学校の授業では、ペーパーレス化がどんどん進んできている。

しかし、職員室での働き方を見ると、まだまだ紙に頼っていることが多い。

特に、会議や話し合いがある際、資料を紙で配るケースが多々ある。

紙は手元に置けて見やすい。

しかし、とにかくかさばる。

そして、整理しにくい。

この欠点をなくすためには、職員室での働き方でもペーパーレスを進める必要がある。

具体的に述べていこう。

１　レジュメ(アジェンダ)は紙で印刷する

会議や話し合いの大元となる「レジュメ」は紙で印刷する。

レジュメには、会議や話し合いの期日、時間、場所、必要な持ち物などの大切な情報が掲載されている。

これらの情報は、常に目に入れてやる必要がある。

これをペーパーレス化してしまうと、目につかなくなってしまうのだ。

それを防ぐためにも、紙で職員の机上に配付することが望ましい。

またレジュメには、会議や話し合いの流れ・進め方が載っている。

この「流れ・進め方」が会議や話し合いの方向性を決める。

なので、この情報も常に視野に入ってくることが望ましい。

ペーパーレス化しないで、手元に残すことにより、レジュメと資料を往復して見ることができるのだ。

２　その他の資料はペーパーレス化する

レジュメ以外の「資料」は紙で印刷せず、ペーパーレス化する。

職場の「共有フォルダ」やクラウドにアップロードするようにする。

レジュメは一枚ですむが、資料は膨大な枚数になることが多い。

これを紙で印刷してしまうと、かなりかさばり、整理も難しくなる。

なので、ＩＣＴで共有することで、それを防ぐことができる。

共有フォルダの名前を明確にしたり、資料を並べる順番を工夫したりするとよい。

そうすると、他のメンバーも資料を見つけやすくなる。

そして、特定の資料が紙でほしい場合は、個人で印刷してもらえばよいのである。

３　記録は共同編集機能で可視化する

会議や話し合いの記録を、まだ「手書き」でやっている組織はもう皆無であろう。(※そう願いたい)

デジタルで記録することは当たり前だが、それだと記録者だけしか参照できなくなる。

会議や話し合いの途中で、記録を現在進行形で「可視化」することも必要である。

それまでの記録をもとに意見を言うこともあるからだ。

そこでクラウド環境による「共同編集機能」を活用する。

そうすることで、現在進行形共有が可能となり、記録者以外も会議や話し合いの記録を参照することができるようになる。

以上、ここまで「働き方のペーパーレス化」について述べた。

「レジュメの印刷」「資料のペーパーレス化」「記録の可視化」。

この三原則を意識して、会議や話し合いを組織・主宰していきたい。

では。