一年間の仕事の資料をまとめよう

2024年3月24日 19:42

Google for Education認定トレーナー/コーチの笠原です。

年度末を迎えて、ほっとした気持ちの先生方は多いところだと思います。ただ、一週間もすれば次年度が始まるため、休みは取りながらもここでしっかりと次年度に向けての仕込みをしておきたいところです。

その時にまず初手としてオススメなのが自分の今年一年間の仕事の成果を振り返りながら、一カ所にまとめることです。

※業務を基本的にGoogleドライブで行っている前提です

Googleドキュメントに一年間の資料を集約しよう

どうしても学校の仕事は目の前に対処するという性質が強く出るため、自分の仕事が散逸的になりがちです。

そこで一年間の終わりに1つのGoogleドキュメントを準備して、そこに一年間で作成したファイルのリンクをすべてまとめましょうということをオススメします。

イメージとしてはWikiのようなものです。Googleドライブのどこにファイルを設置したのかを忘れたとしても、とりあえず作成したドキュメントをお気に入りしておけば安心という状態を作れます。

1.アドレスバーに「doc.new」と打ち込むか「新規ドキュメント」を作成する。

アドレスバーに「doc.new」と打ち込むと新規ドキュメントが作成されます

2.「ファイル」から「ページ設定」を選び、「ページ分けなし」に設定する

3.一年間に作成したドキュメントのリンクを集める

Googleドライブから自分がオーナーのファイルを検索するのが早いかなぁと思いますが、Googleフォームで生徒から集めたファイルなどは自分がオーナーになってしまうので、意外と色々なファイルが検索にひっかかってしまうのでここが一番大変かもしれませんね…。

4.Googleドキュメントにリンクを貼り付ける

ドキュメントにどんどん集めたリンクを貼っていきましょう。

もしレイアウトを気にするのであれば表などにまとめても良いかもしれませんが、まずは集約するだけでもかなり効果があります！

リンクを貼ると自動的にチップ化を促してくれます

5.ファイルを「お気に入り」にする

Googleドライブは「スター付きアイテム」を一覧で表示してくれる機能があるので、ここでスターをつけてお気に入りしておけば、後から探すときもラクチンです。

画面の左上。タイトルの隣がスター。

Googleのファイル管理はWindowsとは違って、綺麗にフォルダを作るという仕様にはなっていないです（だから、フォルダで管理しようとすると手間が多い）。

そのため、ついつい自分のマイドライブに新規ファイルを放り込みがちになってしまい、後から見つけ出すのに手間がかかったりするケースが多いです。

確かによく使うファイルが表示されやすくなっており、いざという時には検索も使えるのですが……どうしても上手く見つけられないでイライラするケースもあります。

そのため、年度ごとに自分が作ったファイルを一つのファイルにまとめておくと、いざという時には結構ありがたいんじゃないかなぁと思うわけです。

…本当は毎日、新しいファイルを作る度にこういう作業をするのが理想ですね。

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