どの仕事でもそうですが、、業務マニュアルを作っておく必要があります。

自分や家族の体調不良、親戚縁者の葬祭など、急にお休みをして業務ができなくなる場合があるからです。

最悪、クライアント側で一時的に業務をしていただくこともありえますよね。

オンラインアシスタントの場合も然りです。

某クライアントでは、私ともう1人のオンラインアシスタント（Aさん）が個人で別々の契約・業務を行っており、ほとんど接点はありませんでした。

Aさんは私が仕事を始める前からいらっしゃったようなのですが、最近体調を崩され、治ったと思ったら続けてコロナに罹患と聞きました。

Aさんの業務をクライアント側で対応しようとするも、Aさんが作り込んだスプレッドシートの集計表の仕組みが分からず、慌てて私へ質問攻め^^;

私も、どれどれとスプレッドシートを見ると…

いろんな箇所からデータを引っ張ってきているようですが、まー複雑な作り。
こんなに複雑に作らなくてもいいのにと。

しかもAさんは業務マニュアルをほとんど作っていないようで、今回のように急にAさんが業務不可となった時、他の人々はどうすることもできず。

「Sugerさん、ちょっとこの集計表なんとかして～！」とクライアントから懇願されました。

とは言いませんでしたが、奥歯をギリギリさせながら、できるところまでは集計できました。

結局、数時間かけて集計完了しました。ナニコレ。

クライアントは大喜びでしたが、私はクライアントへ「Aさんに集計についてのマニュアルを作ってほしい」とお願いしました。

これまでオンラインアシスタントの仕事をしてきて、「その人にしかわからない」、属人化された業務で泣かされたことは数多くあります。

それを経験しているからこそ、私はマニュアル整備・いつでも誰かに自分の業務を移管できるように心がけています。

今回のことで、改めてマニュアル化の大切さ、属人化は良くないと認識を新たにしました。