※このあたりすでに仕組化してこんなアナログ作業していないぞっていう会社さんもあるかなと思いますが、1人バックオフィスだったりまだカオスの渦中にいる会社さんを想定して書いております。ご了承ください。

システムが進化してもなぜかやるこた同じ

近年楽楽精算の支払申請機能やfreee、マネーフォワード会計などで月末支払のための一覧表、FBデータが1クリックで作成できるようになって素晴らしい（特に会計ソフトであれば支払の消込までできる）なと感じているのですが、1点無駄な作業だなと考えているものがあってそれは

・承認前にFBで取り込んだ支払データと請求書の突合

でした。
一覧表をプリントアウトし、紙ベースで請求書の金額と口座情報に誤りがないか確認するこの作業、月数件~数十件程度であればそれほど工数をかける業務ではないのですが、大体振込承認期限直前に行われるうえ100件を超え数百件レベルになると膨大な作業にMPが削られるためチェック漏れ発生必至で、結局組戻されたり振込額が違うと連絡が来たりするわけです。

承認者のやるべきことって？

承認者がやるべきことはそもそも「その金額をその取引先に支払ってよいか」の確認であるべきなので、請求書と振込データのにらめっこをする必要はないはずです。
月次決算が締まった時点で取引先別の月末支払予定額が把握できるはずなので、その金額と実際の支払額に乖離がないかの確認だけすればいいのではないかと考えます。

支払業務担当者がやるべきこと

毎月振込が発生する取引先は基本的に先方の振込先口座が変更にならなければ問題ないと思うのですが、新規の取引先やスポット支払の場合に口座情報が正しいかの確認が必要になります。
支払情報をシステムに登録する時点で正しい口座情報が登録できていれば問題ないのですが、まれに間違った口座情報が共有されたり読み方がわからないこともありやっかいです。
以前電話して確認するのが面倒で、EBの振込機能を利用して口座情報が正しいか確認していたらセキュリティがかかって使えなくなるという事態になったこともあるのですがw、現状はこれしかないのかなと思います。
楽天銀行などでは一括で口座確認できるサービスを提供しているのですが、1件ずつ確認できるサービスを提供してほしいと切に願いますし、そもそも請求書に口座名義をカナ記載する習慣が広まってほしい。

経理担当者がやるべきこと

先にも述べた通り、月次の会計情報を登録する時点で正しく処理されていれば問題ないはずなので、取引先からの請求書ベースで計上であれば正しい金額で登録しているか（金額の入力間違いや実は請求書が2枚だったのに1枚しか登録していないなど）、自社の検収基準であれば受領した請求書との金額確認と相違する部分の会計処理をきちんと行うことが大事ですし、おのずと月次決算の精度も向上します。

ある程度許容する

最近は少なくなった気がしますが、「振込額●●●円以上の場合は振込手数料を差し引いてお支払いください」と請求書に記載してくれる取引先もあります。
気持ちはありがたいのですが、数百円の振込手数料を差し引きにするために振込データ作成時にピックアップして調整する工数が作業者の時給換算するともったいないので、振込手数料は一律自社持ちでよいと考えています。
また、口座情報の登録を徹底していれば確率は低いはずですが、組み戻しの発生対応は一定発生すると思って許容するしかないかなと思います。これも振込一覧表と請求書の突合作業を実施する工数と比べたらはるかに少ないはずです。

フローを整えてやるべき業務に集中しよう

月末の支払実行までの段階でやるべきことをきちんと実施できていれば、月末に謎の生産性の低い業務に工数を割かれることはなくなるはずです。振込前のチェックは儀式的に実施している場合もあるかと思うので、本当に必要な作業なのか改めて見直してみること、どうしても心配（システム信用できない勢の方）なら数件のサンプルチェックにとどめるでよいのではないかと考えています。