして、次はチームプレイがしっかりできる状態に育って行きたい。

また道の途中!

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まいにちノート4

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