めんどくさい。

仕事（事務職における事務作業）において、そう思うことは大事だと思っています。
めんどくさい、と思えるということは、仕事を熟知しているため、頭を働かせる必要がなく、「やれば良い」というレベルに至っています。

何も考えずに、めんどくさいことをやってれば仕事をしてるっぽい感じではあります。一生懸命キーボードを叩く。書類に記入する。あちこちに連絡する。終わらなければ残業。残業して大変そうだねえと言われます。
慣れているから楽ではあるんですよね。

けど、めんどくさい。

そういったら怒られるかもしれませんね。どれも大切な仕事、必要な仕事だと。
しかし、めんどくさいと思うことは業務を効率化させる第一歩なので、思考停止に陥らないように気をつけています。長年そのやり方でやっている場合ほど変化させずらくなってきます。

やり方は、変えてゆく

前提として、その仕事内容を熟知している必要があります。目的や理由がわかっていて、自分がやっていることの周辺で誰がどのように関わっているか。わかってないのに変えると事故になります。

それを踏まえた上で、私が仕事を効率的にこなしてゆくことについて、どのように考えているか書いてみようと思います。

ちなみに、私の仕事は専門化・分業化されている仕事を受け持っているのではなく、一人であれこれもやらなきゃいけない立場です。

先にやっておく

ルーティーンの事務作業は、いつどのような業務が発生するかわかっているので、先にやっておきましょう。毎月⚪︎日にやる、なんてことでは呑気すぎます。少しでも時間があればできることは先にやっておく。
必要な数字は先にまとめておく、社内通達やメール連絡はあまり早いと相手に迷惑な場合があるのでタイマーで送信予約しておく。資料はできるところまで先につくっておく。

ちょっとでも時間があれば先取りをしておくのです。

取り掛かってもいない、ではなくて、途中まではやってあるほうが続きに取り組みやすいです。一人でおこなう長期的な課題の場合は、目先の仕事に追われて何もやらないまま時間が経ってゆきますが、途中までやっていれば途中から再開しやすいです。

手を動かす速度をスピードアップする

単純に手を動かすスピードをスピードアップさせましょう。
キーボード入力も、社内を歩く（走ってはいけない）スピードも、棚から備品を出すスピードも速くしてください。高速で行いましょう。
悲壮感を漂わせてはいけません。そうすれば、すごく一生懸命な人に見えるから印象も良い（かもしれません）。
ただ注意してほしいのは、どんな会社の仕事も一人で完結するものではないため、人に早口でしゃべってはいけないのと、あとは、話しづらい雰囲気になってもダメです。
一日中、高速で仕事をしても疲れますので、そこはメリハリをつけてください。作業がひと段落したところで、「あー、終わった。疲れた。」と言って高速モードから標準モードに戻りましょう。必要に応じて、周囲の同僚と顔を見合わせ、話しやすい雰囲気を出してゆきましょう。

自分でシステム化・自動化させる

WordやExcelを日常的に使用しているのであれば、機能を熟知し、効率化に努めましょう。私はExcelのマクロやVBAで自動化させることが大好きです。３０分かかって作業が一瞬でできるようになった時は興奮します。しかしデメリットとしては、自分以外の人が使おうとすると想定していなかったことに対処できないこと。VBAでなくても、差し込み印刷でラベルを作っておくとか、便利なテンプレを作ってつくっておくとか、ショートカットを登録しておくとか、時短になれば何でも良いでしょう。WordやExcelの本を読んでいても何も身につきません。目的があってそこに取り組まないとスキルは向上しません。

やらない

昔から同じことを何年もずっとやっていれば、やらなくて良いこともあります。惰性で意味のないことをやることは、無駄でしかないのですが、よく考えて、きちんと上司や関係者に説明をしてください。意味がないのなら、なぜ意味がないのかをきちんと説明して、「やめましょう」と言ってください。「やらない代わりに、別のこれをやります」くらい言わないと、印象は悪いです。

新しいシステム、新しい道具を導入する

便利な新しいシステムを導入することは必要なことですが、最近のどんなシステムも、ほぼほぼ情報を共有するためのものですので、他の人のやり方を変更させる必要があります。
様々なハードルを乗り越え、労力をかける必要があります。「なんで変えなきゃいけないんだ」と怒り出す人もいます。それこそめんどくさいのです。
ただ、やり方を抜本的に変えて、結果的に効率化されれば、事務職としては高い評価をされるでしょう。

新しい道具は金額にもよりますが、すぐに導入すれば良いです。
小さい台車を器用に使いながら何度も往復していたのであれば、振動の少ない大きな台車を購入すれば良いだけです。そんなにいくらもしないでしょう。最新式のテプラ、小回りのきくデジカメ、大きいサイズまで対応したラミネーター、個人の家計の感覚で「もったいないから買わない」と言う人がいたりするので困ることがあります。

外注する

業務は外注して、本業に特化してゆこうと外注する動きが進んでいます。
ただこれは経営側が判断することであって実務担当者が「外注しましょう」ということではないです。
私は人事の仕事で社会保険の手続きを全部自分でやっていますが、例えばこれを外注することは考えられます。ただ、外注先に手続きに必要な情報をお知らせする必要はあり、結局自分でやったほうが早いと思いました。以前、子会社の社会保険手続きを外注したことがあるのですが、メリットは見出せませんでした。規模的に問題なくできるのです。会社規模や考え方によるところでしょう。
もちろん、めんどくさいから外注するのでなはなく、「それから何をするのか？」という理由が必要です。

人を増やす

人が足りない足りない、とばかり言っている人は評価されないでしょう。
人を増やすかどうかは経営側の判断です。
人を増やした方がいいと思ったら、必死で頑張ってください。必死で頑張ってうまくできれば、「この人数でできるじゃないか」となるので、わざとらしく悲壮感を漂わせましょう。言葉ではなく雰囲気で伝えるのです。
言葉で伝えたい場合は、ただ「大変だから人を増やす」ではなく人を増やして、新しいこのようなことをやりたい、と論理的に説明をしてください。とうぜん説明だけでなくて行動が必要です。

事務処理は孤独な作業

めんどくさい、とか思ってしまうということは、事務処理は細分化した結果として一人で行う作業でしょう。

「仕事」と言わず、あえて「作業」と言っているのですが、めんどくさい作業はいかに効率的に処理して、専門的で創造的で高度な「仕事」に、他の人と力を合わせて取り組めることが一番重要なことだと思っております。