運用改善の重要要素に自動化があります。
自動化するには、まずは情報をデジタル化する必要があります。
デジタル化する前に、ある程度は情報をデータベースとして扱えるように整理しておかないと、データが活用しづらいものになってしまいます。

このあたりは、「運用改善の教科書」でも少し言及しています。

最終的な目標は自動化／ワークフロー化による省力化ですが、そもそものデジタル化するだけでも結構メリットがあります。
デジタル化のメリット/デメリットを理解しておくことは、運用改善を行う時に色々な判断基準に利用することができます。

今回は情報を紙からデジタルデータへ変換した場合のメリット/デメリットを考えてみようと思います。

メリット

電子機器でデータを操作できる。（デジタル化/作業性向上）
情報を迅速にしかも的確に検索できる。（検索性向上）
保管スペースが少なくて済む。（省スペース化）
完全な複製をバックアップできる。（複製の容易化）
情報の読み取りに劣化がない。（保管性向上）
複写（コピペ）が簡単。（複製の容易化）
情報共有が迅速。（可搬性向上）
ネットワークにつながっていれば転送できる（可搬性向上）
遠隔地保管で災害のリスク回避が容易。（保管性向上）
紙を使わないので環境にやさしい。（エコロジー性向上）

デメリット

電子機器がないと見れないという作業制限が発生する。
モノとしての確認が困難。
データが管理されていないと検索性は上がらない。
システムが止まると終わる。
可搬性が上がったことにより、セキュリティーリスクが高まる。
複製の容易化により情報流出のリスクも高まる。
改ざんが容易できる。
電子機器の寿命が紙よりも圧倒的に短い。（定期的な入れ替えが必要）
アップデートなどでデータの互換性がなくなる可能性がある。

参考：精美堂 - 電子化の長所と短所

こうしてみると、おおむねデジタル化で便利になるのですが、情報の継続性は紙の方が高そうです。
そして、デジタル化することによって、圧倒的にセキュリティリスクが高まることが分かります。

これは業務がデジタル化すればするほど、セキュリティリスクは高まっていくことを意味しています。
運用改善で自動化に向けてデジタル化を推し進めていくのに合わせて、情報セキュリティ対策も強化していかなければならないことが分かったかと思います。
扱うデータを何世紀も保管しなければならなくて、絶対に流出してはいけない情報の場合は、デジタル化しない方が良いのかもしれませんね。

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