Notionにがっつりハマって、最初はデイリーログなんかをぽちぽち付けるのを楽しんでいたのですが、使えば使うほど「これはどう考えても仕事で使うべきでは」と思い、とはいえ外部ツールなのであまり込み入った機密情報をNotionに入力するのもあれだなあと思いまして、タスク管理だけ独自に暗号化（といってもイニシャル化してるだけですけど）して移行しました。
　夫に使い方を説明したところ、それは記事にした方がいいのでは？　と言われて、まあ誰かの役に立つなら、と思いましてまとめる次第です。長いです。

1.タスク管理 - Todoist

　さて、わたしの仕事は広告出稿のアカウントマネージャーです。勤務しているのは外資系企業で、扱っている広告はネット広告。担当している広告主はほとんどがいわゆるナショナルクライアントと呼ばれる大手企業です。
　アカウントマネージャーは広告の「企画」「管理」「配信予約」「レポート」などが主な担当業務です。それに関わる顧客とのミーティングなども行います。並行していくつものキャンペーンが走るので、毎日毎日大量のタスクが発生します。企画は並行して何本か書きますし、それに関わるデータを引っ張ってきたり、予約するために依頼を飛ばしたり、クリエイティブを管理しているのは別の部署なのでその部署と連絡を取ったり、終わったキャンペーンのレポートをまとめたり、誰かに連絡したり問い合わせしたり、その合間にトレーニングが入ったりします。週間タスクとしては「予約漏れがないか」「コンバージョンを取るための設定が確実にされているか」「始まったキャンペーンはちゃんと開始されているかチェック」「きちんと運用できているかチェック」などをルーティンで行います。メールは毎日100通〜200通さばきます。前職もまあ似たような感じで毎日大量のタスクに追われていました。で、漏れがあると結構致命的で、始末書を書いたり、補填のためにあちこち承諾を取りに行ったりしなくてはいけません……。というわけで、タスク漏れをしないためのツールが必要なのです。
　これまでタスク管理に2年以上使用していたのはTodoistです。

　タスク管理に特化したツールで、有料会員で2年使っています。これ、とにかく「繰り返しのタスクを管理する」のにものすごく強く、しかも「毎週土曜」とか「毎月1日」とか「明日」「明後日」「来週金曜日」「3日おき」とか、平文で書いたアラートが勝手にかかるんです。一文でサクッとタスクを書いて、今日、とか、明日、とか、月曜日、とかつけて放り込んでおけば、「今日」のタスクに期日になると勝手に現れてくれます。できなかったタスクを翌日や翌週に送るのも簡単。
　これがバレットジャーナルと相性が良くて、今日のタスクにフォーカスしてとにかくがつがつやっつけるのにぴったり。今日のタブに現れたタスクがガンガン減っていくのは毎日とても楽しい。
　なんですが、難点がひとつ。終わったタスクを時系列で振り返ることができないのです。毎日大量のタスクを抱える私にとって、タスク漏れを防ぐことこそがタスク管理ツールの最重要項目なんですけど、たまに「残業多かったけどなんで先月忙しかったの」とか上司に言われると「なんで……？　えーと、なんででしたっけ……？？　いまは、へいわ……？　´◡`」ってなっちゃうんです。あと、四半期の振り返りとかも鬼門。事故なく終わった仕事はとにかく速やかに忘れてしまう。Todoistが全部知ってるはずなんだけど、Todoistも一緒に忘れてしまう。当然カレンダーで振り返るとかも無理。振り返るためだけに別のツールに書き写すなんて、終わった仕事の管理にそんな無駄なリソース割いてらんない。
　あと、もう一つ弱点があって、先のタスクの詰まり具合を可視化しづらい。1週間、ってタブもあるんですけど、ひとつひとつのタスクにどれくらいの時間がかかるかが分かりづらいのと、複数日にわたるタスクは初日にしか表示されないので、3日間でやろうと思ってるタスクが、今日にしかないわけです。そうすると、3日後に「あれ、なんか、思ったより時間がないぞ…？？」ってなったりする。それをなんとか解消できないかなあと思って、ためしに使い始めたNotionでタスク管理をしてみることにしました。

2.タスク管理 ｰ Notion

　最初はとりあえず普通のタスク管理としてデータベースを1つ作り、ざくざくやっていくことにしました。項目も最低限で、タイトルにタスク、Statusはありものを使い、Dateを修正してDue dateにして、締切とタイトルと状態が分かるだけのものに。1人でしか使わないのでAssignの欄は削除。というかんじでやっていったところ、あっという間にこんな状態に。（念のためタスクは全部ダミーです）

Completedが長すぎて困る。
　実際には2日でこの倍の長さになりました。タスクが多すぎてひたすらBoardビューの見た目が長くなり、美しくない。かといって完全にCompletedが見えなくなると「あれこれ今日やるはずだったけどやったっけ？　それとも登録してないだけだっけ？」ってなって確認で二度手間になる。（繰り返し言いますが私は終わった仕事を速やかに脳内から削除するタイプです）
　というわけで、Completed Dateの欄を追加し、今日終わったもの以外をフィルタすることに。

　昨日以前に終わったCompletedのタスクを見えなくしたのと、あとは未着手と進行中のものだけが表示されるようになったので、すっきり。

　ついでに「Estimate」の欄を追加して目安時間も見えるようにしました。
　で、これを締切日でのカレンダー表示にするとこうなります。あくまでもダミーデータなので土日も仕事になってますが気にしない。実際は土日に締切を設定することはありません。

　この一覧でもなんとなくどんな仕事してるのか分かるけど、これだと先のものなのか、終わってるのか、いつ終わったのか、今進んでるタスクは予定通りなのかがわかりません。なので、カレンダービューを「Work load（今後の仕事量）」と「Compleated（完了）」で分けます。

　これが進行中のもの。普段Work stationページに表示しているカレンダーはこの表示。

　これが完了日で表示したもの。いつどのタスクをしたのか、どのタスクがいつ終わったのかが振り返りやすい。あと、詰まってた日はなんで忙しかったのかが一目瞭然です。このビューは普段は見てないです。マネージャーとの面談の前にさらっとみたりします。

3.キャンペーン管理

　レポートなどはキャンペーン期間が決まったときに自動的にいつ出さないと行けないかが決まるので、レポートのタスクは別でもアラートを出すことにしました。ついでにチェック日も作っておいて個別にアラートがでるようにすれば、朝イチでチェック類を終わらせることができます。あとは、今現在走ってるキャンペーンは配信チェックを週二回くらい行うんで何となくそれだけフィルタして表示してみましょう。

　Recent Report Listのフィルタはこんな感じです。

　中間レポートか、完了レポートが翌週に締切があるものを表示。これに表示されたらタスクに追加して、隙間時間ができたらやっつけてしまう感じです。

　全体を並べるとこんな感じです。

　仕事中はこれを広げといて、常に残りのタスクと現状やっているタスクを意識しています。紙の手帳の方にはここまで細かいタスクは書かない（大きいものと、考える時間が必要なものだけ書いておく）ので、仕事のタスク管理はこれが頼りです。こんな細かいタスクを手書きしたり消したり翌日に書き写してたらそれだけで時間がいくらあっても足りないので、この手の細かいタスクはデジタルの方が相性が良いのです。一覧性が良いのと、ふりかえりがしやすいのがNotionの利点だなと思います。

4.不満点

　じゃあNotionに不満点はないのか、と言われると、あります。「繰り返しのタスク管理をしにくい」ことと「文字の調整ができない」ことですね。有料版だとできるのかな…。繰り返しのタスク管理は、以前読んだMarieさんのこれを応用して作るのが良いかなと思っていますが、振り返りがしにくい点が改善できないので、どうしたもんかなーと思っております。

　終わる度にDuplicate（複製）して翌週のタスクを作ればいいんだけど、なんかもうちょっとスマートな方法ないかなと思案中。
　とりあえずは、今のものを改善しながらまた新しい良い使い方ができたら紹介します。

　そもそも仕事のタスクをどう管理してるのかとか、どういう優先順位付けしてるのかとか、紙の手帳との使い分けって何よ、とかの仕事にまつわる話とか、娘の学習管理にどうNotion使ってるのかとかは、また次回以降。

　続く。たぶん。