こんにちは、助太刀でHR担当をしている（@tomomiuemura_hr）です。

いま所属している助太刀は5期目を迎え、11月末現在で従業員は60名を超えました。
うれしいことに数多くのご応募をいただき一年前から比べると2倍以上の組織になっています。

多くの会社では候補者の方の進捗管理はATS（採用管理システム）を使われているのではないでしょうか。
助太刀もATSを導入していてHERPさんを使っています。
採用管理としてはHERPはとても使いやすく満足しているのですが、採用に関する数値管理は付属しているレポートツールでは足りないかなと感じています。

エージェントさんや媒体さんの契約更新の判断をしたり、また採用状況の共有ミーティングではリアルタイムに数字をお見せするなど、スピーディにかつ直感的にレポーティングするのは難しいなと思っています。

これはHERPに限ったことではなくそもそも採用進捗管理というATSの目的からすると仕方ないのかなと。
なので以前はデータをCSVで落としてスプレッドシートで色々作り込んでいました。
これはこれでよかったのですが、もっと良い方法はないかなと思っていたところGoogleデータポータルを見つけ使ってみたところめちゃくちゃ良かったので記事として書いてみることにしました。

前段が長くなってきたのでそろそろ本題へ！

💻Googleデータポータルとは

Googleが提供している無料のBIツールです。
スプレッドシートやGoogleアナリティクスなどのデータを結び付けて、ダッシュボードやレポートを作ることができます。クエリなどわからなくてもOKなのでエンジニアでなくても使えるところがとてもいいですね。
エクセルやスプレッドシートのピボットが使えると理解するのは早いと思います。

📃スプレッドシート時代

助太刀の現状の採用はこんな感じになっています。
図にすると恥ずかしいほどにシンプルですが、各チャネルからHERPに自動で応募を取り込みデータとしてためています。（これはHERPさんがすごい。）
これを週次で手動CSVエクスポートしてレポートを作っていました。

エクスポートしたCSVを加工してスプレッドシート上でこんな感じのレポートを作っていました。

以下のような採用指標をグラフで直感的に把握できるようにしつつ、データをピボットテーブルで加工して期間を絞ったり、チャネル別にソートしたりできるようにしていました。

• エントリー数

  • 週次／月次のエントリー数推移

  • チャネル別／職種別のエントリー数推移

• 面接プロセス

  • エントリーから入社までの移行率

  • チャネル別／職種別の移行率

• チャネル別

  • エージェントさん各社個別の各プロセス数値と移行率

割と作り込んでいたので便利ではあったのですが、見たい指標を増やしたりするのは難しかったり、エージェントさんと振り返りミーティングしているときにぱっと出せなかったり、柔軟性とリアルタイム性が不足していました。

📀データの流れ

基本的にはスプレッドシートに自動でエクスポートしたCSVを取り込み、そのスプレッドシートをデータポータルに自動連携します。
最短で15分間隔で更新されるのでスプレッドシートが自動で更新される仕組みであればほぼリアルタイムの感覚で使えます。画面上でデータ更新を行うこともできるのでタイムラグなくデータを扱うことができます。

どんなものになったか

色々書いていてもあれなので実際に作ったダッシュボードの一例をお見せします。

▼エントリー数レポート

これはエントリー数のダッシュボードになっていて、週次や月次、チャネル別や職種別をまとめています。
記事用に消していますがグラフにデータラベルを追加する事が可能なので実数値も表記できます。

「条件設定」と書いてるコントロールバーでは応募経路や職種、応募日付ごとに簡単に絞り込みすることが可能です。

またヘッダー部分にあるのはページのナビゲーションでカテゴライズして各ダッシュボードをまとめることが可能です。タイトルの付け方が全然MECEぽくなくて恥ずかしい・・・。
ちなみにこのナビゲーションは、上部以外にも左上に小さくまとめたりSaaSプロダクトのように左にメニューとしてまとめることも可能です。

こんな感じで応募月ごとのプロセス別数値と移行率や、エージェントさんや媒体ごとの数値も一覧化しています。
エージェントさんとの振り返りMTGではこちらを見ていただきながら課題の目線合わせと施策のすり合わせを行っています。

データポータルで表を作ると数が多かったり移行率が高いところに条件付き書式を設定することが可能で視覚的にも歩留まりや各月のトレンドが把握しやすくなっています。

この他にも当日以降の面接予定一覧、入社決定者の一覧、面接官別の面接合否や面接に使った時間など、17個のレポートをまとめていて日々改善しています。
見たい数字によって表であったり折れ線グラフなどのトレンドを見られるようにしていたり工夫して変えています。

👍良い点

スプレッドシートからデータポータルにしてよかった点は現時点ではこんな感じ。

• 基本は採用チームでのみ見ていますが、リンクを共有でき社内で閲覧も可能。データを消されたりと言った心配もない

• 指標ごとにチャネル別で見たい、エージェントさん別で見たい、職種別で見たいといったときにもすぐにデータを加工できる

• 違うデータソースを紐付けて新しいテーブルを作ることができる（応募情報と面接情報を候補者IDで紐付けるなど）

• ダッシュボード作成が感覚的にできる。アウトプットもグラフやヒートマップなど視覚的にわかりやすい。

😥課題点

課題はそこまで無いのですが挙げるとすれば以下のようなものでしょうか。

• 目標数値を別データで取り込む必要があり予実管理はしにくい

• まだ自分しかできないので、だれでもできるようにする必要あり。（その前に採用担当を採用）

• 指標を足したりする時間がない。（データポータルの課題じゃない・・・）

あとは課題ではないのですが、元データのスプレッドシートは一部手作業が発生しています。
マスタ管理などは仕方ないのですが、この残された手作業をいかにゼロに近づけるかは日々考えているポイントです。

今後各社ATSが進化して自由度高くレポートできそうならそちらへ移行しますが当分はデータポータルの利用になりそうなくらい便利です。

📔まとめ

データポータルめちゃくいいのでおすすめ！

Googleデータポータルに変えてから数字把握の時間やストレスが一気に下がりました。
ただ本当にデータポータルは使いやすいですが、成長過程に合わせて変えるべきところがどんどん出てきているので、アウトプットを整理しながら今後も改善していきます。

何よりツールによって課題を可視化、特定し、そして改善していく施策の実行が一番大事です。
こういった管理工数を最小限にして、しっかり考える、準備する時間を取り、組織の成長に貢献する成果を最大限にしていくことを忘れないことが大事だと思います。
私自身ツール大好きなので、手段が目的化することも多いので自戒の念を込めて・・・

会社さんごとに使われているATSも違うと思うので合わない会社もあると思いますが、もしこちらの活用方法について知りたいという方はお気軽にDMください。