実録：250%の組織成長を支える、採用オペレーションの自動化Tips
こんにちは、助太刀でコーポレート担当をしている植村（@tomomiuemura_hr）です。
📒何が書いてあるか？
1年で3倍近い組織成長をする助太刀の採用オペレーションの裏側を支えるTipsを書いたもの。GoogleフォームとスプレッドシートとGoogleAppScript（GAS）とSlack。
GASのコードは恥ずかしいので非公開です。
💡参考になる人
・スタートアップで一人採用担当をやっている人
・業務自動化が好きな人
1年で2.5倍の組織成長
助太刀ではこの1年で組織人員数が約2.5倍におおきく成長しています。
下のnoteを書いた8ヶ月前は90名程度だったのですが、いまや150名（！）。
これだけの組織成長の裏には、ご応募から入社まで多くの採用オペレーションが走っています。少数精鋭の採用チームで業務を行うために様々な自動化を試していました。
そんな折にLayerXさんのmaasaさんの以下の記事を拝見して感じたことは「まじ気持ち分かる・・・」でした。
助太刀でも同様にオファー書面、内定同意書、雇用契約書と、最終面接から入社までの大量の書面があります。これらは採用チームのアシスタントさんに作成してもらっているのですが、ルーティン業務でもあるのと同時に属人化してしまっていた側面もあり取り組んでみました。
（ナレッジのシェア、ほんとにありがとうございます！）
慣れないGASを調べ試行錯誤しながら作った自動化のBefore/Afterをどうぞ。
結果：1/30の効率化と業務冗長化が実現できた
結論としては、オファーから入社までの書類オペレーション業務が30分の1に圧縮されました。一つ一つは5分程度の業務ですが、それが自動化ツールによって1書類あたり10秒でできるようになりました。
また書面作成用のスプレッドシートさえ共有していればすべての書類が作成可能なので、業務の冗長化もできるようになりました。
Before：それまでの内定〜入社までのフロー
最終面接を終えたあと、オファー提示から入社までに以下のようなフローがあり手作業で行っていました。
基本はGoogleWorkspaceを利用しているのでクラウドで完結しますがそれでも作業としては煩雑です。
①オファー条件社内共有
事業責任者が最終面接後にSlackの採用チャネルで条件やポジション等を採用担当と共有していました。Slackはフローで流れていくため、後で見返したりしようとすると検索性も低く課題がありました。
②オファー書面作成と送付
オファー書面は、条件やポジションなどを記載したドキュメントを作成しPdf化してドライブへ格納しています。①のSlackを見ながらの作業です。
③内定承諾書の作成
諸条件などに加えて入社日など必要事項を追記した内定承諾書を作成し、オファー書面を格納しているフォルダに格納。Pdf化した上で候補者の方やエージェントさんに送付しています。
Pdfで作成後メールで送付し捺印をいただいたあとデータで返送いただくというオペレーションだったので、候補者の方にも結構な負担をかけてしまっていました。
④雇用契約書の作成
入社が決まった後は、雇用契約書を作成しますが、この作成も内定承諾書面を確認しながらドキュメントで作成、Pdf化。その後労務担当へ引き継ぎ、雇用契約書の最終確認を経て会社印を押した契約を準備し、ご入社を待つ。という流れです。
ここまでご紹介した書面作成の基本的な動作としては以下の流れ
1．ドライブにフォルダつくる
2．テンプレートをコピーして名前を変更し内容を入力
3．ドキュメントをPdf化してフォルダに格納
これをオファー、内定承諾、入社時に対応するのは地味に大変
After：自動化した結果どんなものになったか
①オファー条件社内共有
Slackチャネルで最終面接担当の役員から共有を受けていたものをGoogleフォームへの入力に変更しました。
入力された内容はスプレッドシートへ記録されるだけでなく、同時にSlackにも通知されオファー書面作成の依頼が入ります。
②オファー書面作成と送付
オファー書面作成のスラックスクショ直す
ここからはスプレッドシートとGASを使って自動化していきます。
オファー情報が記載されたスプレッドシートの中に実装したオファー書面作成ボタンを押すと、ドライブにフォルダが自動で作成されGoogleドキュメントとPdfを作成、格納されます。
格納された後はSlackで担当者に通知され、オファー面談設定の流れとなります。
③内定承諾書の作成
こちらもオファー書面と同様です。
オファー情報のスプレッドシートから入社日などの情報を追記してボタンを押すとフォルダに同意書のデータが作成され、Pdfとともに格納されます。
格納後は同様にSlackに自動で通知されるようになっています。
その後は、これまでデータで送付していたものをクラウドサインに変更しクラウド上で捺印まで完結させるようにしています。これで候補者の方の負担も減らすことができました。
④雇用契約書の作成
さぁ、そろそろ飽きてきたかも知れませんが同じです。
同じスプレッドシートの別シートから雇用契約書を自動で作成し、Pdfも自動作成、内定者のフォルダへ格納されます。
そして作成後は労務担当へ引き継ぐため、雇用契約書の内容確認依頼がSlack上で自動メンションされるようになっています。
確認が終わったあと「チェックdone」スタンプを押すと、担当者に確認が終わった旨と捺印フローへ進めてもらうよう依頼するbotが流れるようになっています。これはSlackのワークフロー機能を使って実装しています。
⑤採用後の成功報酬支払タスク
実はこの後も採用フローは続きます。エージェントさんなどへの成功報酬Feeのお支払いです。良い方を紹介いただいた後きちんと漏れないよう対応する必要があります。
支払内容はtrelloで管理して誰でも対応できるようにしていて、その内容も雇用契約書作成ツールの給与情報から試算、trelloに自動転記できるようにしています。
転記がされるとtrelloのリストにタスクとして追加されます。カードの中には支払先や支払金額、支払期日などが記載されており、支払予定リストに配置されます。請求書を頂いたらtrelloのカードに追加し、支払依頼を上げて完了です。
おわりに
いかがだったでしょうか。参考になりましたでしょうか。
振り返ってみるととてもたくさんの書類をこのツールで作成していました。
自動化するまでは1書類5分くらいかかっていたのですが、自動化ツール後は10秒でできるのでざっくり1/30の工数になり、抜け漏れもなくなったと思います。
当然ながらこのフローをつくるにあたっては、GASを書いたりエラーが出る箇所を調べたり時間はかかりました。目の前の一通つくるなら何も考えずすぐに作ったほうが早いと思います。
ただこういったルーティン業務の自動化は、初期工数をかけてでも取り組むべき、時間が経てば経つほど効いてくるストック的な仕事だと考えています。
助太刀のvalueの一つに「職人たれ」というものがあります。
プロフェッショナルとして自己研鑽を欠かさず結果にコミットするというものです。
プロフェッショナルとして新しいことも勉強しながら取り組み、自動化出来た時間でよりバリューのある仕事にコミットしていけるよう今後も頑張りたいと思います。
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