おはようございます！
ケイコバです。

今日は「1440分の使い方 ─成功者たちの時間管理15の秘訣」を読んで実践中の、"タスクは15分刻みのスケジュールに入れて片付ける"方法について紹介します。

ポイントは2つ。
 - 15分刻みのスケジュールの中にタスクを組み込む
 - スケジュールを使ってタイムブロックする

たくさん積んだタスクをついつい先延ばししてしまう人にとっては、とても良い方法なのではないかと思います。

1440分の使い方 ─成功者たちの時間管理15の秘訣

こちらの書籍では、著者が多数の成功者と呼ばれる方々の時間管理について取材を行なった内容を簡潔にまとめています。

忙しいはずの成功者が、実は1日をゆったり過ごしている。
例えば年間に100冊以上本を読んだり、毎晩夕食は必ず家族ととったり。
成功者たちはなぜ同じ1440分(24時間)の中で仕事をこなしつつ、ゆとりのある生活ができているのか？

上記のような話に対して、答えや方法論が紹介されています。

タスクは15分刻みのスケジュールに入れて片付ける

そんな多くの成功者が行なっているタスク管理の中で特徴的なのが、ToDoリストではなくスケジュール化してタスクを管理していること。
これ自体は以前別の本でも読んだことがある気がします。

本書では例えばこんな風に書かれています。

「スケジュール表を使って、１５分単位で一日の予定を組みなさい。面倒に聞こえるかもしれないが、これをやれば効率性に関しては９５パーセンタイルに位置することができる。スケジュール表にないものは片づかない。スケジュール表に入っていれば嫌でも片づく。約束だけでなく、運動、電話、メールなどの予定も、この方法で管理するのだ」――ジョーダン・ハービンジャー（アート・オブ・チャーム共同創業者）
ケビン・クルーズ. 1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣 (Japanese Edition) (Kindle の位置No.366-369). Kindle 版.

「ToDoリストをみる→やるべきことを決める→実行する」がToDoリストによるタスク管理であるのに対し、
「スケジュールの時間になった→やるべきことを実行する」になることがポイントなのだと思います。

ToDoリストでもあらかじめやるべき順に並べておけば良いだけでは？と思うかもしれませんが、スケジュール化することによってタスクの所要時間や1日の時間配分なども含めて可視化できることが大きな違いのようですね。

大切なことをタイムブロックする

スケジュール化したタスクに対して、"タイムブロック"することも重要だとされています。
本書の引用ですが、例えばこんな感じ。

たとえば、４時から５時までは会社で重要な報告書を書くと決めた後に、「相談したいことができた」という理由で同僚から１５分くれと頼まれたら、どうするだろうか。反射的に「いいよ」と答えながら、報告書は４５分で仕上げようとか、予定を１５分遅らせようとか、何らかの方法で時間調整しようと考えてしまうのだ。しかし、これが報告書の作成ではなく、病院や歯医者の予約だったとしたらどうだろう？その時間を同僚に譲って、１５分遅れで診察室に現れるだろうか？そんなはずはないだろう。
ケビン・クルーズ. 1440分の使い方 ──成功者たちの時間管理15の秘訣 (Japanese Edition) (Kindle の位置No.407-411). Kindle 版.

確かに、今重要なタスクに取り組んでいるつもりであっても、急に「今からちょっと話せる？」なんて声をかけられることは常に起こり得ます。
そのときの心情はまさに上記に書かれた通りで、別の時間や短縮化を頭に浮かべてしまいます。

スケジュール化することによって、自分のタスクがいつ終わる予定なのか、また今やらなかったとして調整可能なのかどうかも常に明確になります。
例えば上記のように声をかけられたとしても、「あと15分で終わる予定だから少し待ってもらえますか」とか、「今日は厳しいです」などの判断も容易になりますね。

実践してみての感想

○効果について

まだそれほど長い期間できてはいませんが、いつまでも片付かずに溜まってしまうタスクを一掃するには、とても効果的な時間管理のように感じます。
それほど重要じゃないから後回しにしていたタスクって、結局時間切れギリギリまで残ったりするんですよね。
でもあらかじめちょっとした時間にスケジューリングしておくことで、自然と片付けられるようになります。

これについては「事前にスケジューリングする」と言うのが重要なのだと思います。
上記の重要じゃないタスクって、心情的には隙間のちょっとした時間にやろうかななんて思っているんですよね。
でも実際隙間時間ができたとしても、何だかんだ理由をつけてやらなくなります。
もっと重要な仕事を前倒しさせよう、とか。

○やり方について

今の所はエクセルで15分単位の表を書いて、それを毎朝記入しています。
Outlookなど使っても良いのですが、共有されてしまうので今の所はまだ使っていません。

でもタイムブロックを明確にするのであれば、あえて共有スケジューラに入れると言うのも手ですね。
ただ、全部入れてしまうと「この人全然空いてない！」と思われるのも問題がある気がするので、本当に重要なのだけ入れるぐらいがちょうど良いのかなとも思います。

○改善点など

ToDoリストは使わないと言っても、結局タスクをあぶり出す作業は必要になります。
スケジューラだけではタスクを全て書き出すのは難しいでしょうから、実際のところは併用になるんでしょうね。
私の場合は、従来通りToDoリストでタスクの全体感を見つつ、今やることを朝スケジューラーに入れる、と言うような進め方をしています。

ToDoリストとスケジューラーをどう上手く活用するか、ここはまだまだ改善の余地がありそうです。

終わりに

今日は、「1440分の使い方 ─成功者たちの時間管理15の秘訣」を読んで得た、15分刻みでタスクをスケジュール化する時間管理術についてご紹介しました。

最初はちょっと面倒な作業が増えるかもしれませんが、いつまでも片付かないタスクがToDoリストに溜まってしまう人は試してみると良いかもしれません。

加えて、"1日のうちに自分はこれだけ仕事ができると"言うのを把握するためにも良い方法だと思います。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。