あっという間の12月。今年もSOU-MU部を振り返る機会をいただきました。

この記事はSOU-MU部 Advent Calendar 2023の記事として書いています。

私たちが増やしたいバックオフィス人材はどういう人か

SOU-MU部の1年を振り返ろうかと思ったけれど、明日開催の「第0回バックオフィス自慢大会」に登壇するみなさんを知ってもらいたくて、アドベントカレンダーの最後としたい。

みなさんと打ち合わせしていて思うのは、やっぱり優れた総務・バックオフィスの方が会社を支えているということと、そこに目を向けることの大切さ。

開催に至った理由はこちらの記事！

ノミネートされた4名はみなさん私が声をかけさせてもらったのだけれど、外で登壇する機会がこれまで多くない人たちばかり。それでも快諾してくださったみなさんをご紹介します。

同じ会社で総務20年！山口さんと話すと楽しいって言われるのが自慢！(山口未来さん@東京)

小劇場の舞台が好きで音響・演劇などに関わる仕事などがしたかったという未来さん。一度推しが見つかると簡単には嫌いにならないタイプと自分のことを話します。

未来さんは照明や音響のプランニングをする会社に入社し総務の仕事を20年。経理関係、給与計算から社内のあらゆる事務をこなし、会社の金庫番としての役割も果たしながら、今では会社の元気印として欠かせない存在となっています。

取引先さんも未来さんと話して楽しく満足して帰ったり、社内社外問わず「山口さんと話すと楽しい」とよく言われるそう。覚えられやすい総務として会社の顔としての存在にも。そんな元気と話しやすさを武器に笑顔で価格交渉して会社にも貢献しています。

そんな未来さんはこれからもずっとここで総務をしたいと話します。
会社理念の「感動の創造と幸せの追求」という言葉。エンターテイメントの世界を照明や音響で支える社内の人たちが笑顔で働けるように、会社のみんなを元気にしたい。みんながやっていないことを全部やる。それが自分の仕事だと。母性本能200%やん。

なぜそれほど会社のことを思えるかというと、これまでずっと向き合ってくれている営業部長と社長の存在があるといいます。
失敗もたくさんしてきたけれど、受け止めて一緒に考えてくれる存在。そんなリーダーのことが大好きで、一度好きになると追求し続ける未来さんだからこそ、この会社でずっと支え続ける思いが強いのだと思います。

そして、月刊総務の豊田健一さんとの出会いも彼女の中で大きかったそうです。戦略総務という考え方との出会い。他社の総務との交流。そうした場を重ねることで、彼女の考え方は大きく変わったそう。

そんな未来さんの元気なお話を楽しみにしてください！

協力してあげたくなる総務になりたい！「はなちゃん」と呼んでくれる人が増えたことが自慢！(まつだはなさん@東京)

社内のみんなや社長からも下の名前で呼ばれるという「はなちゃん」。社員100名の会社で総務として入社3年。この秋まではずっと社内最年少でした。

40代-50代が多い会社で同じ世代同士の仲が良いのだけれど、世代間のコミュニケーションをもっと増やしてほしいということで、社内コミュニケーション活性化について取り組むプロジェクトを企画。その取り組みが社内で優秀賞を取りました。

具体的には「〇〇リレー企画」という取り組みで、好きなものを1個ずつ社内掲示板に投稿するものです。
一見よくある取り組みに見えますが、はなちゃんのすごさはこの企画を運営、定着、活性化するための工夫を考え抜いている点にあります。

まず、スタートを総務からにして自ら実践するとともに型をつくる。次に経営層にバトンを渡すことで会社全体で取り組む雰囲気づくりをするなど順番にこだわる。また、公開頻度についても社内掲示板に毎日投稿があがると、追いつけないことによる離脱を防ぐために5つの紹介をまとめて総務から投稿。社員の負担を減らすために年に1度の投稿で回るようにも配慮。

そうした細かな定着のための工夫が功を奏し、投稿内容を元にしたコミュニケーションが徐々に増えるようになり、当初目的としていた世代間コミュニケーションが活性化するようになりました。

さらにコミュニケーション活性化を進めるために、社内が繋がる場をつくる自分自身がまず社内のみんなと仲良くなろうと現場に足を運び、他部署の企画にも自分から積極的に参加していきます。

昔から企画することが好きだったはなちゃんは、社内を動かす企画ができる総務は飽きない仕事だと話します。
年上に気に入られるキャラをうまく活かして、会社を動かしていこうというところが、自分の役割や個性をうまく発揮している素敵な点だと感じました。ヒアリングした私たちからは「まるで田中みな実さんでは」という感想も。

まだまだこれから活躍していくはなちゃんのお話をお楽しみに！

全盛期の千代の富士のような安定感と言われたことあり。臨機応変な対応力が自慢！（川勝美智子さん＠京都）

公益財団法人のバックオフィス担当として活躍するみっちゃん。
ちなみにSOU-MU NIGHT立ち上げの起点となっている私が在籍している京都市ソーシャルイノベーション研究所（SILK）のバックオフィス担当です。

この部署の立ち上げがあったのが2015年で何も形のないところから、京都市や民間のコンサルタントなどわがまま放題のメンバーの意見をまとめながら立ち上げ、形にしてきたのがみっちゃんです。
現在6人いるメンバーはみっちゃん以外全員非常勤で週1リモート勤務。コンサルタントもいれば研究職の強いメンバー、まちづくりコーディネーターも在籍し、みんなの意見の違いを良しとするのでそれぞれ好き放題言います。まさに動物園。そんな中でチームの動きの全体像を把握するのは主にみっちゃんだけ。個性の強いメンバーを統率します。

当然そんな立ち上げの事務業務は未経験ではあるものの、責任感の塊で断らずやってみよう精神が強いため、トライアンドエラーだらけの組織で多くの経験をする中で、できることの幅が増えたといいます。

行政のお硬いチームと、個性あふれる非常勤＆リモートメンバーに挟まれながら仕事を前に進めて行くポイントとして、次のようなことを挙げてくれました。

まず先を見越した段取りをすること。そして一人で決めず、意見がほしいことを洗い出すこと。ブレスト前に要件を整理して、それぞれの前提を揃えること。そのための事前準備を入念に進めます。そして会議ではその場で意見を見える化していくことを意識。そうして会議を活かして仕事を進めていきます。

そんなみっちゃんも事務方として中にこもりきりではなく、積極的に支援先企業とコミュニケーションを図るため、彼女のもとに多くの情報が集まってきていつしか業界の情報通に。
また、メンバーのやりたいことをできる限り実現しようと行政との間に入り柔軟に調整を図ってくれるため、メンバーもそんなみっちゃんのおかげで自由な発想で提案ができるようになっています。

従来の価値観と新しい価値観がぶつかり合うチームで、双方の良いところを認めながら仕事を進めるみっちゃんのお話をお楽しみに！

合言葉は【ふわっと真剣に】
スナックみさきで社員を受け止めているのが自慢！(大久保美咲さん@福岡)

塗料メーカーの総務に新卒で入って10年の美咲さん。
入社時は80人規模だった会社は10年で350人規模に。これまでシステムの見直しを数々経験してきたすご腕総務さんです。

社内には職種が多すぎてシステムを専門とする人からシステムが苦手な人まで様々な方がいるので、ひとり百面相で部署や相手に合わせた説明が必要。そのニーズに合わせて調整対応しています。

そんな美咲さんの席には常に誰かがいるそう。上の世代の人がちょっとした相談や雑談にやってきて、美咲さんに相談する様子はさながら「スナックみさき」とも言われているとのこと。

平成生まれだけど感覚は昭和と言われる美咲さんには、何を言っても大丈夫という安心感が社内にはあるそうです。
「困ったときは大久保さんに電話して」とも言われているというので「そんなに話しかけられると自分の業務ができなくなりませんか？」と私が聞いてみると「社内の情報収集になるんで全然大丈夫です。どこで問題が起きているか、起きそうかが分かるから」とのことで、まさしくぶらぶら総務を体現しています。

そんな美咲さんには人を育てる役割も任されます。受け止め上手なので相談もしやすく、根っこがバリバリの体育会系なのでアメとムチで育て、総務で元気に働けるようになった人材を他部署に送り出しているとのこと。

入社してすぐに上司に言われた言葉は「ふわっと真剣に」。
そのときは意味が分からなかったけれど、雑談をしながらみんなの困りごとを受け止め、集まった社内の情報を武器にシステム導入や改善に繋げていく姿はまさに「ふわっと真剣に」という言葉がぴったり。

美咲さんのお話をお楽しみに！

おわりに

私が多くを語るより、4人のバックオフィスのみなさんの考え方に触れてもらうのが一番。そしてこんな考え方で働くバックオフィスの人に光があたるといいなと思います。

明日はバックオフィスのみなさんがお互いを褒め合い、認め合いながら来年の活力としていきましょうー！

バックオフィス自慢大会のご参加お待ちしています！