議事録には何を書くか

個人的には議事録は話されたことを話された言葉のまま書く。意訳せず、本人の発言のまま言葉を書く。

つまり、事実を書く。

そこに書き手の主観的な解釈は入らない。(たまに意訳しますが、意味が変わらないように書く)

事実と解釈から生まれた期待値や要望だけを書くことはしない。

なぜ事実が大切かというと、解釈は個々人によって揺らぎがあるから。しかし、事実だけを残しておくとそこから解釈が可能。多くの人は文脈があっていれば同じ事実を見た時に同じような解釈を得る。つまり議事録から解釈の再現が可能になる。だから事実を残す。

議事録は共有財産

議事録は自分のためのものではなく共有資産である、という前提にある。

ここで二つの疑問が出る。

• 書き手の解釈が合っているのか

• 他人の解釈がどこに含まれるのか

これは両方、質問によって解決される。つまり、それまでの議論によって生まれた個々人の疑問や解釈の揺らぎも「発言」という事実に織り込まれる。

MTGは「始まる前」が最も大事

ここからはmtgの設計の話。

Mtgは課題解決のための発散と収束を行う場である。

会が設定された時点で解決したい課題があるはず。

つまり、Mtgが組まれた時点でその意義を定義しておくことが可能です。始まる前からmtgは始まっている。

自分はあまり収束が上手く無いのでホストするmtgの前に議題を出しておく。

自分視点の懸念と、参加者への期待値を書いておく。そして議論しないこともできれば書く。

始まる前に収束させたいポイントをきめておき、発散しないようにしておく。(例えば、作業を権限者とともに完了させたい、とか。

例えば何かしらのテーマや方針決めならば、素案を書いておく。事前に参加者に宿題を出しておき書いておいてもらう。その場において案出しをお願いするならば、その旨を書いておく。

Mtg強強(ツヨツヨ)勢はこういうのやらずにシュッと進めるけどそれは暗黙的にできる人だから。

できない私が真似すると価値の低いmtgを生み出すので準備するようになった。